Inventory control, atau pengelolaan persediaan, adalah kunci penting dalam keberhasilan bisnis, baik kecil maupun besar. Pengelolaan yang kurang tepat dapat menyebabkan masalah, seperti kelebihan stok atau kekurangan barang. Akibatnya, bisnis berisiko kehilangan pelanggan karena layanan yang tidak memadai.
Dengan sistem inventory control yang efisien, Anda dapat mencegah dana mengendap dalam bentuk barang yang tidak terjual, memastikan barang selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan, serta mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Inventory control yang baik bukan hanya soal angka saja, tetapi juga menciptakan pengalaman pelanggan yang positif, sehingga menjadikan bisnis Anda lebih kompetitif di pasar.
Apa itu Inventory Control?
Secara sederhana, inventory control adalah sebuah proses pengelolaan stok barang yang meliputi pengawasan, pencatatan, dan perencanaan. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa bisnis memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa menimbulkan pemborosan.
Contohnya pada bisnis ritel, inventory control membantu memastikan produk-produk yang populer selalu tersedia di rak, sementara barang yang kurang diminati tidak menumpuk di gudang. Sementara untuk grosir, pengelolaan persediaan yang baik berarti mengoptimalkan jumlah barang yang disimpan agar tidak terjadi overstock maupun understock.
Baca juga: 5 Fitur Inventory Management System, Optimalkan Bisnis!
Manfaat Inventory Control untuk Bisnis
Implementasi inventory control yang baik tentunya akan memberikan sejumlah manfaat penting bagi bisnis, di antaranya:
1. Mengurangi Biaya Operasional
Inventory control yang tepat memungkinkan Anda dapat meminimalkan biaya penyimpanan barang, seperti sewa gudang atau biaya pengelolaan stok berlebih.
2. Meningkatkan Efisiensi Penjualan
Manajemen persediaan yang baik akan memastikan barang yang diminati pelanggan selalu tersedia, sehingga penjualan dapat berjalan lancar tanpa hambatan.
3. Menghindari Dead Stock
Dead stock berarti barang yang tidak terjual atau sudah usang. Dengan sistem pengendalian stok, maka Anda dapat memantau barang mana yang tidak bergerak dan mengelolanya lebih awal.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Persediaan yang selalu siap memenuhi kebutuhan pelanggan adalah salah satu kunci loyalitas pelanggan. Hal ini berdampak langsung pada keberlanjutan bisnis Anda.
Baca juga: Tantangan dalam Manajemen Inventory dan Cara Mengatasinya
Komponen Utama dalam Inventory Control
Inventory control memiliki beberapa komponen utama yang harus diperhatikan untuk memastikan pengelolaan persediaan berjalan efektif:
1. Manajemen Stok Masuk dan Keluar
Pencatatan barang yang masuk dan keluar adalah fondasi utama dalam inventory control, di mana data ini membantu Anda mengetahui stok terkini.
2. Pencatatan Real-Time
Dengan pencatatan stok secara real-time, Anda dapat memantau persediaan kapan saja dan di mana saja. Hal ini penting untuk menghindari ketidaksesuaian data.
3. Audit Stok Berkala
Audit stok akan membantu memastikan jumlah fisik barang sesuai dengan data sistem. Hal ini juga dapat mendeteksi kehilangan atau kerusakan barang.
4. Forecasting Kebutuhan Stok
Perencanaan stok berdasarkan data historis penjualan memungkinkan Anda memprediksi kebutuhan di masa depan dengan lebih akurat.
Strategi Inventory Control yang Efektif
Berikut ini adalah strategi inventory control yang efektif untuk memastikan bisnis dapat mengelola persediaan dengan optimal, menghindari kelebihan atau kekurangan stok, serta memaksimalkan efisiensi operasional:
1. Gunakan Sistem Otomatisasi
Mengelola stok secara manual rentan terhadap kesalahan manusia. Software berbasis cloud dapat membantu mengelola stok secara otomatis, mengurangi risiko human error.
2. Penetapan Safety Stock dan Reorder Point
Safety stock adalah stok cadangan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman. Sementara reorder point merupakan titik minimal stok sebelum Anda memesan kembali.
Cara menghitung safety stock adalah sebagai berikut:
Safety stock = (Maks penjualan produk perhari x Maks Lead Time) – (Rata-rata penjualan produk perhari x Rata-rata Lead Time)
Untuk menghitung safety stock, Anda perlu mengetahui angka maksimal penjualan produk per hari dan waktu terlama yang diperlukan saat kamu menyiapkan stok (Lead Time). Jadi, pastikan Anda melakukan pencatatan penjualan produk dan lead time secara berkala agar dapat mengetahui rata-rata penjualan harian dan lead time dengan akurat.
