Istilah Business Management Software (BMS) tentunya sudah sering didengar oleh para pebisnis. Namun sayangnya, banyak yang masih belum sepenuhnya menyadari pentingnya menggunakan BMS ini dalam menjalankan bisnis mereka.
Business Management Software adalah sebuah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aspek operasionalnya. Memangnya, apa saja manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan software ini? Lantas, bagaimana cara memilih BMS yang tepat? Mari simak penjelasan selengkapnya di artikel ini sampai selesai.
Apa Itu Business Management Software?
Business Management Software (BMS) merupakan sekumpulan alat, aplikasi, atau perangkat lunak yang dirancang secara khusus untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek operasional bisnis mereka secara lebih efisien dan terkoordinasi. BMS ini biasanya mencakup berbagai modul yang mendukung fungsi-fungsi inti seperti manajemen proyek, sumber daya manusia, keuangan, inventaris, penjualan, dan pemasaran.
Kira-kira, apa manfaat dari penggunaan BMS ini?
Manfaat Business Management Software bagi bisnis ada banyak sekali. Mulai dari peningkatan efisiensi operasional, peningkatan akurasi dan pengambilan keputusan, penghematan biaya, kolaborasi yang lebih baik, skalabilitas bisnis, hingga peningkatan pengalaman pelanggan. Lebih dari itu, BMS bisa membantu perusahaan mengelola keuangan dengan lebih baik melalui pelacakan otomatis terhadap pengeluaran, pendapatan, faktur, dan laporan keuangan.
Di sisi lain, BMS sering kali memiliki fitur yang memudahkan perusahaan untuk mematuhi regulasi industri atau persyaratan hukum, seperti pelaporan pajak, pengelolaan audit, atau keamanan data. Hal ini tentunya akan membantu perusahaan mengurangi risiko denda dan masalah hukum.
Kemudian, BMS biasanya juga dilengkapi dengan alat analitik yang memungkinkan perusahaan menghasilkan laporan keuangan, performa proyek, produktivitas karyawan, atau metrik penjualan secara mendalam. Laporan ini akan memberikan insight yang berharga untuk strategi bisnis jangka panjang.
Baca juga: Distribution Management dalam Industri FMCG
Fitur-Fitur Penting yang Perlu Dipertimbangkan dalam BMS
Saat memilih Business Management Software, ada beberapa fitur penting yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat membantu bisnis Anda beroperasi secara lebih efisien dan produktif.
1. Manajemen Proyek dan Tugas
Fungsi utama dari fitur ini adalah mengelola dan memantau alur kerja, tugas, dan proyek dari awal hingga selesai. Fitur-fitur penting meliputi penjadwalan proyek, pelacakan tenggat waktu, pengelolaan sumber daya, pengalokasian tugas, dan integrasi dengan kalender. Dengan adanya fitur ini, Anda bisa memastikan setiap proyek diselesaikan tepat waktu dengan pembagian tugas yang jelas dan pelacakan kemajuan yang transparan.
2. Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Fungsi utamanya adalah mengelola arus kas, pembukuan, pelaporan keuangan, dan faktur. Fitur pentingnya meliputi pelacakan pendapatan dan pengeluaran, pengelolaan faktur, pembayaran, akuntansi otomatis, dan laporan keuangan yang terperinci. Fitur ini akan membantu menjaga kesehatan keuangan perusahaan dengan pemantauan yang mudah dan otomatisasi tugas-tugas keuangan.
3. Customer Relationship Management (CRM)
CRM berfungsi untuk mengelola hubungan pelanggan, penjualan, dan interaksi pelanggan. Fitur pentingnya meliputi pelacakan prospek, manajemen data pelanggan, riwayat interaksi, dan analitik pelanggan. Dengan fitur ini, Anda bisa meningkatkan hubungan dengan pelanggan melalui layanan yang lebih personal dan strategi penjualan yang lebih efektif.
4. Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM)
HRM berfungsi untuk mengelola karyawan, penggajian, dan pelatihan dengan fitur berupa pengelolaan data karyawan, pelacakan waktu kerja, penggajian otomatis, rekrutmen, dan evaluasi kinerja. Keuntungan dari fitur ini adalah memudahkan administrasi HR dan membantu manajer dalam mengelola tim secara lebih efisien.
