Setiap bisnis selalu memerlukan sejumlah pasokan untuk kegiatan produksi dan operasionalnya. Pengadaan barang dan jasa ini menjadi salah satu kegiatan rutin yang dilakukan, dan berpengaruh besar pada efisiensi operasional perusahaan. E-procurement adalah sebuah konsep baru yang mengubah proses ini ke ranah digital dengan semua peluang yang terbuka lebar.
Namun sebelum membahasnya lebih lanjut, apakah perusahaan yang Anda miliki sekarang ini telah mengadaptasi proses pengadaan berbasis digital ini? Atau justru masih berpegang pada proses klasik yang selama ini digunakan dan dianggap tidak menimbulkan masalah?
Proses pengadaan memiliki tantangannya sendiri, terutama dalam model konvensional. Waktu yang lama, biaya tinggi, dan proses yang lambat adalah tantangan yang bisa diatasi dengan teknologi e-procurement yang lebih modern.
Untuk lebih jelasnya, mari simak artikel berikut ini karena akan membahas mengenai e-procurement secara detail, termasuk manfaat dan tantangannya.
Apa itu E-Procurement?
E-procurement atau electronic procurement merupakan proses pembelian, penjualan barang, perlengkapan, pekerjaan, atau jasa, dengan menggunakan website atau aplikasi tertentu. Proses ini juga disebut sistem pengadaan online, model kerjanya dirancang guna memusatkan dan melakukan automasi interaksi perusahaan dengan pelanggan atau vendor yang terlibat dalam proses tersebut.
Penggunaan basis website atau sistem dalam aplikasi memungkinkan peningkatan kecepatan dan efisiensi dalam proses pengadaan barang dan jasa ini. Adaptasinya telah menyeluruh dari sektor swasta hingga pemerintah, karena dianggap sebagai solusi dari masalah yang dihadapi pada proses manual.
Secara mendasar, perbedaan utama dari procurement dan e-procurement terletak pada basis operasional dan prosesnya. Procurement konvensional akan menggunakan media langsung untuk setiap proses yang dilakukan, sementara e-procurement akan mengandalkan sistem pada website atau aplikasi untuk memudahkan dan melancarkan proses yang terjadi.
Misalnya saja dalam pencarian vendor, model pengadaan konvensional akan mengharuskan perusahaan mencari secara manual atau menggunakan rilisan di media-media yang digunakan. E-procurement akan memiliki basis data tempat menyimpan kontak dan deskripsi vendor yang ada, sehingga Anda tinggal menghubungi vendor yang dianggap memenuhi kualifikasi dalam proyek yang diadakan.
Hal serupa berlaku pada urusan pendaftaran vendor, rapat pengadaan, dokumen pengadaan, proses pemesanan produk, administrasi secara umum, pembayaran, hingga pengiriman dan pelacakan pengiriman.
Jadi, e-procurement adalah sebuah konsep pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan secara elektronik, dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses yang berjalan.
Baca juga: 5 Tantangan Delivery Order di Industri E-Commerce & Solusinya
4 Manfaat E-procurement dalam Transformasi Digital Pengadaan
Karena penerapannya sudah dilakukan secara menyeluruh, jelas terdapat manfaat utama yang ditawarkan oleh sistem pengadaan elektronik ini. Setidaknya terdapat empat manfaat utama, mulai dari efisiensi, transparansi, peningkatan kualitas proses pengadaan, hingga penghematan biaya, yang penjelasannya dapat Anda cermati di bawah ini.
1. Efisiensi Proses
Pengadaan secara elektronik akan membantu bisnis mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan. Cukup banyak pos yang mengalami automasi, seperti misalnya pada pos pekerjaan yang berulang dan memakan banyak waktu.
Anda juga dapat meningkatkan akurasi dan mengurangi human error terkait proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan.
2. Transparansi
Visibilitas setiap proses akan dapat terlihat jelas pada dashboard sistem e-procurement yang digunakan sehingga akuntabilitasnya dapat dijaga di level ideal. Dengan demikian risiko terjadinya segala jenis penipuan, korupsi, dan persekutuan jahat dapat ditekan hingga titik minimal.
Di waktu yang sama, proses yang berjalan akan dapat dipantau dengan detail dan rinci sehingga memudahkan pelaporan yang akan dibuat di akhir pengadaan nanti.
3. Peningkatan Kualitas
Perusahaan akan memiliki akses yang lebih luas pada pemasok dan opsi produk yang diperlukan, sehingga kualitas akhir pengadaan dapat ditingkatkan seiring berjalannya waktu. Dengan sistem ini, perbandingan harga dan kualitas antara vendor atau supplier dapat dilihat dengan mudah.
Namun akan muncul persaingan yang lebih sehat antara supplier yang tersedia di pasar, sebab masing-masing juga akan mengetahui kelebihan dan benefit yang ditawarkan pada perusahaan yang memerlukan pengadaan barang dan jasa.
