Bagi Anda yang menjalankan bisnis dengan produk berumur terbatas, menjaga kualitas dan menghindari produk kedaluwarsa adalah prioritas utama. Salah satu cara buat list stok barang untuk mengelola stok lebih mudah dan menjamin kualitas produk adalah dengan menggunakan sistem FIFO (First-In, First-Out) dan FEFO (First-Expired, First-Out). Kedua metode ini tidak hanya membantu mempertahankan kesegaran produk, tetapi juga memungkinkan bisnis Anda untuk berjalan lebih efisien dan minim risiko kerugian.
Pada artikel ini, kita akan membahas konsep FIFO dan FEFO, cara menerapkannya dalam daftar stok barang, serta bagaimana alat digital seperti Borong Indonesia dapat membantu Anda mengoptimalkan pengelolaan persediaan di gudang.
Mengenal Sistem FIFO dan FEFO
FIFO atau First-In, First-Out adalah sistem di mana barang yang pertama masuk gudang harus menjadi barang yang pertama dikeluarkan. Prinsip ini menjaga agar barang yang lebih lama tidak tertinggal di rak dan tetap terdistribusi tepat waktu. FIFO cocok untuk produk dengan masa simpan yang lebih panjang, seperti bahan makanan kering, produk elektronik, atau peralatan kantor.
Sementara itu, FEFO atau First-Expired, First-Out adalah sistem yang lebih mengutamakan tanggal kedaluwarsa. Produk dengan tanggal kedaluwarsa yang lebih dekat harus keluar terlebih dahulu. FEFO penting dalam industri makanan, minuman, farmasi, dan kosmetik yang mengutamakan kualitas dan keamanan. Dengan FEFO, produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa dapat lebih cepat terjual, meminimalkan risiko produk tidak layak konsumsi.
Mengapa FIFO dan FEFO Penting?
Dengan menerapkan FIFO dan FEFO, Anda bisa melakukannya dengan beberapa tindakan berikut:
- Mencegah produk kedaluwarsa: Barang yang mendekati tanggal kedaluwarsa akan segera terjual, sehingga risiko kerugian akibat barang kedaluwarsa dapat diminimalkan.
- Menjaga kualitas produk: Sistem ini menjamin barang yang lebih lama tidak tersisa dan tetap dalam kondisi baik saat digunakan atau dikonsumsi.
- Mengelola stok dengan lebih teratur: Anda akan lebih mudah melacak pergerakan barang dan mengetahui kapan perlu restock atau mengganti barang.
Baca juga: Panduan Membuat Sistem Stock Keeping Unit Efektif untuk Bisnis
Cara Buat List Stok Barang dengan Sistem FIFO dan FEFO
1. Identifikasi dan Klasifikasi Barang
Langkah pertama adalah mengidentifikasi barang yang Anda miliki berdasarkan masa simpan dan jenis produk. Misalnya produk yang cepat kedaluwarsa, seperti makanan segar atau obat-obatan, memerlukan perhatian khusus dengan sistem FEFO. Sedangkan produk dengan masa simpan panjang bisa menggunakan sistem FIFO. Klasifikasi barang sesuai karakteristik ini membantu Anda menerapkan strategi yang sesuai dan efektif untuk masing-masing produk.
2. Pencatatan Informasi Stok Barang
Setelah mengidentifikasi, pastikan untuk mencatat informasi stok barang dengan detail. Informasi penting yang harus tercantum meliputi:
- Nama barang
- Kode barang
- Tanggal masuk
- Tanggal kedaluwarsa
- Jumlah stok
- Lokasi penyimpanan
Anda bisa membuat tabel stok barang dengan kolom-kolom ini, baik secara manual atau dengan bantuan software, seperti Excel atau Google Sheets. Format tabel ini membantu Anda melihat data barang dengan mudah, sehingga Anda bisa segera mengambil tindakan pada barang yang hampir habis masa simpannya.
3. Penerapan Sistem FIFO dan FEFO
Cara menerapkan FIFO dan FEFO dalam gudang dapat dilakukan secara manual atau dengan bantuan alat digital:
- Penyimpanan fisik: Tempatkan barang dengan tanggal masuk lebih awal atau tanggal kedaluwarsa lebih dekat di bagian depan rak, sehingga lebih mudah dijangkau.
