Perhitungan biaya persediaan yang akurat menjadi elemen yang krusial dalam menjaga kesehatan finansial bisnis. Biaya persediaan tidak hanya mencakup harga barang itu sendiri, tetapi juga meliputi biaya penyimpanan, asuransi, serta potensi kerugian akibat barang yang kedaluwarsa atau rusak. Dengan perhitungan yang tepat, bisnis dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait pengadaan, harga jual, serta perencanaan anggaran.
Perlu dipahami bahwa kesalahan dalam perhitungan biaya persediaan dapat berdampak negatif yang signifikan pada bisnis. Misalnya, jika biaya persediaan dihitung lebih rendah dari seharusnya, maka perusahaan mungkin menghadapi masalah arus kas yang serius, karena harga jual mungkin tidak cukup untuk menutupi biaya yang sebenarnya.
Selain itu, kesalahan ini juga akan memengaruhi laporan keuangan, membuatnya tidak akurat, hingga berdampak pada keputusan strategis yang diambil oleh manajemen. Bahkan dalam jangka panjang, kesalahan semacam ini dapat merusak reputasi perusahaan dan mengurangi kepercayaan investor.
Kira-kira, apa saja kesalahan fatal dalam menghitung biaya persediaan, dan bagaimana tips untuk menghindari kesalahan itu? Temukan jawaban selengkapnya melalui ulasan di bawah ini.
Baca juga: 5 Strategi Optimalkan Inventory Cost, Stok di Gudang Aman!
Kesalahan Fatal dalam Menghitung Biaya Persediaan
Berikut ini adalah tujuh kesalahan fatal yang sering terjadi dalam menghitung biaya persediaan, yang wajib Anda perhatikan:
1. Tidak Melakukan Stock Opname secara Teratur
Stock opname adalah memeriksa dan mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan akuntansi. Proses ini penting untuk memastikan akurasi data persediaan, mengidentifikasi kesalahan, dan memperbaiki ketidaksesuaian.
Tanpa stock opname yang berkala, maka stok dapat menjadi tidak sesuai dengan catatan, sehingga akan menyebabkan kesulitan dalam melacak produk yang hilang atau rusak. Ketidaksesuaian ini juga bisa mengakibatkan kehilangan penjualan, kelebihan persediaan, atau bahkan masalah hukum jika produk yang tidak terdeteksi muncul saat audit.
2. Menggunakan Metode Penilaian Persediaan yang Tidak Tepat
Terdapat beberapa metode yang umum digunakan, seperti:
- FIFO (First-In, First-Out): Metode ini menganggap bahwa barang yang dibeli atau diproduksi pertama kali akan dijual atau digunakan pertama kali.
- LIFO (Last-In, First-Out): Metode ini beranggapan bahwa barang terbaru yang masuk adalah yang pertama kali dijual.
- Average Cost: Metode ini menghitung rata-rata biaya persediaan, yang lebih stabil di pasar fluktuatif.
Memilih metode penilaian yang tidak tepat akan memberikan dampak terhadap laporan keuangan secara signifikan, termasuk laba bersih dan pajak yang harus dibayar. Misalnya, menggunakan LIFO pada saat harga barang naik dapat menunjukkan keuntungan lebih kecil dibandingkan FIFO.
3. Tidak Memperhitungkan Biaya Penyimpanan
Semua biaya penyimpanan yang mencakup sewa gudang, utilitas, asuransi, dan biaya penanganan, berkontribusi pada total biaya persediaan. Biaya penyimpanan yang tinggi tentunya dapat menggerogoti margin keuntungan. Jika persediaan dibiarkan terlalu lama, maka biaya ini akan semakin membebani perusahaan.
Tips untuk mengoptimalkan biaya penyimpanan adalah mengevaluasi kebutuhan ruang penyimpanan dan kurangi persediaan berlebih. Selain itu, menggunakan metode just-in-time (JIT) juga bisa dilakukan untuk meminimalkan waktu penyimpanan.
4. Tidak Memperhitungkan Biaya Pemesanan
Biaya pemesanan yang meliputi biaya administrasi (pengolahan pesanan), biaya pengiriman, dan biaya inspeksi barang, berkontribusi pada total biaya persediaan. Mengabaikan biaya pemesanan dapat menyebabkan over-ordering atau under-ordering, yang keduanya juga akan meningkatkan biaya operasional.
Tips mengoptimalkan biaya pemesanan adalah menggunakan sistem pemesanan otomatis untuk mengurangi biaya administrasi. Selain itu, bisa juga menganalisis dan menggabungkan pesanan untuk mengurangi biaya pengiriman.
5. Mengabaikan Biaya Produk Rusak atau Kedaluwarsa
Mencatat dan memperhitungkan produk-produk yang rusak atau kedaluwarsa sangat penting untuk memahami total biaya persediaan dan dampaknya terhadap laba. Tips untuk meminimalkan produk rusak atau kedaluwarsa adalah mengimplementasikan sistem rotasi stok (FIFO) untuk mengurangi risiko kedaluwarsa. Selain itu, bisa juga melakukan penjualan promosi untuk produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa.
