Mengetahui secara pasti jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan Anda merupakan hal mendasar yang diperlukan. Ini mengapa keberadaan jurnal penyesuaian barang dagang menjadi hal yang penting, dalam rangka mengetahui secara akurat perubahan persediaan yang terjadi pada perusahaan.
Secara singkat, jurnal penyesuaian barang dagang merupakan sebuah catatan atau kegiatan akuntansi yang berguna dalam menetapkan pencatatan saldo akun baru di dalam buku besar pada akhir periode. Pada konteks ini, transaksi yang masuk dalam pencatatan adalah peningkatan atau penurunan inventaris perusahaan yang terjadi karena kegiatan penjualan, pencurian, produk rusak, kehilangan, atau kesalahan lain.
Pencatatan yang dilakukan menjadi penting karena akan berpengaruh pada laporan keuangan yang akurat dan sesuai dengan realita perusahaan. Jika proses pencatatan tidak dilakukan dengan disiplin, maka jurnal penyesuaian barang dagang yang dihasilkan dapat memuat banyak kesalahan, dan menjadi masalah di kemudian hari. Dampaknya dalam jangka panjang akan merugikan bisnis karena memengaruhi proses pengambilan keputusan.
Baca juga: Metode FIFO, Metode LIFO, dan Metode Average, Mana Paling Cocok?
5 Kesalahan Jurnal Penyesuaian Barang Dagang dan Cara Menghindarinya
Sumber: westock via freepik.com
Pada proses pembuatan jurnal ini, muncul beberapa kesalahan mendasar yang sering dilakukan. Kesalahan ini akan membawa konsekuensi yang cukup terlihat pada bisnis, sehingga sebaiknya dipahami agar dapat dihindari. Berikut ini 5 kesalahan umum yang sering terjadi dan harus Anda pahami:
1. Kesalahan Penghitungan Fisik
Kesalahan ini dapat terjadi ketika penghitungan fisik dilakukan secara tidak terstruktur dan hanya mengandalkan tenaga manusia semata. Kemungkinan terjadinya human error dapat meningkat jika tanpa adanya bantuan sistem penghitungan yang modern dan memiliki standar jelas.
Untuk menghindari terjadinya kesalahan ini, Anda dapat melakukan penghitungan fisik secara periodik dan terencana. Gunakan teknologi yang dapat membantu seperti barcode atau RFID, untuk meningkatkan akurasi prosesnya.
Selain itu berikan pelatihan pada staf yang bertugas sehingga memahami benar prosedur penghitungan persediaan. Untuk menyikapi barang rusak atau usang, tetapkan standar yang jelas dan lakukan pemisahan dengan barang lainnya.
2. Kesalahan Pencatatan
Untuk poin kedua adalah kesalahan dalam pencatatan. Kesalahan ini dapat terjadi karena input data yang tidak tepat, kurangnya dokumentasi selama proses, hingga sistem pencatatan yang kurang solid dan tidak terintegrasi dengan baik.
Agar kesalahan ini dapat dihindari, Anda dapat memanfaatkan software akuntansi yang handal dan memastikan semua transaksi didukung oleh dokumentasi yang valid. Hal ini digunakan untuk pengecekan silang, sehingga tidak ada barang yang salah dalam pencatatan.
Lakukan rekonsiliasi berkala antara catatan fisik dan catatan akuntansi yang ada pada sistem, dan implementasikan pengendalian internal yang ketat.
3. Kesalahan Penentuan HPP
Harga pokok penjualan menjadi salah satu poin yang memicu terjadinya kesalahan. Pada proses penentuan harga pokok penjualan (HPP), kesalahan sering terjadi karena diakibatkan oleh penggunaan metode penilaian persediaan yang tidak konsisten, serta salah menghitung biaya terkait.
Dalam upaya mencegah terjadinya kesalahan fundamental ini, pastikan memilih metode penilaian persediaan yang sesuai dengan jenis bisnis dan konsisten dalam penggunaannya. Anda juga harus memastikan setiap biaya-biaya yang terkait dengan persediaan dicatat dengan benar, sehingga penghitungan HPP dapat dilakukan secara akurat.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Persediaan Barang Dagang untuk UMKM
4. Kesalahan Mengakui Kerugian Persediaan
Kesalahan ini muncul ketika Anda tidak mencatat penurunan nilai persediaan akibat kerusakan, kusangan, atau perubahan yang terjadi pada harga pasar. Untuk itu, pencatatan yang detail wajib dilakukan secara rutin.
