Pentingnya Sistem Manajemen Inventory Bagi Usaha Ritel

Manajemen inventory atau manajemen persediaan adalah salah satu pilar dari operasi industri yang melibatkan pengelolaan stok barang, seperti ritel. Teknik manajemen inventory membantu toko dan penjual e-commerce dalam memuaskan pelanggan, mengurangi biaya, sekaligus meningkatkan keuntungan. Manajemen inventory bermuara pada keseimbangan – memiliki jumlah stok yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat.

Apa itu manajemen inventory ritel?

Manajemen inventory ritel adalah proses untuk memastikan retailer menyediakan barang dagangan yang diinginkan pembeli, dengan jumlah persediaan (stok) yang tidak terlalu sedikit atau terlalu banyak. Dengan mengelola stok, retailer dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa kehabisan stok atau membawa kelebihan pasokan. Singkatnya, manajemen inventory adalah  proses pengelolaan dan pengontrolan atas persediaan barang yang akan didistribusikan oleh perusahaan kepada konsumen.

Manajemen inventory bermuara pada keseimbangan – memiliki jumlah stok yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat.

Dalam praktiknya, manajemen inventory ritel yang efektif menghasilkan biaya yang lebih rendah dan pemahaman yang lebih baik tentang pola penjualan. Alat dan metode manajemen inventory ritel memberi retailer lebih banyak informasi untuk menjalankan bisnis mereka, termasuk:

• Lokasi produk
• Jumlah setiap jenis produk
• Stok mana yang laris manis dan mana yang tidak, berdasarkan lokasi dan saluran penjualan.
• Margin keuntungan menurut gaya, model, lini produk, atau item
• Jumlah inventory yang ideal untuk dimiliki dalam stok dan penyimpanan kembali
• Berapa banyak produk yang harus dipesan ulang dan seberapa sering frekuensinya
• Kapan harus menghentikan stok suatu produk
• Bagaimana perubahan musim mempengaruhi penjualan

Namun, beberapa masalah yang biasanya melanda retailer apabila tidak menerapkan manajemen inventory dengan benar, yakni:

1. Produk Kedaluwarsa
   Terutama jika menjual produk FMCG alias barang konsumsi bergerak cepat yang mudah rusak atau kadaluarsa (makanan atau make-up), retailer pasti tidak selalu bisa menjualnya tepat waktu. Dengan kata lain, akan ada waktu dimana produk tersebut tidak terjual hingga melebihi masa kadaluarsanya. Apabila sudah masuk ke dalam kategori kedaluwarsa, mau tidak mau produk akan terbuang sia-sia, yang tentunya akan membuat kerugian sehingga laba yang didapat tidak maksimal. 
   
2. Dead Stock
   Selain produk yang bisa ‘basi’ dalam waktu dekat, menerapkan manajemen inventory juga dapat menghindarkan dead stock, alias produk-produk yang sudah tidak terpakai dan tidak laku di pasaran. Produk akan disebut ‘deadstock’ apabila tidak lagi diperlukan oleh pelanggan, yang bisa saja kurang diminati akibat ketinggalan jaman, seperti barang fesyen. 
   
3. Penyusutan Produk (Shrinkage)
   Dalam akuntansi, ini merupakan situasi dimana daftar produk yang tertera di pembukuan tidak sama dengan keadaan stok sebenarnya yang berada di gudang. Biasanya beberapa hal yang menyebabkan penyusutan seperti produk rusak, produk kedaluwarsa ataupun hilang karena dicuri. Semakin besar penyusutan akan berbanding lurus dengan kerugian yang akan dialami retailer. 

Lalu, bagaimana masalah-masalah ini dapat diselesaikan dengan manajemen inventory? 

Pentingnya Manajemen Inventory dalam Ritel

Manajemen inventory sangat penting bagi retailer karena praktik ini membantu mereka menyelesaikan berbagai kendala terkait persediaan sekaligus meningkatkan keuntungan. Retailer jadi cenderung memiliki persediaan yang cukup untuk menangkap setiap kemungkinan penjualan sambil menghindari kelebihan stok sekaligus meminimumkan biaya.

