Waralaba atau franchise berasal dari kata franchising dalam bahasa Inggris, yang berarti hak atau kebebasan. Dalam arti luas, didefinisikan sebagai hak antara pemilik merek suatu produk dan pengguna merek. Sedangkan dalam bahasa yang lebih umum, waralaba juga dapat diartikan sebagai usaha kemitraan.
Hak dan kebebasan yang dimaksud adalah kebebasan menggunakan merek, produk, hingga sistem operasional suatu bisnis untuk jangka waktu tertentu. Bisa dibilang, antara pemilik merek dan pengguna merek ada hubungan bisnis tertentu. Dalam waralaba, pemilik merek sering disebut sebagai franchisor, sedangkan penerima waralaba disebut franchisee.
Saat ini bisnis waralaba kian diminati dan telah banyak berkembang, terutama di Indonesia. Bagaimana tidak, bisnis waralaba konon menjadi pilihan bisnis yang menggiurkan karena tingkat kegagalan awalnya rendah. Pilihan jenis usahanya pun bermacam-macam, bisa berupa produk maupun jasa.Namun, meski bisnis franchise tampak menarik, baik franchisor maupun franchisee, keduanya tetap memiliki sejumlah tantangan yang harus dihadapi. Berikut tiga tantangan utama dalam mengembangkan bisnis franchise yang wajib Anda ketahui.
- Standarisasi Operational
Dalam operasional, sering terjadi dimana satu cabang dengan cabang yang lain punya standar berbeda karena dikelola oleh franchisee yang berbeda. Situasi ini tentu membuat merek kita tidak mampu memberikan pengalaman yang konsisten. Jika semakin dibiarkan, maka pelanggan akan pergi karena sulit mendapatkan pengalaman yang sama dari berbagai cabang kita.
Modernisasi prosedur operasi standar (SOP) sangat penting bagi organisasi, terutama jika mereka memiliki banyak tim dan cabang. SOP sangat penting untuk memastikan kualitas yang konsisten, mendukung pelatihan, dan mengurangi risiko. Untuk itu, konsistensi dalam menjalankan standar operasional jaringan bisnis merupakan salah satu hal yang wajib diprioritaskan.
- Standarisasi Marketing
Bayangkan jika salah satu cabang punya kegiatan marketing yang berbeda dengan cabang lain, yang bahkan mungkin tidak sesuai dengan standar merek. Hal ini tentu saja dapat menjadi bencana yang terlihat sepele namun membuat merek kita semakin susah untuk diingat. Sebab tidak ada satupun kampanye yang menjadi penghubung merek kita dengan seluruh cabang yang sedang beroperasi.
Padahal, ketika Anda mewaralabakan bisnis, Anda ingin setiap outlet mewujudkan visi dan misi merek Anda. Untuk itu, diperlukan marketing compliance, yang merupakan standar dan pedoman perusahaan, untuk menggambarkan bagaimana merek Anda seharusnya “terlihat”, “terasa”, dan “terdengar” bagi audiens target.
- Standarisasi Supply Chain
Selain mempertahankan standar sistem, konsistensi dan kualitas tinggi paling baik dicapai melalui penggunaan rantai pasokan sistem waralaba yang efisien dan kompetitif. Rantai pasokan yang efisien tidak hanya berdampak pada kualitas dan konsistensi, tetapi juga dapat menjadi alat penting dalam menurunkan biaya, yang secara langsung meningkatkan kinerja keuangan suatu sistem.
Bagi franchisor, rantai pasok alias supply chain adalah sumber revenue besar, mulai dari packaging hingga bahan baku. Ketidakmampuan menyediakan hal tersebut tak hanya membuat kehilangan pendapatan juga membuat kualitas produk di setiap cabang menjadi semakin sulit untuk konsisten.
Lakukan evaluasi atas kondisi bisnis franchise Anda saat ini, tantangan mana yang saat ini terjadi di perusahaan Anda? Jika masalahnya sudah dapat dikenali, maka Anda juga dapat melihat solusinya.
Membangun Sistem yang Tangguh Adalah Kunci
Menghadapi berbagai tantangan di atas, franchisor sebagai pemegang merek harus mampu mengevaluasi dan menetapkan berbagai standar bagi sistem franchise untuk memperkuat bisnis.