Penilaian persediaan secara berkala untuk mengidentifikasi barang yang mengalami penurunan value idealnya dilakukan secara rutin, sehingga dapat dilihat kondisi riil persediaan yang ada. Lakukan pencatatan kerugian persediaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku, untuk mendapatkan data yang solid dan akurat.
5. Kesalahan Pencatatan Retur dan Potongan Pembelian
Salah satu kesalahan yang paling sering muncul dalam pembuatan jurnal penyesuaian persediaan barang dagang adalah dalam pencatatan retur dan potongan pembelian. Hal ini disebabkan karena retur dan potongan pembelian tidak dicatat dengan benar atau mencatat di periode yang salah.
Untuk menghindari kesalahan kelima ini, Anda dapat memastikan semua retur dan potongan pembelian didokumentasikan dengan baik sehingga terdapat data jelas terkait hal ini. Catat transaksi tersebut di periode yang sesuai tanpa ada penundaan, agar semua data tetap aktual ketika kapanpun diperiksa.
Tips Menyusun Jurnal Penyesuaian Barang Dagang
Sumber: our-team via freepik.com
Setelah memahami kelima kesalahan yang paling sering terjadi dalam proses pembuatan jurnal penyesuaian barang di atas, kini Anda memiliki insight berguna untuk menghindarinya. Anda dapat menambahkan empat tips dan trik di bagian ini untuk meningkatkan akurasi jurnal tersebut dan kualitas pencatatannya. Peningkatan ini ditujukan agar jurnal dapat berfungsi ideal untuk proses pencatatan keuangan secara umum.
Pertama, lakukan pemisahan tugas. Pastikan tugas-tugas yang ada dalam proses pencatatan tersebut dilakukan oleh orang yang berbeda untuk mengurangi risiko kecurangan. Tugas yang dimaksud antara lain adalah pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan penjualan.
Kedua, lakukan rekonsiliasi berkala. Rekonsiliasi rutin antara catatan fisik dengan catatan akuntansi yang Anda miliki di dalam sistem perlu dilakukan secara rutin sehingga mudah untuk menemukan selisih atau perbedaan yang ada pada kedua catatan tersebut. Idealnya, kedua catatan ini memiliki jumlah yang sama atau perbedaan dalam batas toleransi tertentu.
Ketiga, lakukan pelatihan dan pengembangan staf. Setiap staf yang terlibat dalam pengelolaan persediaan wajib memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai sesuai dengan tugasnya. Berikan pelatihan dan pengembangan skill pada staf yang bersangkutan untuk meningkatkan kualitas output pekerjaan yang dilakukan.
Keempat, gunakan teknologi yang tepat. Teknologi yang digunakan tidak harus mahal, asalkan tepat dan sesuai kebutuhan perusahaan. Manfaatkan teknologi seperti software akuntansi, barcode, atau RFID untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan persediaan.
Baca juga: Warehouse Management System Bantu Optimalkan Pergudangan
Kesimpulan
Pada dasarnya proses pembuatan jurnal penyesuaian persediaan barang dagang hanya harus dilakukan dengan cermat dan disiplin. Untuk memperoleh hasil optimal, proses ini wajib dilakukan dengan benar di setiap tahapannya oleh staf yang bertugas di divisinya masing-masing.
Untuk mendukung seluruh proses bisnis yang dijalankan, termasuk jurnal penyesuaian persediaan barang dagang, Anda dapat memanfaatkan layanan yang disediakan oleh Borong Indonesia. Salah satu layanan andalan yang ditawarkan adalah Borong Direct.
Layanan ini menyediakan platform multiguna yang dapat digunakan sebagai e-commerce, sistem manajemen distribusi yang dapat terintegrasi dengan web POS, dan membantu proses pencatatan stok setiap ada perubahan akibat penjualan atau pembelian. Untuk mendapatkan gambaran secara nyata, Anda dapat mengajukan jadwal demo produk Borong Direct sekarang juga dengan klik tautan terkait tersebut. Maksimalkan proses bisnis yang berjalan bersama Borong Indonesia, dan capai target lebih tinggi dalam waktu yang tersedia!