Cara menghitung reorder point adalah sebagai berikut:
Reorder Point = Lead Time Demand + Safety Stock
Lead time demand sendiri merupakan total waktu yang diperlukan untuk pemesanan stok yang baru agar sampai ke gudang seller. Cara mengetahui Lead Time Demand adalah sebagai berikut:
Lead Time Demand = Lead Time x Rata-rata penjualan setiap hari
Lead time adalah total durasi dari dimulainya waktu pemesanan hingga selesai. Misalnya Anda memesan produk ke pabrik, lalu pihak pabrik membutuhkan waktu 3 hari untuk mengkonfirmasi pesanan, 7 hari untuk produksi, dan 2 hari untuk pengiriman ke gudang.
3. Lakukan Cycle Counting secara Rutin
Cycle counting adalah metode penghitungan stok secara berkala, yang membantu menjaga akurasi data stok tanpa harus menghentikan operasional bisnis. Cara-cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
- Perencanaan dan Penjadwalan: Pilihlah item berdasarkan nilai, kategori, atau frekuensi penjualan. Lalu tentukan jadwal dan frekuensi penghitungan untuk setiap item.
- Pengelompokan Persediaan: Kelompokkan item ke dalam siklus penghitungan sesuai jadwal yang telah dibuat.
- Pelaksanaan Penghitungan: Lakukan penghitungan fisik sesuai jadwal dan catat hasilnya dengan cermat, lalu identifikasi perbedaan antara stok fisik dan data.
- Evaluasi Hasil: Periksa perbedaan stok dan analisis penyebabnya, seperti kesalahan input, kerusakan, atau pencurian.
- Pengoreksian Data: Perbarui data persediaan sesuai hasil penghitungan fisik.
- Pelaporan dan Monitoring: Susun laporan hasil penghitungan dan pantau efektivitas cycle counting secara berkala.
- Kontinuitas dan Peningkatan: Lakukan penghitungan rutin, tinjau strategi, dan tingkatkan proses jika diperlukan.
- Pelatihan Tim: Berikan pelatihan kepada tim dan tingkatkan kesadaran akan pentingnya cycle counting.
Dengan langkah ini, maka bisnis dapat menjaga akurasi stok, mengidentifikasi masalah lebih cepat, dan meningkatkan efisiensi operasional.
4. Monitoring Stok Multi-Gudang
Jika Anda memiliki beberapa gudang atau cabang, pastikan stok di semua lokasi terpantau dengan baik. Software inventory control dapat membantu menyinkronkan data di berbagai lokasi.
Baca juga: 5 Strategi Optimalkan Inventory Cost, Stok di Gudang Aman!
Tantangan dalam Implementasi Inventory Control dan Cara Mengatasinya
Implementasi inventory control yang efektif sering kali menemui beberapa tantangan, terutama pada bisnis yang berkembang atau dengan volume transaksi yang besar. Berikut ini adalah tantangan umum yang dihadapi dan cara untuk mengatasinya:
1. Kesalahan Input Manual
- Tantangan: Human error saat pencatatan stok manual dapat menyebabkan ketidakakuratan data.
- Solusi: Gunakan sistem berbasis otomatis seperti Borong POS untuk meminimalkan kesalahan.
2. Stok Hilang karena Human Error
- Tantangan: Kehilangan stok akibat salah pengelolaan atau pencurian.
- Solusi: Lakukan audit stok secara berkala untuk memastikan stok fisik sesuai dengan data.
3. Data Tidak Sinkron
- Tantangan: Ketidaksesuaian data antar cabang atau gudang.
- Solusi: Pilih software dengan fitur sinkronisasi real-time seperti Borong POS.
Rekomendasi Solusi Inventory Control dengan Borong POS
Borong POS merupakan salah satu solusi software kasir yang cocok untuk membantu implementasi inventory control secara efisien. Borong POS menawarkan fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Mulai dari proses penjualan dapat dilakukan dengan mudah dan efisien, mulai dari transaksi penjualan, penerimaan pembayaran, hingga pencatatan stok. Selain itu, Anda juga dapat menikmati kemudahan mengelola transaksi dengan POS yang selalu dapat diakses setiap saat.
Dengan panduan ini, Anda dapat memahami pentingnya inventory control untuk bisnis Anda. Sekarang adalah waktu yang tepat untuk mengoptimalkan operasional bisnis Anda dengan solusi terbaik dari Borong POS, dan pastikan persediaan selalu terkendali demi keberlanjutan bisnis yang sukses!