6. Tidak Menggunakan Software Akuntansi
Menggunakan software akuntansi akan membantu menghitung biaya persediaan secara otomatis dan akurat, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan memungkinkan analisis data yang lebih baik. Beberapa fitur penting dalam software akuntansi adalah pelacakan persediaan real-time, laporan biaya persediaan, dan integrasi dengan sistem lain, seperti POS dan ERP.
7. Tidak Melakukan Pemeriksaan Internal secara Berkala
Pemeriksaan internal secara rutin sangat penting untuk mengidentifikasi kesalahan, ketidaksesuaian, dan potensi kecurangan dalam pengelolaan persediaan. Tips untuk melakukan pemeriksaan internal yang efektif:
- Membuat jadwal pemeriksaan rutin untuk memastikan konsistensi.
- Melibatkan tim yang berbeda untuk menambah objektivitas dalam pemeriksaan.
- Menggunakan checklist untuk mempermudah proses pemeriksaan dan mendokumentasikan temuan.
Baca juga: Cara Menghitung BEP: Kunci Utama Pengelolaan Keuangan Bisnis
Tips Menghindari Kesalahan Perhitungan Biaya Persediaan
Beberapa tips untuk membantu Anda dalam menghindari kesalahan dalam perhitungan biaya persediaan adalah sebagai berikut:
1. Melakukan Stock Opname secara Teratur
Lakukan stock opname secara rutin untuk memastikan akurasi data persediaan. Proses ini akan membantu mendeteksi dan mengoreksi kesalahan, mengidentifikasi produk yang hilang atau rusak, serta memastikan bahwa catatan akuntansi selalu sesuai dengan stok fisik.
2. Memilih Metode Penilaian Persediaan yang Sesuai
Pilihlah metode penilaian persediaan yang paling sesuai dengan jenis bisnis dan karakteristik produk yang dijual. Misalnya, jika bisnis Anda menjual barang yang cepat kedaluwarsa, maka metode FIFO mungkin lebih tepat. Namun sebaliknya, untuk barang yang tidak mudah rusak, maka Anda bisa mempertimbangkan metode LIFO atau average cost.
3. Memperhitungkan Semua Jenis Biaya Terkait Persediaan
Pastikan untuk memperhitungkan semua biaya yang terkait dengan persediaan, termasuk biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya transportasi, serta biaya asuransi. Dengan memperhitungkan semua biaya ini, maka Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang total biaya persediaan.
4. Menggunakan Software Akuntansi yang Andal
Implementasikan software akuntansi yang memiliki fitur-fitur penting seperti pengelolaan persediaan yang baik. Software ini akan membantu otomatisasi proses perhitungan, pelacakan stok, serta penyusunan laporan, sehingga meminimalkan risiko kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.
5. Melakukan Pemeriksaan Internal secara Berkala
Jangan lupa untuk melakukan pemeriksaan internal secara berkala untuk menilai efektivitas pengelolaan persediaan. Pemeriksaan ini akan membantu mengidentifikasi kesalahan, kekurangan, atau potensi kecurangan dalam pengelolaan persediaan, serta memastikan bahwa prosedur yang ada diikuti dengan baik.
6. Melatih dan Mengawasi Staf yang Bertanggung Jawab
Tips terakhir, berikan pelatihan yang memadai kepada staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan persediaan. Pemahaman yang baik mengenai prosedur dan kebijakan terkait persediaan akan membantu mencegah kesalahan. Selain itu, melakukan pengawasan rutin juga penting untuk memastikan bahwa proses diikuti dengan benar dan untuk memberikan dukungan jika ada masalah.
Baca juga: Penting, Ini Cara Menghitung Persediaan Akhir pada Bisnis Anda
Selalu ingat bahwa menghitung biaya persediaan yang tepat adalah langkah penting dalam menjaga kesehatan finansial bisnis. Salah satu cara terbaik untuk mencapai akurasi ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi yang dirancang secara khusus untuk membantu pengelolaan inventaris.
Supaya lebih mudah, Anda juga bisa memanfaatkan platform seperti Borong Direct yang memiliki fitur-fitur yang komprehensif dalam mencatat biaya persediaan secara rinci, memantau pengeluaran, dan melakukan perhitungan biaya dengan lebih efisien. Software ini juga dapat memberikan analisis data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat terkait pengadaan dan harga jual.
Dengan menggunakan Borong Direct, Anda tidak hanya akan memastikan perhitungan biaya persediaan yang akurat, tetapi juga akan mengoptimalkan keseluruhan proses akuntansi dan manajemen inventaris.
Hal ini akan membantu Anda dalam menghindari kesalahan yang dapat berdampak buruk pada kesehatan finansial bisnis Anda. Jadi, jangan ragu untuk memanfaatkan teknologi seperti Borong Direct untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan persediaan!