Memperkuat dan Memastikan Proses Operasional dengan SOP, Training dan Quality Assurance
Peran franchisee adalah meniru dan mereplikasi strategi kesuksesan franchisor. Untuk mencapainya, diperlukan dokumentasi proses yang dilakukan oleh berbagai departemen waralaba agar tidak terjadi penyimpangan dalam menjalankan standar operasional. SOP (standard operational procedure) adalah panduan resmi, dimana terdapat penjelasan dan arahan mengenai peran dan tanggung jawab orang per orang sehingga setiap karyawan yang bekerja di berbagai departemen dan lokasi mengetahui dan memahami dengan pasti pekerjaan yang harus mereka lakukan.
SOP yang terdokumentasi dengan jelas tak hanya memastikan kualitas operasi waralaba, tapi juga merupakan perpanjangan dari perjanjian waralaba dan kualitas kinerja yang bertujuan membantu franchisee menjalankan perannya dalam sistem bisnis waralaba.
Dengan menggunakan SOP sebagai modal awal, program pelatihan khusus kemudian dapat dirancang agar seluruh franchisee berbekal pengetahuan yang sesuai untuk memberikan tingkat layanan yang berkualitas secara konsisten. Tak semua franchisee punya pengetahuan untuk menjalankan bisnis, terlebih untuk menjalankan bisnis sesuai dengan standar dan kualitas franchisor.
Franchisee juga perlu dibekali program pelatihan awal yang intensif dan terencana dari franchisor, yang mencakup pelatihan mengenai tiap bidang utama operasi yang berdampak pada kualitas operasi serta pengetahuan dalam menjalankan sistem manajemen bisnis. Jika dilakukan secara berkala dan dilengkapi dengan pre dan post test maka akan membantu seluruh stakeholder paham SOP. Hal ini dapat memastikan setiap layanan dan prosedur operasional punya kualitas yang sama dengan franchisor dan seluruh franchisee lain. Amat penting bagi franchisee untuk mengetahui kualitas produk atau layanan yang konsisten yang diharapkan dari mereka.
Sedangkan quality assurance atau penjaminan kualitas adalah sebuah proses atau prosedur yang secara sistematis memantau berbagai aspek fasilitas hingga layanan, yang biasanya dilakukan dalam bentuk audit atau penilaian untuk mendeteksi, memperbaiki masalah pada bagian yang berada di luar standar yang ditetapkan.
Quality Assurance (QA) bisa dilakukan dengan dua cara yaitu terjadwal seperti audit per kuartal dan juga dilakukan secara mendadak seperti mystery shopper atau kunjungan mendadak. Proses ini penting dilakukan sebagai sebuah rangkaian, yang artinya harus dipastikan terlebih dulu sebuah franchise memiliki SOP yang baik dan telah menjalankan program pelatihan karyawan sebelum menjalankan proses QA.
Marketing Compliance Memastikan Semua Kegiatan Komunikasi Terjaga
Ketika Anda mewaralabakan sebuah bisnis, artinya bisnis Anda sudah tidak diragukan lagi telah berhasil, dimana ada reputasi yang harus Anda lindungi. Anda ingin setiap outlet mewujudkan visi dan merek Anda secara seragam.
Satu lagi tantangan utama dalam bisnis franchise adalah memberikan pengalaman yang konsisten. Sederhananya, franchise harus memberikan pengalaman merek yang konsisten di setiap lokasinya. Yang tidak begitu sederhana adalah memastikan bahwa setiap bagian dari operasi dilakukan dengan cara yang sama dan layanannya sebaik yang seharusnya di setiap lokasi.
Hal umum mengenai kegiatan komunikasi pada pelanggan yang biasa terjadi adalah template flyer atau caption dari postingan sosial media yang berbeda. Sangat penting pula untuk membuat standar merek dari warna hingga penempatannya di setiap media komunikasi. Campaign guidance dan marketing compliance membantu memastikan setiap franchise melakukan promosi lokal namun tetap dalam koridor yang sudah ditentukan.
Apa itu marketing compliance? Marketing compliance atau kepatuhan pemasaran adalah ketika franchisee menjalankan pesan, kampanye, dan penawaran yang konsisten dengan benar dalam aktivitas pemasaran mereka. Marketing compliance penting karena berdampak pada brand image Anda secara keseluruhan. Jika seluruh jaringan Anda disinkronkan dan meluncurkan promosi baru sesuai jadwal, ini akan menyampaikan kepada pelanggan Anda bahwa merek Anda stabil dan dapat dipercaya.
