Terdapat satu hal yang menjadi benang merah dalam optimalnya pengelolaan toko ritel. Terlepas dari pelayanan dan kualitas serta harga produk bersaing, setiap ritel pasti akan memiliki pengelolaan stok barang yang cermat. Hal ini kemudian didukung dengan penggunaan format stok barang yang tepat, sehingga semua urusan berjalan lancar.
Pengelolaan stok menjadi bagian krusial dalam model bisnis ini karena praktis berkaitan dengan setiap aspek yang ada pada bisnisnya. Mulai dari menjaga ketersediaan produk, menjamin permintaan pelanggan terpenuhi, memaksimalkan potensi penjualan, hingga menekan pengeluaran yang tidak diperlukan karena pemborosan yang terjadi pada urusan gudang.
Format stok barang, dalam konteks ini, kemudian menjalankan peran yang besar dalam rangka memudahkan pencatatan, pemantauan persediaan, hingga pengendalian persediaan. Demikian penting data yang ada di dalamnya, sehingga wajib untuk Anda agar mengetahui benar apa informasi yang tercantum, jenis format stok barang yang dapat digunakan, hingga tips optimasi penggunaannya.
Baca juga: 5 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Laporan Sales
Informasi Penting dalam Format Stok Barang Toko Ritel
Format stok barang disusun sedemikian rupa agar dapat memudahkan proses pencatatan, pengelolaan, dan monitoring persediaan yang ada. Untuk itu, beberapa informasi penting disematkan pada catatan ini.
Setidaknya terdapat 8 informasi yang umumnya dimasukkan dalam format stok barang. Antara lain adalah sebagai berikut:
- Identitas barang secara detail dan rinci, termasuk di dalamnya kode barang, nama barang, kategori, brand, satuan, dan informasi detail lainnya.
- Stok awal dan stok akhir pada periode waktu tertentu. Informasi ini ditujukan agar perusahaan memahami perubahan stok dan pelacakan pergerakan barang dengan rinci.
- Barang masuk dan barang keluar yang terjadi dalam periode waktu tertentu juga turut dicatat dengan teliti. Beberapa informasi yang termasuk di dalamnya adalah tanggal, jumlah, sumber, dan tujuan barang.
- Harga pokok penjualan atau HPP dari barang yang ada di gudang. Informasi tentang HPP berguna untuk menghitung keuntungan dan memantau profitabilitas sesuai kategori produk.
- Harga jual yang tercatat dalam format stok barang berperan dalam pemantauan konsistensi harga dan menghitung pendapatan setiap periode waktu tertentu
- Lokasi penjualan, informasi ini berguna untuk mengetahui data-data penyimpanan barang yang ada di berbagai fasilitas gudang yang dimiliki perusahaan, sehingga memudahkan proses pencarian dan pengambilan barang
- Jumlah stok minimal dan maksimal akan berkaitan dengan efisiensi biaya gudang serta upaya memastikan agar produk selalu berada pada jumlah yang aman untuk menghadapi fluktuasi yang telah diramalkan sebelumnya
- Tanggal kedaluwarsa produk merupakan informasi penting pada produk (jika ada) yang dapat membantu Anda mengelola distribusi produk atau perlakuan yang diberikan secara spesifik sebelum produk tidak lagi dapat digunakan
Informasi penting ini idealnya terdapat dalam format stok barang yang Anda gunakan. Data apa pun yang diperlukan terkait dengan barang atau produk dapat diperoleh langsung, dan memudahkan pengelolaannya dalam aktivitas bisnis.
Baca juga: Optimalkan Toko dengan Retail Shop Software, Simak Tipsnya!
3 Jenis Format Stok Barang pada Toko Ritel
Pada praktik pengelolaan stok toko ritel, terdapat beberapa jenis format stok barang yang dapat digunakan. Ketiga jenis ini adalah format manual, format digital dengan spreadsheet, dan format digital dengan software pengelolaan persediaan.
Penjelasan mengenai masing-masing format tersebut adalah sebagai berikut.
1. Format Manual, Buku Stok Barang
Bentuk buku stok barang manual ini dapat memberikan beberapa keunggulan. Misalnya seperti kemudahan penggunaan dan operasional, serta biaya yang cenderung rendah dalam praktiknya. Namun demikian, model manual rentan pada faktor kesalahan manusia atau human error yang dapat menjadi masalah di kemudian hari.
