Salah satu hal mendasar yang wajib dilakukan setiap perusahaan adalah proses pembukuan. Dalam lingkup yang luas, buku stok barang menjadi salah satu catatan penting yang akan memberikan gambaran tentang keseluruhan persediaan yang Anda miliki di dalam area gudang dan store perusahaan.
Lalu, apa yang dimaksud dengan buku stok barang?
Secara umum, buku stok barang dapat dipahami sebagai sebuah buku atau berkas yang mencatat seluruh data stok barang yang ada di gudang. Keberadaan buku ini dalam rangka pelaksanaan kegiatan stok barang untuk menghitung persediaan yang ada di gudang secara fisik, sehingga idealnya mendapatkan hasil yang benar-benar akurat.
Secara logis, data yang akurat dalam buku tersebut akan banyak membantu pengambilan keputusan bisnis penting. Misalnya saja untuk melihat sisa persediaan yang ada, menghitung reorder point dan safety stock, hingga pada penentuan HPP dan metode pengelolaan persediaan yang paling ideal.
Artikel ini secara ringkas akan mencoba menyampaikan beberapa tips untuk mengoptimalkan buku stok barang ini, dan menunjukkan manfaat dari optimasi tersebut. Maka mari cermati setidaknya 7 tips optimasi yang dapat dilakukan dalam penggunaan buku stok barang di bawah ini.
Baca juga: 5 Strategi Optimalkan Inventory Cost, Stok di Gudang Aman!
1. Pastikan Memilih Format yang Tepat
Format yang dimaksud mengacu pada bentuk buku stok barang yang akan digunakan. Pada konteks perusahaan skala kecil, buku dalam bentuk fisik masih dapat berfungsi optimal. Namun pada konteks perusahaan besar penggunaan model digital akan lebih direkomendasikan.
Buku stok bentuk digital memberikan kemudahan pencatatan, sebab eksekusi penghitungan dapat dilakukan beberapa orang secara langsung dengan menggunakan media terintegrasi. Artinya, setiap perhitungan akan dapat dikelola pada satu sistem yang sama, meningkatkan akurasi data yang didapatkan. Namun demikian, biaya investasi yang diperlukan tentu akan cukup besar.
Pada konteks buku manual atau fisik, penghitungan dapat dilakukan dengan pengawasan secara langsung. Kemampuan staf akan jadi senjata utama yang Anda miliki untuk menentukan akurasi data yang didapatkan.
2. Catat Informasi Lengkap dan Akurat
Sumber: wosunan via freepik.com
Dalam pencatatan, Anda wajib memastikan informasi penting terekam sepenuhnya dengan detail. Mulai dari nama barang, kode barang, satuan yang digunakan, tanggal barang masuk dan keluar, jumlah total, harga yang digunakan, hingga supplier yang mengirimkan barang tersebut.
Akurasi data ini akan sangat berguna dalam analisis bisnis berikutnya sehingga tidak ada keputusan yang diambil dengan dasar kurang solid. Setidaknya dengan data yang lengkap setiap analisis bisnis terkait persediaan benar-benar dapat disusun di atas informasi yang akurat dan dapat diandalkan.
Setelah selesai, lakukan pengecekan ulang dan validasi semua data yang tercatat dalam proses yang telah dilakukan tadi.
3. Terapkan Sistem Pencatatan Konsisten
Untuk memenuhi standar kriteria pencatatan yang baik, tidak hanya akurasi yang diutamakan tetapi juga konsistensi. Pencatatan persediaan yang ada wajib konsisten dari segi format penulisan, istilah, hingga metode pencatatan yang digunakan.
Misalnya, pencatatan setiap barang harus diurutkan dengan kode yang jelas. Pertama adalah jenis barang, kemudian brand barang, lalu ukuran barang, kemudian waktu pengiriman, dan berbagai informasi lain yang penting untuk proses pendataan.
Pencatatan akurat dan penerapan sistem yang konsisten pada setiap persediaan akan membantu menciptakan database yang berkualitas, sehingga fleksibel ketika digunakan untuk satu dan lain keperluan.
4. Melakukan Stock Opname Berkala
Sumber: tirachard via freepik.com
Stock opname merupakan kegiatan penghitungan secara fisik atas semua barang dan persediaan yang dimiliki di gudang. Hasilnya yang akan menjadi materi utama pencatatan di buku stok barang. Kegiatan ini kemudian harus dilakukan secara berkala.
Kegiatan penghitungan persediaan secara fisik akan menjadi verifikasi kesesuaian antara data fisik yang ada di gudang dengan data yang ada di buku stok barang atau dalam sistem pencatatan digital. Anda dapat mulai melakukan penjadwalan stock opname agar kegiatan ini dapat memberikan data secara konsisten dari waktu ke waktu.
