5 Tantangan Mengelola Inventory Musiman

Manajemen inventory adalah tugas yang rumit, terutama ketika menyangkut inventory musiman. Inventory musiman atau seasonal inventory adalah persediaan yang permintaannya tinggi selama periode waktu tertentu dalam setahun.

Pemecahan Produk Musiman

Secara umum, produk musiman dapat dipecah menjadi empat kategori khusus, yaitu:

Liburan

Tidak mengherankan bahwa musim liburan adalah kategori besar dari inventory musiman. Misalnya, Oktober membawa peningkatan produk Halloween, dengan banyak toko ritel membuka lorong bertema Halloween selama waktu ini. Demikian pula liburan Natal dan Tahun Baru yang akan membawa peningkatan permintaan untuk produk yang terkait dengan hari-hari libur tersebut.

Fashion

Perkembangan industri mode sangatlah cepat dan terus beradaptasi dengan perubahan musiman dalam item pakaian. Hal ini bisa terjadi sehubungan dengan perubahan cuaca dan berbagai item pakaian yang diperlukan tergantung musimnya. Namun, bisa juga berkaitan dengan tren fashion yang sedang  berkembang.

Rekreasi

Sama halnya dengan kegiatan rekreasi musiman menghasilkan peningkatan drastis dalam penjualan selama waktu yang berbeda sepanjang tahun. Misalnya, pakaian renang, sandal, lotion matahari, peralatan BBQ, tenda, cenderung menjadi lebih populer selama musim liburan sekolah. Atau pakaian dan perlengkapan olahraga akan mengalami peningkatan tajam dalam penjualan selama bulan-bulan pertandingan/ kejuaraan tertentu. 

Kembali ke Sekolah

Dengan jutaan anak di seluruh dunia kembali ke sekolah, Juli hingga Agustus secara alami membawa peningkatan besar dalam permintaan produk terkait sekolah. Barang-barang seperti seragam, buku, tas sekolah, sepatu, dan alat tulis akan mengalami lonjakan penjualan yang dramatis dalam periode waktu ini.

Produk-produk musiman tentu saja mengakibatkan fluktuasi, naik turunnya permintaan yang mengharuskan pengusaha cerdik dalam berbisnis. Fluktuasi seperti ini biasanya mempengaruhi bisnis ritel dan eCommerce. Jika suatu produk sedang musim, stok persediaan bisa cepat terbang dari rak. Namun, saat musim atau masa liburan berakhir, permintaan pun bisa cepat hilang. 

Musiman adalah elemen penting dalam manajemen inventory, tetapi fluktuasi ini juga sering kali membuat pengelolaan tingkat inventory Anda menjadi sulit. Contoh terbaik adalah hari besar keagamaan, di mana sebagian besar produk melihat beberapa tingkat musiman, yang menyebabkan peningkatan penjualan yang signifikan di seluruh industri.

Sangat penting untuk memanfaatkan musim produk karena tidak hanya membantu bisnis mendapatkan peningkatan keuntungan, tetapi juga dapat memberikan banyak informasi tentang industri brand dan perilaku belanja pelanggan target mereka.

Perusahaan yang ingin bersiap untuk periode ini perlu secara proaktif mengembangkan proses manajemen inventory yang efisien dan membantu melacak dan mengevaluasi kinerja setelah periode tersebut berakhir. 

Tantangan Mengelola Inventory Musiman

Beberapa tantangan yang mungkin muncul dalam mengelola inventory musiman, diantaranya:

1. Prediksi Permintaan
   Ada banyak variabel yang terlibat dalam membuat prediksi yang baik, namun seringnya inventory musiman tidak dapat diprediksi, meskipun Anda mungkin dapat meramalkan lonjakan umum dan penurunan permintaan. Melakukan prediksi seperti ini biasanya sulit, tapi pasti sepadan dengan usaha karena ramalan yang baik akan membantu menyeimbangkan inventory dan arus kas.

2. Kehabisan Storage
   Masuknya inventory baru selama musim tertentu dapat membuat gudang lebih ramai dan kurang terorganisir. Penelitian menunjukkan bahwa ruang stok yang tidak terorganisir menyebabkan lebih banyak kesalahan oleh karyawan.

