Pengelolaan gudang dalam berbagai bisnis memiliki peranan krusial demi menjaga kelancaran operasional. Tidak sekadar menjadi tempat menyimpan barang, gudang juga menjadi pusat pengelolaan pergerakan barang secara langsung. Untuk itu diperlukan sistem manajemen gudang yang baik, agar proses yang berjalan di dalamnya benar-benar optimal.
Masalah kemudian muncul ketika perusahaan atau bisnis yang Anda miliki belum beralih ke sistem manajemen gudang dengan teknologi terkini. Ketika penggunaan sistem konvensional atau tradisional masih dipertahankan, sederet persoalan akan muncul dan membuat kinerja bisnis menurun.
Baca juga: 5 Strategi Optimalkan Inventory Cost, Stok di Gudang Aman!
8 Masalah yang Dapat Muncul karena Sistem Manajemen Gudang Tradisional
Perkembangan skala bisnis harus diiringi dengan peningkatan kapasitas kerja yang dimiliki. Tanpanya, akan terjadi ketimpangan yang memicu berbagai masalah muncul karena perubahan yang ada. Hal ini juga terjadi dalam urusan manajemen gudang.
Setidaknya ada 8 masalah yang dapat muncul ketika sistem manajemen gudang yang digunakan masih bertahan pada model tradisional sementara bisnis sudah berkembang.
- Pertama, pencatatan stok yang tidak akurat. Hal ini dapat terjadi karena peningkatan jumlah persediaan yang ada di dalam gudang guna memenuhi kebutuhan pasar.
- Kedua, proses penerimaan dan pengiriman barang yang lambat. Penyebabnya adalah kapasitas kerja yang dimiliki tidak lagi dapat mencukupi skala operasional perusahaan.
- Ketiga, kesulitan dalam melacak lokasi barang. Semakin banyak barang yang dikelola dan semakin besar gudang yang dimiliki, maka kesulitan ini akan semakin cepat muncul tanpa adanya keterlibatan sistem digital.
- Keempat, tingginya risiko kerusakan dan kehilangan barang di dalam gudang. Kapasitas persediaan yang meningkat akan turut menaikkan potensi masalah ini karena tidak semua barang dapat dikelola dan didata dengan baik.
- Kelima, kurangnya transparansi pada stok barang aktual. Masalah ini dipicu karena tidak adanya sistem pendataan otomatis yang akurat dan andal, karena masih menggunakan tenaga manusia saja.
- Keenam, penggunaan ruang penyimpanan yang tidak efisien. Problem ini sebenarnya bisa diselesaikan dengan ketelitian yang luar biasa. Namun jika Anda menggunakan sistem yang tepat, maka ruang yang dimiliki dapat dioptimalkan sehingga biaya yang muncul lebih efisien.
- Ketujuh, biaya operasional yang tinggi. Peningkatan jumlah persediaan menuntut kenaikan tenaga untuk mengelolanya. Jika tidak menggunakan sistem digital atau terintegrasi, maka pembengkakan akan terjadi pada biaya operasional gudang untuk menambah tenaga kerja dan ruang.
- Kedelapan, sulitnya melakukan analisis data untuk pengambilan keputusan. Praktis, setiap data yang dimiliki harus dikelola secara manual dan perlu banyak waktu serta tenaga untuk melakukan analisis sebelum mengambil keputusan krusial.
Masalah-masalah ini dapat membawa dampak yang buruk untuk bisnis, dan memperbesar beban operasional yang muncul.
6 Dampak Negatif Sistem Manajemen Gudang yang Buruk
Sebagian dari Anda tentu sudah dapat memperkirakan dampak negatif apa yang dialami bisnis dari kedelapan masalah yang disebutkan di atas. Beban biaya operasional, biaya tak terduga yang harus dikeluarkan akibat kesalahan, hingga penurunan tingkat kepuasan pelanggan, dan masih banyak lagi.
Dari kedelapan masalah yang dapat muncul hanya karena bertahan pada sistem manajemen gudang tradisional, akan muncul sedikitnya 5 dampak negatif untuk bisnis.
1. Kehilangan Penjualan karena Kekurangan Stok
Diperlukan persediaan pada jumlah tertentu untuk terus dapat menjawab permintaan pasar. Ketika persediaan yang dimiliki tidak dikelola dengan baik, maka bisa jadi jumlah yang dimiliki tidak bisa memenuhi permintaan pasar, dan berujung pada hilangnya kesempatan penjualan.