- Pengeluaran barang: Pastikan barang yang pertama masuk atau yang masa kedaluwarsanya paling dekat adalah barang yang dikeluarkan lebih dahulu.
- Penggunaan software: Dengan software manajemen stok, Anda dapat mengotomatiskan pencatatan, karena sistem akan memberi tahu barang mana yang seharusnya dikeluarkan terlebih dahulu.
4. Pemantauan dan Evaluasi Stok Barang
Stok barang sebaiknya dipantau secara berkala untuk memastikan akurasi data. Melakukan pengecekan stok fisik atau stock opname membantu Anda melihat apakah ada barang yang kedaluwarsa atau salah tempat. Evaluasi berkala terhadap penerapan sistem FIFO dan FEFO juga penting untuk menilai efektivitasnya dan memastikan kualitas tetap terjaga.
Jika Anda menemukan masalah, seperti penumpukan stok yang kedaluwarsa, pertimbangkan untuk melakukan penyesuaian dalam pengelolaan gudang atau menerapkan diskon untuk produk yang hampir kedaluwarsa.
Baca juga: Cegah Out of Stock: 4 Strategi Efektif Optimalkan Manajemen Stok
Tools dan Software yang Dapat Membantu Membuat List Stok Barang
Dalam mengelola stok, berbagai alat digital dapat membantu proses cara buat list stok barang, pemantauan, dan evaluasi berjalan lebih efisien.
- Microsoft Excel: Excel memungkinkan Anda untuk membuat list stok barang dengan format tabel dan formula yang bisa otomatis menandai barang mendekati masa kedaluwarsa.
- Google Sheets: Google Sheets adalah alternatif gratis dari Excel yang menawarkan aksesibilitas mudah. Dengan ini, Anda dan tim dapat memperbarui data stok secara real-time dari mana saja.
- Software Pengelolaan Stok: Software as a Service seperti Borong Indonesia menawarkan fitur canggih untuk manajemen stok. Dengan software ini, Anda bisa dengan mudah menerapkan sistem FIFO dan FEFO, serta memantau stok secara otomatis tanpa perlu mencatat manual.
Baca juga: Perbedaan Supplier dan Distributor, Dua Pihak Penting dalam Supply Chain
Pentingnya Borong Direct dalam Pengelolaan Stok Barang
Mengelola stok dengan sistem FIFO dan FEFO adalah langkah penting dalam menjaga kualitas produk dan meminimalkan kerugian. Sistem ini membantu Anda mencegah barang kedaluwarsa, menjaga produk tetap segar, dan mengelola stok dengan lebih teratur. Dari identifikasi dan klasifikasi barang, pencatatan informasi stok, hingga penggunaan software, setiap langkah berkontribusi dalam pengelolaan stok yang lebih efektif.
Sebagai platform B2B terkemuka, Borong Indonesia memiliki fitur yang membantu pelaku bisnis dalam mengelola stok barang dengan lebih efisien. Berbagai keunggulan yang menjadikan platform Borong sebagai solusi tepat untuk bisnis Anda:
- Pengelolaan stok secara real-time: Anda dapat memantau stok barang langsung melalui aplikasi, memastikan bahwa barang selalu terpantau dan dikelola dengan baik.
- Pemesanan ulang otomatis: Sistem akan memberi notifikasi ketika stok hampir habis, sehingga Anda bisa melakukan pemesanan tepat waktu dan menghindari kekosongan barang atau out of stock.
- Integrasi sistem yang mudah: Borong Direct bisa terhubung dengan berbagai sistem yang telah Anda gunakan, memudahkan pengelolaan dan pemantauan stok dari satu platform.
Dengan menggunakan Borong Direct, Anda dapat fokus pada pengembangan bisnis, sementara urusan pengelolaan stok ditangani dengan sistem yang andal dan otomatis. Borong Direct menyediakan semua fitur-fitur yang Anda butuhkan untuk memastikan pengelolaan stok berjalan lancar dan efisien, sehingga risiko kekurangan atau kelebihan stok di gudang bisa dicegah.
Dengan fitur seperti pemantauan stok real-time, pemesanan ulang otomatis, dan kemudahan integrasi, Anda dapat mengontrol stok di gudang serta fokus menjalankan bisnis dengan tenang. Hubungi tim kami dan coba demo personalisasi Borong Direct sekarang. Jadikan pengelolaan stok barang lebih mudah dan praktis!