3. Inventory Gap
   Gagal memiliki produk atau beberapa produk dalam stok menjadi pemborosan waktu dan tenaga bagi pelanggan, menghasilkan pengalaman negatif yang mempengaruhi kepuasan dan loyalitas mereka. Lebih buruk lagi, pandemi mempengaruhi waktu pengiriman vendor, kadang mengakibatkan penundaan atau lead time yang cukup lama.

4. Kehabisan atau Kelebihan stok
   Masuknya permintaan yang tiba-tiba biasanya disertai dengan penurunan permintaan yang drastis segera setelahnya. Ini bisa jadi hal yang sulit untuk dinilai dalam hal pengendalian persediaan, karena bisnis perlu memesan jumlah persediaan yang tepat untuk memenuhi permintaan. Puncak musim bisa mengakibatkan Anda cepat kehabisan stok yang membuat pelanggan beralih ke toko sebelah, sebaliknya  ketika menyimpan terlalu banyak stok di gudang namun permintaan rendah juga bisa mempengaruhi arus kas.

5. Membutuhkan Modal Tambahan
   Inventory musiman berarti peningkatan biaya untuk bisnis Anda, karena Anda sering kali harus menyimpan inventory jauh sebelum lonjakan permintaan. Ini berarti menginvestasikan banyak modal dalam inventory, jadi Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki cukup uang tunai untuk menopang Anda sampai penjualan mulai meningkat ketika saatnya tiba.

Manfaat Pengelolaan Manajemen Inventory Musiman

Menurut Global Trade Magz, hampir 50% bisnis kecil menggunakan pelacakan manual, atau mereka tidak melacak inventory sama sekali. Ini tentu saja dapat membuat banyak perusahaan mengalami banyak masalah dan kendala-kendala dalam bisnis seperti disebutkan di atas. 

Agar tantangan-tantangan tersebut tidak menjadi kendala yang dapat menjadi penghambat bisnis, salah satu solusi yang mungkin adalah melihat ke dalam teknologi Supply Chain 4.0. Teknologi canggih dapat menyelesaikan masalah kekurangan stok, penundaan yang disebabkan oleh kesalahan, dan banyak masalah lain yang Anda alami. Contohnya dengan memanfaatkan bantuan perangkat lunak (software) yang dapat membantu Anda mengelola sistem persediaan di waktu-waktu kritis seperti musim-musim puncak yang demanding. 

Hampir 50% bisnis kecil menggunakan pelacakan manual, atau mereka tidak melacak inventory sama sekali.

Manfaat Perusahaan Mengelola Inventory Musiman

Lalu, apa saja manfaat yang bisa diperoleh perusahaan jika berhasil mengelola inventory musiman dengan baik, dalam hal ini menggunakan bantuan software manajemen inventory? Berikut beberapa diantaranya: 

Visibilitas Rantai Pasokan

Secara signifikan rantai pasokan lebih terlihat melalui platform manajemen inventory, karena rantai pasokan Anda adalah komponen penting dari evaluasi penjualan dan permintaan Anda.

Rantai pasokan yang andal memudahkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi tentang pemasok terbaik untuk digunakan, waktu tunggu (lead time) mereka, dan kualitas produknya.

Memiliki visibilitas penuh ke dalam rantai pasokan produk akan memudahkan Anda memilih pemasok yang tepat untuk inventory musiman Anda, membantu perusahaan menghemat uang tanpa mengorbankan layanan. 

Akurasi Keuangan

Untuk retailer multi saluran, akurasi keuangan dapat menjadi semakin kompleks. Anda dapat dengan mudah salah menghitung profitabilitas jika tidak melacak biaya secara akurat. Semakin akurat pelaporan keuangan Anda, semakin andal sistem manajemen inventory Anda.

Brand multisaluran dengan rantai pasokan besar dan demografi pelanggan yang luas membutuhkan laporan keuangan yang komprehensif dan akurat untuk mengembangkan strategi prediksi yang dapat menggabungkan musim.

Optimalisasi Penuh inventory

Kesalahan dalam manajemen inventory Anda dapat menyebabkan hambatan penjualan dan keuangan yang salah kelola. Jika Anda terlalu banyak menimbun produk, maka Anda akan dikenakan biaya penyimpanan yang lebih tinggi dan berpotensi kehilangan uang jika tidak pernah berhasil menjualnya.