Dari sudut pandang strategis, manajemen inventory ritel meningkatkan efisiensi. Namun pada prakteknya, beberapa alasan mengenai pentingnya pengendalian persediaan secara umum adalah sebagai berikut: 

• Menjamin lancarnya arus barang dan mempertahankan stabilitas perusahaan. Dengan persediaan barang yang terkontrol baik, tidak akan mengganggu kelancaran operasional perusahaan sehingga tetap dapat memenuhi kebutuhan pasar.
• Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan dengan menjamin tersedianya barang-barang yang dibutuhkan secara kontinyu. Dalam hal ini para pelanggan akan merasa dihargai sehingga mereka akan menjadi loyal terhadap perusahaan.
• Menekan pengadaan barang-barang yang kemungkinan tidak sesuai dengan kebutuhan pasar, sehingga tidak terjadi penumpukan barang berlebihan yang kurang diminati pelanggan.
• Meminimalkan resiko keterlambatan datangnya barang yang dibutuhkan perusahaan, karena adanya persediaan barang di gudang yang dapat digunakan untuk operasional terlebih dulu.

Jika awalnya usaha ritel dijalankan secara tradisional tanpa dukungan teknologi modern, saat ini pengelolaan mulai berkembang seiring kemajuan teknologi dan berfokus pada kenyamanan serta keinginan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dalam hal ini transformasi digital. 

Tuntutan untuk melakukan transformasi digital di lini manajemen dalam mengantisipasi tren ekspansi industri dinilai semakin tinggi. Menjawab kebutuhan digitalisasi manajemen yang terintegrasi, teknologi Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis komputasi awan atau cloud menjadi solusinya, termasuk untuk fungsi manajemen inventory. Tak heran jika manajemen inventory merupakan hal penting yang wajib diperhatikan dalam usaha retail.

Salah satu teknologi yang dimaksud adalah manajemen inventory dalam bentuk perangkat lunak (software), yang pada dasarnya merupakan serangkaian aplikasi, produk, dan proses kolektif yang tersedia bagi bisnis untuk melacak, memantau dan mengelola inventori secara lebih efektif.
Beberapa manfaat dari software manajemen inventory adalah:

• Membantu mengurangi biaya dan mengoptimalkan persediaan. 
  Software ini membantu mengontrol bisnis lebih baik sehingga meningkatkan keseluruhan alur bisnis di sebuah perusahaan, karena sejumlah besar data diperlukan untuk keberhasilan menjalankan bisnis baik lokasi inventori maupun jumlah pesanan yang masuk.

• Menghemat waktu kerja
  Memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada tugas yang lebih penting dan tak perlu repot mengelola inventori secara manual.

• Menyimpan overstocking
  Tiap bisnis dapat memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai permintaan dan menjaga jumlah persediaan baru kini bukan lagi suatu masalah.

• Forecasting yang akurat
  Dengan laporan inventaris yang lengkap dan akurat, dapat diketahui produk yang paling populer, produk yang jarang dipesan oleh konsumen, seberapa banyak barang yang harus disediakan di waktu yang akan datang, pemasok mana yang paling menguntungkan, dan berbagai informasi penting lain yang membantu meningkatkan produktivitas bisnis.

• Meningkatkan layanan pelanggan
  Memungkinkan bisnis untuk tidak pernah kehilangan penjualan dikarenakan kesalahan operasional seperti kehabisan stok, misalnya. Melansir SymphonyIRI Group, sebanyak 70% pelanggan akan membeli pada kompetitor jika stok barang tidak tersedia, daripada menunggu dalam waktu tertentu untuk stok yang bisa dipesan kembali. Manajemen persediaan menjadi mudah dengan perangkat lunak manajemen inventori. 

70% pelanggan akan membeli pada kompetitor jika stok barang tidak tersedia, daripada menunggu dalam waktu tertentu untuk stok yang bisa dipesan kembali.

Tantangan dalam Pengelolaan Inventory

Dalam penerapan manajemen inventory sering ditemukan banyak tantangan, yang jika tidak ditangani dengan baik tentu akan menimbulkan persoalan baru bagi bisnis. Adapun beberapa tantangan yang umum dihadapi dalam penerapan manajemen inventory, sebagai berikut:

1. Availability. Tanpa kepastian ketersediaan stok yang bisa dilakukan dengan manajemen inventory, maka potensi penjualan bisa hilang. Sama halnya jika ritel punya beberapa cabang dan memiliki SKU (Stock Keeping Unit) yang banyak. Tantangan yang sering dihadapi mulai dari penentuan gudang yang harus memenuhi syarat, menyusun SOP penyimpanan barang yang efektif, pemberian kode barang, menentukan alur pergerakan barang, hingga melakukan stok opname. 

2. Fulfillment. Mengelola proses order dari cabang-cabang di berbagai lokasi atau dari distributor dan supplier yang juga ternyata ada di lokasi yang tersebar merupakan tantangan lain dalam pengelolaan inventory. Tanpa data dan informasi stok secara real-time dan stock reminder, maka pergerakan barang dan stock order alias pengisian ulang persediaan tidak dapat dilakukan meski stok menipis. 