Laporan data dengan jangka waktu yang serupa memberikan gambaran lebih baik pada dinamika persediaan yang dimiliki perusahaan Anda.
Baca juga: Mengapa Sistem Warehouse Penting untuk Efisiensi Operasional?
5. Manfaatkan Teknologi
Perkembangan teknologi secara langsung juga berdampak baik pada efisiensi kerja di berbagai sektor, termasuk urusan pergudangan. Teknologi manajemen stok barang misalnya, membantu proses pencatatan dan stock opname dengan keberadaan barcode yang dapat mempercepat proses ini.
Di sisi lain, Anda juga dapat memanfaatkan software pengelolaan persediaan yang terhubung dengan aplikasi mobile untuk melakukan pemesanan ulang, memberikan notifikasi pada staf di gudang atas perubahan yang terjadi, dan lain sebagainya.
6. Analisis Data Stok Barang secara Rutin
Sumber: Floropiaton Palm via freepik.com
Analisis pada data stok barang yang dimiliki bermanfaat secara langsung untuk dapat mengidentifikasi tren yang berkembang. Anda juga dapat memperoleh gambaran umum tentang dinamika permintaan dari pasar, dan potensi masalah yang mungkin muncul pada periode-periode tertentu.
Proses sini memang bukan hal yang mudah dan sederhana. Namun hasil dari analisis yang Anda lakukan melalui data dari buku stok barang akan banyak sekali membantu perusahaan melihat apa yang terjadi di lapangan secara lebih terang.
Beberapa metode analisis yang cukup populer digunakan adalah analisis ABC, perhitungan perputaran stok, hingga identifikasi barang yang sering kedaluwarsa sebelum sempat dijual. Pilih sesuai dengan kebutuhan, dan pastikan melakukan analisis ini dengan teliti.
7. Integrasikan dengan Sistem Lainnya
Sistem pencatatan pada buku stok barang akan sangat berguna ketika diintegrasikan dengan sistem lain di dalam bisnis. Data yang tercatat akan berperan besar dalam sistem pembelian, penjualan, hingga keuangan.
Anda dapat memperoleh jadwal yang lebih akurat untuk urusan restock, kemudian menerapkan manuver pemasaran tepat waktu untuk meningkatkan penjualan, hingga melakukan pencatatan lebih akurat pada semua dinamika bisnis terkait dengan pengelolaan dana perusahaan.
Integrasi sistem memungkinkan proses kerja berkesinambungan yang alami dan cenderung tanpa hambatan. Tentu, dengan catatan database yang dimiliki kuat dan sistem telah dibangun di atas pondasi yang kokoh.
5 Manfaat Optimasi Penggunaan Buku Stok Barang
Penerapan tips optimasi buku stok barang di atas idealnya akan membawa sedikitnya 5 manfaat untuk bisnis yang Anda kelola.
- Pertama, peningkatan akurasi data persediaan yang dimiliki bisnis.
- Kedua, mencegah kehabisan dan kelebihan stok yang berdampak buruk pada biaya gudang.
- Ketiga, mengurangi kerugian akibat kerusakan dan kedaluwarsa.
- Keempat, meningkatkan efisiensi operasional bisnis.
- Kelima, mendukung pengambilan keputusan bisnis yang jauh lebih baik dari waktu ke waktu.
Baca juga: Optimalkan Toko dengan Retail Shop Software, Simak Tipsnya!
Pada dasarnya, buku stok barang memiliki peran yang besar dalam upaya meningkatkan kinerja bisnis di sektor pergudangan. Efek yang dibawa akan menjalar ke berbagai divisi lain, dengan modal data persediaan yang akurat. Efisiensi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki dapat terus didorong, sehingga keuntungan perusahaan juga praktis akan meningkat.
Memahami betapa pentingnya peran buku stok barang ini, maka tak heran jika dorongan pemanfaatan software dengan sistem yang solid menjadi relevan. Borong Indonesia kemudian menawarkan salah satu produk andalannya, Borong Direct, yang dapat membantu Anda mengelola stok barang dengan cara yang lebih efisien dan optimal.
Borong Direct akan terhubung dengan platform penjualan yang Anda miliki, sehingga dapat memonitor jumlah persediaan secara langsung. Nantinya Anda dapat memanfaatkan hal ini untuk menetapkan titik pembelian ulang dan jumlah safety stock yang dimiliki bisnis, sehingga produk tidak pernah benar-benar habis dan menghambat pembelian yang dilakukan pelanggan.
Untuk mengajukan demo produk Borong Direct, Anda dapat langsung mengklik tautan terkait. Maksimalkan profit bisnis dan efisiensi kerja perusahaan bersama Borong Indonesia, dan dapatkan keuntungannya!