Mengoptimalkan manajemen inventory Anda lebih dari sekadar menghemat ruang di gudang; ini tentang bagaimana memastikan bahwa ruang diisi dengan produk yang akan dijual sehingga biaya tidak lepas kendali.

Menimbun produk yang sangat populer atau menghasilkan pendapatan selama musim ramai/puncak juga dapat memiliki efek dramatis pada penjualan dan kepuasan konsumen. Menentukan jumlah unit yang dipesan memerlukan perencanaan dan keseimbangan yang cermat untuk mencegah terjadinya salah satu skenario.

Meningkatkan Efisiensi

Manajemen inventory adalah tentang meningkatkan produktivitas. Semakin efisien Anda dapat membuat manajemen inventory real-time, semakin baik Anda dapat mengurangi pemborosan waktu karyawan, melacak persediaan stok, menggabungkan musim, dan membuat keputusan yang akurat berdasarkan data yang bersih.

Jadi, bagaimana caranya tetap mengendalikan inventory selama permintaan musiman tinggi maupun rendah?

Meski memiliki software manajemen inventory yang tepat sangat penting, tidak ada alat yang dapat menggantikan manfaat dari strategi inventory yang dioptimalkan. Memasukkan musim ke dalam strategi inventory berarti harus menangani manajemen rantai pasokan dan proses layanan pelanggan yang responsif secara konsisten.

Bisnis yang ingin memaksimalkan penjualan musiman dan mengevaluasi pendekatan mereka pada akhir periode puncak penjualan harus melakukan langkah-langkah penting manajemen inventory berikut.

1. Lacak data historis dan buat rencana
   Apa cara terbaik untuk mengetahui kapan harus memasukkan dan mengeluarkan inventory musiman secara bertahap? Tentu saja penjualan Anda sebelumnya. Perhatikan baik-baik volume penjualan Anda menurut bulan dan lihat acara atau hari libur mana yang berhubungan dengan puncak dan penurunan besar. Alat analitik dan sistem kontrol inventory memberi Anda detail di semua saluran Anda sepanjang tahun. Ini memberi Anda gambaran singkat tentang tren historis, yang akan membantu Anda membuat keputusan inventory yang lebih baik.
   
2. Kategorikan stok persediaan
   Anda dapat memisahkan stok musiman murni, item yang hanya menarik permintaan selama musim mereka seperti dekorasi Halloween; dan juga produk abadi, item yang mengalami periode peningkatan permintaan tetapi dapat dijual sepanjang tahun, seperti mawar. Ini adalah salah satu langkah awal untuk menetapkan kontrol inventory yang tepat dan memastikan bisnis tidak dibiarkan dengan kelebihan barang musiman murni.
   
3. Tentukan jadwal permintaan musiman & otomatiskan proses pesanan
   Faktor kunci dalam mempersiapkan permintaan musiman adalah dengan mengidentifikasi panjang musim puncak ini. Item dengan peak season yang lebih pendek perlu dipesan secara penuh terlebih dahulu, sedangkan produk dengan musim yang lebih panjang perlu restock beberapa kali.
   
   Jika Anda selalu kehabisan persediaan lebih cepat dari yang Anda perkirakan, coba terapkan sistem yang memungkinkan Anda membuat pesanan pembelian secara otomatis saat stok hampir habis. Pastikan solusi manajemen inventory Anda memberi peringatan stok rendah, memungkinkan Anda memesan dengan cepat dari supplier.
   
   Dan jika Anda tidak membuat produk Anda sendiri, Anda mungkin ingin memanfaatkan pengirim barang untuk barang musiman. Dropshipping adalah proses menggunakan supplier pihak ketiga untuk membawa inventory Anda dan memenuhi pesanan. Pelanggan melakukan pembelian langsung dari toko Anda, tetapi pesanan diproses melalui dropshipper. Ini bisa membebaskan ruang di gudang Anda dan memberi gambaran yang lebih baik tentang apa yang diinginkan pelanggan tanpa harus melakukan proses operasional sendiri.
   
4. Temukan waktu tunggu produk
   Lead time mengacu pada lamanya waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menerima produk dari pemasok, dari proses pemesanan hingga pengiriman akhir. Waktu tunggu ini akan menentukan keputusan pembelian dan titik pemesanan ulang untuk persediaan musiman.
   