2. Kerugian Finansial karena Manajemen Stok Buruk
Kerugian finansial juga akan muncul karena dipicu jumlah persediaan yang terlalu banyak. Stok yang terlalu besar akan menuntut biaya maintenance yang juga tinggi, sehingga total biaya gudang yang Anda miliki akan meningkat.
3. Rusaknya Reputasi Bisnis
Pesanan yang tidak dapat dikelola dengan baik akan membuat pelanggan kecewa. Dari hanya masalah pengelolaan persediaan, dapat berdampak pada kacaunya pengiriman pesanan, dan berakhir pada penurunan reputasi bisnis. Semua dapat berawal dari sistem pengelolaan gudang yang kurang optimal.
4. Rendahnya Efisiensi Operasional dan Produktivitas
Efisiensi operasional didapatkan dari rasio sumber daya yang dialokasikan dengan output yang diperoleh. Ketika manajemen gudang dilakukan dengan tidak ideal, maka efisiensi operasional akan sulit dicapai sehingga membatasi ruang gerak bisnis.
5. Kesulitan Memenuhi Permintaan Pelanggan
Terkait dengan poin pertama tadi, dinamika permintaan dari pasar tentu terus terjadi. Forecasting yang akurat dengan bantuan data akan membantu Anda mendapatkan titik jumlah persediaan yang benar, sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa dibebani biaya gudang yang besar.
6. Keputusan yang Buruk
Akurasi keputusan di waktu krusial sangat penting karena dapat membawa dampak besar bagi bisnis. Ketika data yang diperlukan tidak tersedia dan analisis memerlukan banyak waktu, maka momentum dapat hilang dan perusahaan berakhir pada keputusan yang buruk serta tak sesuai dengan rencana strategis awal.
Sistem Manajemen Gudang yang Baik: Efisiensi dan Profitabilitas Bisnis
Sistem manajemen gudang yang baik akan memberikan solusi dari masalah yang muncul akibat penggunaan model tradisional seperti yang dijelaskan di atas. Dengan demikian, bisnis Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, sehingga dapat mencetak profitabilitas lebih tinggi dari waktu ke waktu.
Kehadiran sistem yang lebih baik akan membawa banyak perubahan dan peningkatan operasional, antara lain adalah sebagai berikut:
- Akurasi data stok yang tinggi karena menggunakan proses digital.
- Proses penerimaan dan pengiriman barang yang cepat dan efisien berdasarkan data yang masuk dari pesanan.
- Kemudahan dalam melacak lokasi barang dengan fitur live tracking.
- Pengurangan risiko kerusakan dan kehilangan barang karena semua terdata dengan baik dan datanya senantiasa update.
- Transparansi yang tinggi pada stok barang, setiap data dapat diakses dengan dashboard sistem yang ada.
- Penggunaan ruang penyimpanan yang efisien dan sistematis.
- Penghematan biaya operasional bisnis sebab tidak ada lagi pemborosan.
- Memudahkan analisis data untuk pengambilan keputusan strategis yang cepat.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis secara menyeluruh.
- Memenuhi permintaan pelanggan lebih baik tanpa adanya resiko kehabisan stok karena proses restock terjadi secara otomatis setiap kali jumlahnya mencapai titik tertentu.
Baca juga: Tingkatkan Kinerja Bisnis dengan 4 Poin Penting dalam Inventory Days
Kenali Ciri Sistem Manajemen Gudang yang Baik
Meski banyak sekali produk yang diklaim sebagai sistem manajemen gudang yang baik, sebagai pebisnis Anda tetap harus jeli dalam melihat cirinya. Pada produk yang tepat, beberapa tanda berikut ini bisa menjadi indikasi kuat bahwa sistem yang disediakan benar-benar solid dan berkualitas.
Ciri pertama adalah bahwa sistem pencatatan yang ada terintegrasi dan akurat sesuai dengan input yang dilakukan oleh staf yang Anda miliki. Dalam proses kerjanya, kombinasi software dan hardware akan meningkatkan efisiensi kerja yang dilakukan.