4. Penghematan Biaya
Biaya administrasi dan operasional yang muncul selama proses pengadaan tidak dapat dikatakan kecil. E-procurement adalah jawaban untuk penghematan di kedua pos ini, sebab banyak proses yang telah didigitalisasi dan berjalan lebih praktis.
Meski tidak secara langsung, namun optimasi manajemen inventaris juga akan terjadi sebagai efek dari semakin efektifnya proses yang berjalan.
Baca juga: 9 Strategi Supplier Relationship Management untuk Bisnis
Tantangan Implementasi E-procurement
Implementasi e-procurement juga menghadirkan tantangan yang harus dihadapi setiap pebisnis. Tantangan ini hadir sebagai konsekuensi pada ‘kemudahan’ yang ditawarkan, namun idealnya tidak akan berlangsung lama ketika Anda mengadaptasinya dengan baik.
- Tantangan pertama terletak pada adanya resistensi pada perubahan. Karyawan bisa saja enggan untuk mengadopsi teknologi baru, karena akan diperlukan waktu untuk belajar dan beradaptasi. Perusahaan juga perlu mengadakan pelatihan dan sosialisasi, yang tentu akan membutuhkan waktu dan biaya.
- Kedua, tantangan berasal dari isu keamanan data. Secara praktis karena e-procurement adalah sistem berbasis digital, maka beberapa pihak akan dapat mengakses data-data sensitif yang dimiliki perusahaan. Jelas diperlukan perlindungan data di tingkat lanjut agar tantangan ini tidak merugikan perusahaan.
- E-procurement berpotensi memberikan tantangan dalam implementasinya ketika benar-benar akan digunakan sebagai metode pengadaan. Agar dapat bekerja dengan baik, sistem e-procurement perlu diintegrasikan dengan sistem yang telah digunakan perusahaan. Akan muncul biaya investasi tambahan untuk urusan ini. Namun pada layanan yang solid, integrasi dapat dilakukan dengan cermat sehingga tidak banyak membuang waktu berharga Anda.
- Terakhir adalah tentang biaya implementasi yang tidak dapat dikatakan ekonomis. Sifatnya yang mendasar membuat biaya investasi yang diperlukan cukup besar. Pada akhirnya perusahaan akan mendapatkan ROI, tetapi tetap diperlukan perhitungan cermat agar ROI yang diperoleh sebanding dengan apa yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
Pemanfaatan Big Data dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Salah satu peluang terbesar yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis dalam penerapan e-procurement terletak pada keberadaan big data. Big data yang diperoleh dan muncul selama sistem ini digunakan dapat menjadi bahan analisis yang solid, sehingga keputusan yang diambil perusahaan akan semakin baik.
Misalnya saja dalam hal prediksi tren pasar yang terus berubah. Keberadaan riwayat pesanan dan transaksi pengadaan barang dan jasa dapat dianalisis secara mendetail untuk memperoleh nilai keseluruhan dari setiap proses yang dilakukan.
Perusahaan kemudian dapat memilih vendor yang menawarkan benefit terbesar untuk perusahaan guna menyusun kerjasama jangka panjang. Evaluasi yang terjadi juga semakin komprehensif, sebab data yang didapatkan benar-benar real-time serta sesuai dengan apa yang terjadi.
Baca Juga: Manajemen Rantai Pasok di Era Digital: Tantangan dan Peluang Transformasi
Sebenarnya di era kekinian, e-procurement adalah jawaban dari banyak tantangan modernisasi dan digitalisasi yang diperlukan oleh sebuah bisnis. Dengan penerapan sistem berbasis elektronik dan digital ini, proses pengadaan barang dan jasa akan semakin efektif, dan otomatis meningkatkan produktivitas bisnis secara umum sebab kualitas barang dan jasa dapat dipastikan, bersamaan dengan ketepatan waktu yang dijamin oleh vendor dan supplier.
Menjadi kunci dari transformasi digital pada sektor pengadaan barang dengan menawarkan peluang dan manfaat signifikan, sudah saatnya Anda menggunakan layanan yang tepat untuk turut mengikuti tren yang tengah berkembang demi menjaga relevansi bisnis. Untuk itu, Borong Indonesia menyajikan berbagai layanan yang dapat mengakomodir kebutuhan transformasi yang Anda perlukan, Borong Direct. Borong Direct sendiri akan memberikan pengalaman pemesanan online yang nyaman dan modern pada pelanggan B2B Anda. Pelanggan akan memiliki akses pada harga dan promosi khusus, katalog digital yang menarik, serta ketersediaan produk yang di-update secara real-time. Rasakan kemudahan pengelolaan stok dengan Borong Direct sekarang! Ajukan segera ajukan demo gratis sekarang juga dengan mengklik link berikut ini!