   Umumnya, semakin lama waktu tunggu, semakin cepat bisnis harus memesan produk musiman mereka. Atau, lead time yang lebih pendek akan memungkinkan bisnis membuat keputusan pembelian selama musim penjualan.
   
5. Tetap fleksibel
   Pada akhirnya, bisnis harus terus meninjau keakuratan perkiraan permintaan musiman mereka dan membuat penyesuaian yang tepat untuk memastikan proyeksi tahun-tahun berikutnya bahkan lebih akurat.
   
   Jika stok musiman tertentu gagal bergerak secepat yang diantisipasi, bisnis harus mempertimbangkan untuk menawarkan diskon menjelang akhir musim puncak item untuk mencegah kelebihan persediaan atau deadstock.
   
6. Tawarkan diskon untuk mengurangi stok
   Kebanyakan orang berharap ada diskon besar-besaran untuk barang-barang musiman saat liburan berakhir, dan pembeli selalu menyukai penawaran yang bagus. Jika Anda khawatir terjebak dengan persediaan berlebih, pertimbangkan untuk mengadakan obral di hari tertentu. Ini memiliki manfaat tambahan karena penjualan Anda menonjol, dibandingkan dengan tersesat di lautan penjualan pada hari libur besar. Jika Anda ingin menerapkan diskon, berikut beberapa trik yang bisa dicoba:
   
   • Tawarkan diskon kepada pelanggan yang berhasil merujuk teman untuk membeli barang.
   • Libatkan komunitas sosial dengan memberi insentif kepada followers Anda untuk memposting foto produk Anda dengan tagar pilihan Anda.
   • Tawarkan diskon hanya kepada pelanggan baru untuk barang pertama yang mereka beli, tetapi pertahankan harga penuh lainnya.
     
7. Ketahui opsi perangkat lunak Anda
   Cara mudah untuk menerapkan manajemen persediaan barang adalah dengan menggunakan software manajemen inventory. Dengan bantuan software tersebut, maka akan mempermudah pekerjaan Anda dalam melakukan pencatatan barang keluar masuk, persediaan stok di gudang, dan membuat laporan.

Dengan adanya manajemen persediaan, stok bahan di sebuah perusahaan bisa terus tersedia dalam keadaan apapun dan mencegah adanya pemborosan. 

Untuk memudahkan pengelolaan inventory pada bisnis Anda, gunakan software manajemen inventory dari Borong Indonesia, sebuah platform yang dirancang untuk mengelola, mengatur dan mengawasi segala hal mengenai pembelian barang dari supplier, stock opname, memantau jumlah pesanan pelanggan, hingga pembuatan laporan secara otomatis dan efisien.

Manajemen inventory menggunakan platform Borong dapat membantu mengurangi biaya pengeluaran perusahaan sehingga akan lebih menguntungkan bagi bisnis. 

Borong Indonesia sebagai platform manajemen inventory memiliki beberapa keunggulan. Yang pertama, dengan adanya Order Management System (OMS), Anda dapat mengakses mulai dari informasi produk yang komprehensif, stock reminder, penentuan harga berjenjang, sampai dengan sistem katalog pemesanan yang bisa disesuaikan dengan brand atau bahkan per lokasi. Borong dapat melakukan tracking tak hanya informasi pemesan, namun juga bisa memproses pengiriman multi destinasi dalam satu transaksi order. 

Borong juga memiliki kemampuan untuk mengadopsi complex distribution structure yang membuat Anda bisa mendigitalisasi proses pemenuhan pesanan secara akurat. Jadi, bagi Anda retailer yang memiliki multi gudang, multi vendor atau multi brand, tidak menjadi masalah lagi dengan Borong. 

Borong juga dilengkapi dengan fitur multi payment mulai dari instant payment via Payment Gateway, Offline Bank Transfer hingga bisa mengelola proses pembayaran menggunakan Term of Payment (TOP). Semua dengan kendali penuh. 

Jadi, dengan Borong, retailer bisa mulai menerapkan sistem manajemen inventory, bahkan yang musiman, secara mudah dan tepat, karena Borong menyediakan platform rantai pasokan distribusi dengan fitur-fitur terintegrasi dan telah dipercaya menangani banyak bisnis. 

Hubungi kami di sini untuk melihat Borong beraksi, bagaimana kami dapat membantu bisnis Anda mengelola manajemen inventory musiman dengan mulus!