Jika Anda sudah cukup lama bergerak di sektor bisnis, maka Anda pasti paham benar bahwa peran inventaris dalam kelancaran operasional bisnis tidak dapat dikesampingkan. Dengan inventory tracking methods yang tepat, setiap inventaris yang dimiliki perusahaan dapat didata dan diketahui nilainya dengan tepat.
Ketika bisnis memiliki data inventaris yang jelas, pemanfaatannya untuk mencapai target perusahaan juga akan dapat dioptimalkan. Sebaliknya, ketika pelacakan inventaris dilakukan sembarangan, Anda akan kehilangan banyak aset bernilai, dan bahkan mengarah pada kerugian yang besar baik secara materiil atau non-materiil.
Maka penting untuk memahami metode pelacakan inventaris yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Mulai dari tantangan, opsi metode yang tersedia hingga tips memilih metode yang tepat, dapat Anda cermati pada masing-masing poin bahasan berikut ini.
Baca juga: Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Bisnis dengan Software Company Terbaik
Tantangan Umum dalam Pelacakan Inventaris
Sumber: AP Studio via freepik.com
Dalam pelacakan inventaris, tidak jarang muncul tantangan yang harus dihadapi dengan bijak. Tantangan ini berasal dari operasional, pelibatan sistem yang kurang solid, hingga kompleksitas manajemen di beberapa lokasi sekaligus yang dimiliki perusahaan.
Penjelasan masing-masing tantangan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Kesalahan Penghitungan Manual
Penghitungan inventaris yang masih dilakukan secara manual menjadi tantangan pertama. Terjadinya human error dalam pencatatan dan penghitungan stok cukup sering terjadi dikarenakan berbagai alasan manusiawi.
Selain itu, proses penghitungan manual ini juga cenderung memakan waktu yang lebih banyak dan menjadi tidak efisien. Waktu yang digunakan demikian berharga hingga dapat menjadi sebuah kerugian.
2. Kehilangan atau Kerusakan Barang
Pelacakan inventaris yang masih dilakukan secara konvensional juga memunculkan risiko terjadinya pencurian dan kerusakan selama penyimpanan atau pengiriman. Penyusutan ini menjadi kian sulit dilacak sebab tidak ada sistem data tunggal yang digunakan sebagai acuan utamanya.
Pada akhirnya penyusutan yang tidak terlacak akan menjadi hal yang merugikan bagi perusahaan. Perusahaan dihadapkan pada pilihan untuk mengganti penyusutan tersebut, atau melakukan penyesuaian pada pencatatan yang dilakukan.
3. Stok yang Tidak Akurat
Sehubungan dengan poin pertama dan kedua, hasil penghitungan yang dilakukan pada stok dan inventaris perusahaan bisa jadi tidak akurat. Data yang ada di sistem mungkin saja tidak sesuai dengan apa yang ada pada stok fisik.
Selisih yang muncul memicu masalah lain pada pengambilan keputusan bisnis yang tidak akurat, dan membawa efek domino pada banyak proses bisnis lainnya.
4. Stok Real-Time Tidak Tergambar Jelas
Ketidakmampuan bisnis dalam memantau pergerakan stok secara real-time juga menjadi tantangan dalam penerapan inventory tracking methods yang kurang tepat. Anda sebagai pemilik atau pengelola bisnis jelas akan menemukan kesulitan, sebab respon pada permintaan pasar tidak dapat dilakukan secara taktis.
Meski telah disusun forecasting pada awal periode, masih ada saja potensi dinamika permintaan pasar yang mengharuskan Anda mengambil keputusan cepat. Hal ini tidak akan dapat dibuat secara efektif jika data stok dan inventaris tidak dapat dikontrol secara langsung.
5. Kompleksitas Manajemen Multi-Lokasi
Jika melacak stok di satu lokasi sudah menghadirkan empat tantangan di atas, bayangkan jika Anda memiliki beberapa fasilitas di lokasi yang berbeda. Sistem yang solid akan sangat diperlukan agar pelacakan stok dan inventaris dapat berjalan lancar.
Banyaknya lokasi yang harus diurus membuat urusan tracking semakin kompleks, dan risiko munculnya kesalahan semakin besar.
4 Jenis Inventory Tracking Methods
Sumber: dragonimages via freepik.com
Kelima kesalahan umum di atas dapat dengan mudah muncul ketika proses pelacakan yang Anda lakukan tidak berjalan efisien. Untuk itu, diperlukan metode pelacakan yang tepat dan sesuai dengan bisnis Anda.
Terdapat empat metode utama yang dapat digunakan.
1. Metode Manual
Metode manual masih cocok diterapkan pada model bisnis dalam skala kecil yang volume inventarisnya cenderung rendah. Cara penghitungan dilakukan secara fisik dan pencatatan manual.
Salah satu kelemahan metode ini adalah risiko human error, kurang efisien dari segi waktu dan tenaga, serta sulitnya melacak stok real-time sebab pembaruan pada data harus dilakukan oleh staf yang Anda miliki.
2. Metode Barcode atau Pemindai
Inventory tracking methods yang kedua adalah dengan menggunakan barcode atau pemindai. Setiap item yang dimiliki perusahaan akan disematkan barcode sehingga dapat dipindai dan langsung terdata pada sistem yang Anda miliki. Cara ini tergolong lebih efisien dari metode manual, dan cocok digunakan pada bisnis dengan volume inventori sedang untuk mempercepat proses.
Salah satu tantangannya adalah proses adaptasi yang memerlukan waktu dan biaya, serta kemampuan staf dalam melakukan pengaturan pada sistem.