3. Cash Flow. Salah satu alasan umum mengapa bisnis berakhir dengan arus kas buruk adalah manajemen persediaan yang buruk. Salah satunya dapat menyebabkan pemesanan berlebihan yang berakhir pada rusaknya barang atau melebihi permintaan pelanggan dan menjadi stok mati, artinya ada modal yang tidak berputar.

Tanpa data dan informasi stok secara real-time dan stock reminder, maka stock order tidak dapat dilakukan meski stok menipis. 

Strategi Pengelolaan Inventory

Dengan banyaknya tantangan yang dihadapi dalam penerapan manajemen inventory, diperlukan strategi pengelolaan inventory untuk memaksimalkan penggunaan inventaris perusahaan dan mendapatkan keuntungan tanpa mengganggu tingkat kepuasan pelanggan. Beberapa strateginya antara lain:

1. Order Management System (OMS) yang mumpuni. Hal ini seringkali dianggap remeh, sehingga banyak usaha melakukannya secara manual, mulai dari memberikan katalog produk berupa PDF (static document) hingga menerima order dalam bentuk chat. Proses sebuah order tidak akan dapat dilakukan dengan tepat waktu jika proses order masih berantakan. Diperlukan sebuah sistem yang mampu menampilkan katalog produk yang bisa diorder secara update dan akurat, menerima order secara detail dan lengkap dari mana saja, serta  kemampuan untuk mengelola seluruh order tersebut hingga ke proses pengiriman.

2. Adanya status inventory real-time. Fulfillment tidak hanya soal pengiriman, tapi bagaimana sistem bisa mengenali asal order dan akan diproses oleh cabang atau gudang atau oleh distributor tertentu. Dengan sistem inventory real-time ini, maka biaya kirim dapat diminimalisir karena pemrosesan barang dapat melalui lokasi gudang atau distributor terdekat.

3. Manajemen piutang dan kepastian pembayaran. Perlu untuk memiliki sebuah sistem yang tidak hanya bisa memberikan reminder atas piutang yang berjalan, tapi juga bisa memproses pembayaran secara instan. Sehingga perusahaan dapat memberikan support terbaik ke cabang dan distributor. Tidak ada lagi masalah dalam melihat siapa yang belum bayar, atau siapa yang masih tertunda terms of payment-nya. 

Borong, Solusi Manajemen Inventory Paling Efektif

Untuk memudahkan pengelolaan inventory pada bisnis Anda, gunakan software manajemen persediaan dari Borong, sebuah platform yang dirancang untuk mengelola, mengatur dan mengawasi segala hal mengenai pembelian barang dari supplier, stock opname, memantau jumlah pesanan pelanggan, hingga pembuatan laporan secara otomatis dan efisien.

Manajemen persediaan barang menggunakan software inventory barang dari Borong dapat membantu dalam mengurangi biaya pengeluaran perusahaan sehingga akan lebih menguntungkan bagi bisnis. Beberapa keunggulan Borong dalam penerapan pengelolaan inventory, sebagai berikut: 

1. Order Management System (OMS) di Borong menyediakan dari mulai informasi produk yang komprehensif, stock reminder, penentuan harga yang dibuat berjenjang, sampai dengan sistem katalog pemesanan yang bisa disesuaikan dengan brand atau bahkan per lokasi. Dimana Borong dapat melakukan tracking tak hanya informasi pemesan, namun juga bisa memproses pengiriman multi destinasi dalam satu transaksi order. 

2. Punya multi gudang, multi vendor atau multi brand tidak menjadi masalah lagi dengan Borong. Kemampuan untuk mengadopsi complex distribution structure membuat Anda bisa mendigitalisasi proses pemenuhan pesanan secara akurat.
   
3. Borong juga dilengkapi dengan multi payment feature mulai dari instant payment via Payment Gateway, Offline Bank Transfer hingga bisa mengelola proses pembayaran menggunakan Term of Payment (TOP).

Pegang kendali penuh atas status stok barang Anda dengan Borong, lengkap dengan fitur aplikasi stok opname maupun laporan inventory barang dan penyimpanan. 

Jadi, dengan Borong, retailer bisa mulai menerapkan sistem manajemen inventory secara mudah dan tepat. Borong menyediakan platform rantai pasokan distribusi dengan fitur-fitur terintegrasi dan telah dipercaya menangani banyak bisnis ritel. Dapatkan akses demo di sini, karena Semua Bisa di Borong!