Kemudian, produk sistem manajemen gudang akan membantu Anda memaksimalkan tata letak setiap stok sehingga dikelompokkan sesuai kategori yang ditetapkan. Ruang yang digunakan lebih efisien, dan memiliki prosedur operasional standar yang sangat jelas.
Proteksi dari sistem keamanan yang andal juga wajib tersedia, baik dari ancaman langsung pada persediaan yang ada, atau ancaman pencurian data yang sifatnya rahasia dan strategis. Sistem yang baik juga memiliki program pelatihan dan pengembangan yang dapat digunakan oleh staf dalam meningkatkan kemampuannya.
Terakhir, terdapat database yang menyediakan data lengkap terkait semua hal pada operasional gudang. Data ini dapat diakses oleh staf yang telah ditetapkan untuk dimanfaatkan pada proses analisis pengambilan keputusan strategis.
Panduan Praktis Implementasi Sistem Manajemen Gudang Ideal
Setelah dapat memilih produk yang tepat untuk sistem manajemen gudang, kini saatnya Anda mencermati panduan praktis implementasi sistem tersebut.
1. Lakukan Audit
Audit menjadi langkah awal untuk mengetahui apa permasalahan yang dimiliki sistem gudang yang Anda terapkan sebelumnya. Dari hasil proses ini Anda akan mendapat gambaran jelas tentang apa yang harus diperbaiki.
Ingat, Anda harus melakukan audit dengan objektif, untuk mendapatkan data yang akurat.
2. Tentukan Kebutuhan dan Tujuan
Dari temuan masalah ini, Anda dapat menentukan kebutuhan dan tujuan penggunaan sistem manajemen gudang. Terdapat banyak sekali produk dengan kelebihannya masing-masing, dan Anda dapat melakukan penyortiran opsi dengan berbekal data kebutuhan dan tujuan Anda dalam menggunakan sistem tersebut.
3. Pilih Sistem yang Sesuai dengan Kebutuhan
Bisnis tidak selalu memerlukan sistem atau software dengan harga tinggi, namun dipastikan memiliki keperluan pada sistem yang tepat. Setelah tahu apa kebutuhan dan tujuan Anda, Anda dapat memilih sistem yang tepat sesuai dengan dua hal ini.
Pada dasarnya sistem yang ideal adalah sistem yang dapat menyelesaikan masalah Anda. Dengan memilih sistem seperti ini, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya terlalu besar.
4. Lakukan Pelatihan pada Sistem Baru
Sistem yang baru perlu digunakan dengan baik. Maka, agendakan dan lakukan pelatihan untuk karyawan pada sistem baru ini, sehingga dapat memaksimalkan fitur yang disediakan.
5. Lakukan Pemantauan dan Evaluasi
Ketika sistem telah digunakan, maka sisanya adalah proses pemantauan dan evaluasi berkala. Setiap pekerjaan yang dilakukan, setiap data yang berhasil dikumpulkan, dan setiap capaian yang diperoleh akan menjadi bahan analisis untuk pengambilan keputusan berikutnya dan evaluasi agar bisnis terus berkembang.
Baca juga: Optimalkan Toko dengan Retail Shop Software, Simak Tipsnya!
Pada dasarnya, penggunaan sistem manajemen gudang yang baik akan mengatasi masalah yang muncul pada sistem gudang tradisional secara menyeluruh. Menjadi langkah yang diperlukan untuk beradaptasi pada kondisi bisnis kekinian, kecermatan dalam memilih produk sistem manajemen gudang yang tepat menjadi kunci dari suksesnya adaptasi teknologi ini.
Selesaikan Masalah Gudang Bersama Borong Indonesia
Penjelasan tentang sistem manajemen gudang yang baik di atas membawa Anda pada konklusi, bahwa adaptasi sistem ini diperlukan di dalam bisnis yang Anda miliki. Anda dapat memperoleh produk yang tepat dengan berbagai pertimbangan strategis, sehingga pilihan yang diambil sesuai dengan kebutuhan.
Borong Indonesia juga menawarkan produk yang sesuai untuk mendukung upaya ini, yakni Borong Direct. Dengan fitur berguna untuk membantu mengelola persediaan, produk ini siap memaksimalkan efisiensi dan mendukung peningkatan profitabilitas bisnis Anda. Hubungi sekarang untuk penjelasan lebih detail, dan mari berkembang bersama Borong indonesia!