2. Format Digital, Spreadsheet
Jenis kedua adalah dengan spreadsheet. Jenis ini mengandalkan fitur dari software seperti Microsoft Excel atau Google Sheets yang tersedia untuk dimaksimalkan dalam pengelolaan format stok barang.
Beberapa kelebihannya adalah kemudahan pengolahan data, otomatisasi perhitungan, dan tersedianya banyak formula untuk melakukan berbagai perhitungan. Namun demikian Anda memerlukan keterampilan penggunaan software terkait yang dapat diperoleh dari pelatihan tertentu.
3. Format dengan Software Pengelolaan Persediaan
Jenis ketiga ini menggunakan format yang diproduksi dengan software khusus pengelolaan persediaan. Keuntungan utamanya adalah akurasi data yang tinggi serta tersedianya fitur canggih yang mendukung proses pengelolaan data.
Namun demikian Anda memerlukan investasi dalam jumlah yang tidak kecil untuk membeli software atau lisensi dari perangkat lunak tersebut. Meski demikian perusahaan penyedia layanan juga umumnya akan menyertakan layanan pelatihan agar software dapat digunakan optimal.
Optimalkan Penggunaan Format Stok Barang dengan 4 Cara Berikut
Tersedianya berbagai jenis format stok barang tentu akan memberikan keleluasaan untuk Anda dalam memilihnya. Namun demikian agar dapat memberikan hasil optimal, keempat tips berikut ini dapat menjadi acuan dalam penerapan metode yang tepat.
- Pertama, pilih format yang tepat. Format atau jenis yang tepat akan memberikan efektivitas kerja yang baik pada proses pendataan dan pengolahan data persediaan, sehingga memberikan dukungan besar pada bisnis. Idealnya pada bisnis kecil dapat menggunakan jenis manual, kemudian seiring berjalannya waktu dapat berkembang ke jenis software pengelolaan persediaan.
- Kedua, konsistensi dalam pencatatan. Hal ini menjadi penting agar catatan persediaan yang Anda miliki tetap relevan meski telah berganti periode waktu. Konsistensi pada format pencatatan juga akan sangat memudahkan pencarian data, pengelolaan, dan analisis yang diperlukan dalam rangka pemanfaatan data yang tersedia.
- Ketiga, lakukan stock opname secara berkala. Menjadi kegiatan yang cukup memakan waktu tapi diperlukan, stock opname bertujuan untuk memverifikasi data yang ada di dalam sistem dengan persediaan riil di gudang. Lakukan secara berkala dengan format yang konsisten, maka Anda akan mendapatkan gambaran detail tentang dinamika persediaan yang Anda miliki.
- Keempat, manfaatkan teknologi pendukung yang ada. Integrasikan basis data yang Anda miliki dengan sistem pengelolaan informasi yang solid. Sistem seperti ini akan memberikan dukungan signifikan pada berbagai proses yang diperlukan terkait dengan data persediaan, sebab perubahannya berlangsung secara real-time dan aktual agar bisnis memiliki data terbaru setiap waktu.
Baca juga: 9 Strategi Toko Retail untuk Bersaing di Era Digital
Pada dasarnya, fungsi utama dari format stok barang adalah untuk memudahkan bisnis melihat persediaan yang dimiliki di setiap fasilitas gudang yang ada. Detail terkait persediaan dapat dicermati pada setiap berkas yang tersedia, sehingga keputusan penting dapat diambil dengan basis data aktual yang akurat.
Proses pengelolaan data ini tidak dapat dikatakan mudah, dan dapat menjadi pekerjaan yang cukup kompleks. Namun dengan adanya sistem informasi yang terpadu, bisnis dapat memperoleh data akurat yang andal setiap waktu.
Borong Indonesia memahami benar kebutuhan bisnis ritel pada keberadaan format stok barang yang dapat diandalkan. Ini mengapa kemudian Borong Indonesia menawarkan Borong Direct, salah satu produk andalan yang dapat digunakan untuk membantu bisnis ritel Anda.
Dengan kemampuan mengintegrasikan beberapa area gudang dalam satu sistem yang terpadu, Anda dapat memiliki kontrol penuh pada persediaan yang ada. Berkas format stok barang dapat diperoleh dalam bentuk yang mudah dipahami dan diolah, sehingga tidak ada keputusan penting terkait stok yang terlambat diambil. Turut disediakan platform jual-beli online untuk pelanggan B2B yang Anda miliki, Borong Direct dapat dicoba sekarang juga melalui pengajuan demo produk untuk bisnis Anda.