Untuk sebagian besar merek, franchisee biasanya gagal mematuhi marketing compliance karena salah satu dari dua alasan, yakni kesalahan dan kebingungan, atau fakta bahwa mereka benar-benar tidak ingin menyebarkan iklan merek dan lebih suka melakukannya sendiri. Meskipun kedua penyebab ketidakpatuhan itu membuat frustasi, keduanya dapat ditargetkan dengan solusi yang efektif.
Memiliki supply management yang Tangguh membuat semua potensi kebocoran kualitas dan revenue terjaga
Manajemen supply chain dalam franchise bisa dibilang merupakan jantung dari bisnis. Membangun supply chain dalam bisnis franchise pada intinya adalah, sebagai franchisor, Anda harus mengetahui kemana produk disalurkan, dan berapa banyak franchisee yang akan menerima produk yang selanjutnya untuk dijual.
Lalu bagaimana membuat dan membangun supply chain yang benar? Langkah pertama yang harus dilakukan yakni wajib menentukan kapasitas produksi dan melakukan estimasi terhadap wilayah yang akan disasar. Apabila misalnya kapasitas produksi secara estimasinya hanya cukup di Jawa Barat, maka jangan paksakan untuk melakukan ekspansi franchise ke wilayah lain.
Kedua, cek visi dan misi perusahaan, apakah akan go local atau internasional? Franchisor harus membuat membuat rencana pemasaran untuk mencapai tahap pengerjaan wilayah, termasuk merencanakan penambahan kapasitas produksi seiring dengan penambahan jumlah gerai.
Ketiga, persiapkan peta dan pembagian wilayah kerja bagi franchisee yang ada di wilayah yang dikembangkan, seperti yang dilakukan pada awal membuka usaha. Keempat, lakukan ekspansi atau pembukaan gerai di kota-kota yang sudah dipetakan, agar produk bisa didistribusikan dan dipasarkan dengan baik oleh para franchisee sesuai wilayah kerjanya.
Yang tak kalah penting, membuat buku besar bahan baku yang berisi seluruh SKU (Stock Keeping Unit) yang ada, mulai dari bahan mentah (raw material) hingga kemasan (packaging). Dengan demikian karyawan yang bersangkutan selalu bisa melihat jenis-jenis produk dan merek serta bagaimana cara mendapatkannya.
Buat proses detail dari mulai pengajuan order hingga penerimaan barang. Begitu pula saat melakukan pembelian pada toko atau vendor lokal atau tidak membeli dari franchisor. Bagi bisnis franchise, menjual bahan baku adalah pendapatan inti. Itu sebabnya wajib untuk memastikan penjualan maksimal yang berujung pada pendapatan maksimal.
Borong
Kini ada Borong Indonesia, platform rantai pasokan distribusi yang terpercaya dan terintegrasi, yang dapat menyederhanakan proses distribusi, berfokus kepada pelanggan, dan membantu bisnis untuk tumbuh secara eksponensial.
Borong merupakan sistem yang membantu membuat kompleksitas sistem supply chain franchise menjadi mudah namun tetap agile terhadap perkembangan yang terjadi. Beberapa kelebihan Borong Indonesia sebagai platform supply chain terintegrasi adalah:
- Memastikan seluruh katalog SKU wajib dan opsional selalu updated baik harga dan ketersediaannya, menyediakan kategori jenis persediaan, perencanaan dan forecasting persediaan, dan mengevaluasi stok opname secara real-time.
- Gunakan kolom Penjelasan Product untuk memberikan referensi detail cara menggunakan raw material seperti cara pengolahan dan resep serta kolom Spesifikasi untuk memastikan mereka bisa melihat standar kualitas yang diharuskan atas raw material tersebut, sehingga franchisee paham apakah raw material yang mereka terima sesuai dengan standar.
- Sentralisasi proses pembelian dengan melakukan onboard pada semua supplier yang tersebar dimana mana dalam satu ekosistem, sehingga franchisee mudah melakukan order dan franchisor tetap bisa memantau.
- Meminimalkan dispute dengan franchisee dengan digitalisasi semua proses supply chain dari katalog, order, PO, invoice, pembayaran hingga monitoring pengiriman
- Manfaatkan fitur Promotion dan Special Retailer untuk memberikan reward terbaik untuk franchisee kesayangan Anda.