3. Metode RFID atau Radio Frequency Identification
Metode ketiga ini memanfaatkan tag RFID pada item yang dimiliki perusahaan, sehingga dapat melakukan tracking secara otomatis. Keuntungan utamanya terletak pada akurasi dan efisiensi pelacakan inventaris yang lebih akurat dan efisien.
Metode RFID akan cocok diterapkan pada bisnis dengan volume inventaris yang tinggi dan memiliki nilai yang cenderung besar.
4. Software Manajemen Inventaris
Pada metode keempat, Anda dapat menggunakan sistem terkomputerisasi guna mengelola seluruh proses pelacakan inventaris yang dilakukan. Anda akan menikmati manfaat yang jelas pada visibilitas stok real-time, otomatisasi proses, hingga analisis data yang mengandalkan data akurat dari proses canggih ini.
Anda dapat menerapkan metode ini pada berbagai ukuran dan kompleksitas inventaris perusahaan. Metode ini lebih disarankan digunakan oleh perusahaan dengan skala besar dengan modal yang besar, sebab implementasinya memerlukan biaya yang tidak kecil.
Baca juga: Tips Membangun Jaringan Distribusi Tidak Langsung yang Efektif
Ketiga, Tips Memilih Metode yang Tepat untuk Bisnis
Sumber: pressmaster via freepik.com
Dalam pemilihan inventory tracking methods yang tepat diperlukan pertimbangan matang. Sekurang-kurangnya terdapat empat faktor yang harus menjadi perhatian Anda, yakni jenis dan volume inventaris yang dimiliki, anggaran yang dapat dialokasikan, kompleksitas operasional sistem, dan kebutuhan pelaporan serta analisis data.
- Pertimbangkan jenis dan volume inventaris: Jenis produk yang Anda miliki berpengaruh pada pemilihan inventory tracking methods yang digunakan. Selain itu, Anda juga perlu memperhatikan jumlah SKU yang ada, dan frekuensi pergerakan barang di dalam bisnis.
- Anggaran yang dialokasikan: Sesuaikan pemilihan metode dan sistem yang digunakan dengan besaran anggaran yang dapat dialokasikan. Ingat, fokus utama adaptasi teknologi dan sistem yang tepat adalah pada efisiensi operasional. Jadi, penting untuk menghitung dengan cermat berapa biaya yang diperlukan, dan berapa nilai yang diperoleh dari penggunaan metode tersebut.
- Kompleksitas operasional perusahaan: Semakin kompleks operasional perusahaan maka semakin canggih pula sistem yang harus digunakan. Hal ini mempertimbangkan jumlah lokasi gudang atau cabang, serta mekanisme pada supply chain yang digunakan saat ini.
- Kebutuhan pelaporan serta analisis: Untuk mendapatkan data inventaris yang detail dan akurat, penggunaan metode terkomputerisasi lebih diutamakan. Selain prosesnya dilakukan secara otomatis, data yang dihasilkan cenderung lebih akurat sehingga keputusan yang diambil memiliki bahan pertimbangan yang solid.
Optimasi Pelacakan Inventaris
Sumber: Frolopiaton Palm via freepik.com
Apa yang Anda perlukan dalam mengidentifikasi dan memilih inventory tracking methods telah dijelaskan pada tiga poin sebelumnya. Pada bagian ini, Anda akan mencermati beberapa tips berguna untuk dapat mengoptimalkan pelacakan inventaris agar hasil laporan yang didapatkan semakin berkualitas.
- Lakukan penghitungan stok secara berkala guna memastikan apa yang tercatat di sistem serupa dengan kondisi nyata.
- Lakukan pelatihan karyawan dengan baik agar mereka dapat menjalankan tugas tracking dan pelaporan lebih akurat.
- Gunakan metode yang tepat, sesuaikan dengan bisnis yang Anda miliki.
- Integrasikan dengan sistem lain seperti sistem manajemen gudang, sistem penjualan, sistem pembelian, hingga sistem manajemen supply chain.
- Pantau dan evaluasi secara teratur agar kinerja karyawan dan output kerja tetap dalam standar yang Anda tentukan.
Baca juga: Dinamika Permintaan dan Penawaran, Ungkap Peluang Bisnis!
Jadi, pelacakan inventaris dengan cara yang tepat akan memberikan hasil yang akurat. Pemilihan inventory tracking methods yang tepat secara praktis akan membantu Anda memaksimalkan hasil kerja yang didapatkan melalui data yang telah dikumpulkan.
Data ini penting karena akan digunakan dalam pengambilan berbagai keputusan penting terkait bisnis. Hal ini termasuk mempertimbangkan langkah berikutnya agar bisnis dapat berkembang lebih baik dari waktu ke waktu.
Setelah tahu apa saja yang harus dipahami dalam memilih inventory tracking methods yang tepat, kini Anda memiliki insight yang diperlukan. Tentu, dukungan dari sistem bisnis yang solid tetap diperlukan, seperti yang ditawarkan Borong Indonesia melalui salah satu produknya, yaitu Borong Direct.
Borong Direct tidak hanya membantu Anda dalam mengelola data stok, tetapi juga menawarkan platform yang kuat untuk pelanggan B2B Anda. Anda dapat melakukan kustomisasi domain, sehingga platform ini bisa memiliki karakter yang lebih sesuai dengan bisnis Anda. Coba sekarang dengan menjadwalkan demo melalui tautan ini, dan rasakan manfaat yang ditawarkan Borong Indonesia untuk bisnis Anda.