5. Manajemen Inventaris
Ini sangat berguna untuk mengelola stok, pembelian, dan rantai pasok dengan fitur-fitur penting berupa pelacakan stok secara real-time, pengelolaan pesanan, pemantauan level stok minimum, dan otomatisasi restocking. Keuntungannya adalah mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta mengoptimalkan rantai pasokan.
6. Manajemen Penjualan dan Pemasaran
Fungsi utamanya adalah memantau dan mengelola strategi penjualan dan pemasaran untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis. Fitur-fitur pentingnya berupa pelacakan prospek penjualan, otomatisasi pemasaran, manajemen kampanye, analisis kinerja penjualan, dan integrasi dengan CRM. Keuntungan dari fitur ini adalah memaksimalkan peluang penjualan dengan pendekatan pemasaran yang lebih terarah dan efisien.
7. Pelaporan dan Analitik
Fitur ini akan memberikan laporan dan insight berbasis data untuk mendukung pengambilan keputusan. Fitur pentingnya yaitu laporan keuangan, analisis performa, pelacakan KPI (Key Performance Indicators), dan analitik bisnis berbasis data real-time. Keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari fitur ini adalah memudahkan pemimpin bisnis dalam mengambil keputusan strategis berdasarkan data dan tren yang diidentifikasi melalui laporan.
Selain beberapa fitur yang telah disebutkan di atas, beberapa fitur lainnya seperti manajemen dokumen dan penyimpanan data, optimasi proses, kolaborasi tim, hingga integrasi dengan software lain, juga perlu dipertimbangkan. Anda memang perlu menghubungkan BMS dengan perangkat lunak lain yang sudah digunakan oleh bisnis. Sehingga dapat memastikan aliran data yang lancar antara berbagai sistem, menghindari duplikasi data, dan memudahkan manajemen operasional.
Baca juga: 5 Alasan Order Management System Cocok Jadi Investasi Bisnis
Tips untuk Memilih Business Management Software
Memilih Business Management Software yang tepat sangatlah penting untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas bisnis. Selain memerhatikan fitur-fiturnya, berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam proses pemilihan BMS:
- Lakukan Riset Mendalam: Anda perlu membandingkan berbagai opsi BMS yang tersedia di pasaran. Kemudian, baca ulasan dari pengguna lain dan lihat demo produk.
- Libatkan Tim Anda: Mintalah masukan dari tim yang akan menggunakan BMS tersebut, dan pastikan BMS sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka.
- Pertimbangkan Dukungan dan Pelatihan: Pastikan penyedia BMS juga menawarkan dukungan teknis yang memadai dan pelatihan yang komprehensif.
- Uji Coba Gratis: Anda bisa memanfaatkan uji coba gratis untuk mencoba BMS sebelum membeli. Lalu, pastikan BMS yang Anda pilih mudah digunakan dan sesuai dengan alur kerja Anda.
Namun, jangan hanya memilih software berdasarkan harga paling murah. Sebab, harga yang lebih mahal biasanya menawarkan solusi komprehensif dan menghemat biaya jangka panjang.
Jadi, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan kualitas pelayanan, biaya lisensi, pelatihan, pemeliharaan, dan upgrade di masa depan.
Baca juga: Memilih Aplikasi Sales Lapangan yang Tepat untuk Bisnis Anda
Apa pun tantangan yang perlu dihadapi oleh bisnis Anda, Borong Indonesia menawarkan solusi yang tepat. Borong Direct mampu menyederhanakan berbagai macam kegiatan bisnis mulai dari mengelola rantai pasokan, mengontrol pasar, mempercepat pengadaan, dan melayani banyak mitra dalam satu sistem terintegrasi. Dengan demikian, Anda bisa lebih fokus pada pelanggan dalam memberikan pelayanan.
Tak perlu ragu, karena berbagai fitur yang dapat mempermudah kegiatan bisnis Anda, semua dioperasikan dalam satu ekosistem Borong. Segera hubungi tim Borong untuk mendapatkan kesempatan demo personalisasi secara gratis, sebagai langkah pertama menuju kemajuan bisnis yang optimal.