Setiap aspek dalam bisnis memiliki perannya masing-masing, termasuk pengelolaan stok barang. Laporan stok yang jelas, akurat, dan disusun secara efisien bukan hanya sekadar dokumen pelengkap—tetapi menjadi fondasi penting yang mendukung kelancaran operasional bisnis secara keseluruhan.
Mengapa penting? Karena laporan stok yang baik akan membawa berbagai manfaat yang signifikan bagi perkembangan bisnis Anda. Mulai dari perencanaan yang lebih tepat, efisiensi biaya penyimpanan, hingga mencegah kerugian.
Pahami lebih lanjut mengenai pentingnya laporan stok barang bagi bisnis Anda dalam artikel ini. Kami akan mengulas tantangan-tantangan umum yang kerap dihadapi dalam penyusunan laporan stok barang, serta solusi praktis untuk membantu Anda mengoptimalkan pengelolaan stok menjadi lebih efektif.
Baca juga: Pembukuan Stok Barang: Kunci Pengelolaan Stok yang Efisien dan Akurat untuk Bisnis
Pentingnya Laporan Stok Barang yang Akurat
Sumber: zasabe via freepik.com
Secara singkat, peran laporan stok barang yang akurat antara lain adalah sebagai berikut:
- Membantu pengaturan gudang dan inventaris.
- Meningkatkan efisiensi stok barang.
- Membantu bisnis menjadi lebih efisien dan produktif.
- Menghemat waktu dan pengeluaran pengelolaan gudang.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan.
Ketika tidak dikelola dengan baik masalah akan muncul dari peran yang seharusnya dijalankan di atas. Tentu saja, perusahaan memiliki banyak urusan penting lain yang memerlukan waktu dan tenaga untuk diselesaikan, sehingga penyusunan akurat pada laporan stok ini akan membantu mengurangi risiko terjadinya masalah tersebut.
6 Tantangan Umum dalam Menyusun Laporan Stok
Sumber: DC Studio via freepik.com
Dalam penyusunan laporan yang akurat, tantangan umum yang sering muncul adalah human error, proses manual yang memakan waktu, sistem yang terfragmentasi, perubahan permintaan yang di luar dugaan, masalah pada supply chain, hingga pencurian atau penyusutan yang membuat jumlah barang berkurang tanpa terdata. Berikut penjelasan lebih lengkapnya.
1. Human Error
Tantangan ini hadir dari faktor manusia yang terkadang melakukan kesalahan. Kesalahan yang dilakukan juga tidak terlampau jauh dari kemampuan dasar staf yang Anda miliki. Misalnya, kesalahan input data, penghitungan manual yang tidak akurat, hingga kesalahan teknis lain yang disebabkan oleh faktor lupa, tidak cermat, atau keteledoran.
2. Proses Penyusunan Manual
Tantangan berikutnya adalah masih menggunakan cara manual dalam menyusun laporan stok barang. Ini termasuk dalam penghitungan, pencatatan, atau input data ke dalam sistem. Kurangnya otomatisasi memicu terjadinya inefisiensi dan kesalahan dalam proses penyusunan laporan stok barang, sehingga menjadi salah satu faktor penyebab munculnya masalah di kemudian hari.
3. Sistem yang Terfragmentasi
Tantangan ketiga hadir dari sistem yang terfragmentasi. Data stok barang yang tersebar di berbagai sistem berbeda akan cukup menyulitkan proses konsolidasi dan penyusunan laporan, sehingga lebih banyak waktu yang akan diperlukan. Tentu, hal ini juga masih ditambah dengan risiko data di masing-masing sistem yang tidak akurat, yang akan menambah pekerjaan pada proses penyusunan materi laporan.
4. Perubahan Permintaan Mendadak
Meski perkiraan pada dinamika permintaan telah disusun, masih ada risiko terjadi lonjakan atau penurunan permintaan yang terjadi mendadak. Fluktuasi pasar ini memang menjadi tantangan setiap bisnis, namun dapat disikapi dengan strategi yang tepat agar dampak negatifnya dapat dicegah agar tidak meluas.
5. Masalah pada Supply Chain
Tantangan berikutnya adalah munculnya masalah pada supply chain. Masalah yang muncul sebenarnya tidak terlalu rumit, misalnya keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau adanya kendala pada moda transportasi yang digunakan. Namun, hal ini akan menjadi salah satu sumber masalah yang membuat penyusunan laporan stok barang menjadi terhambat, karena data aktual akan sulit didapatkan.
6. Pencurian dan Penyusutan
Terakhir adalah risiko terjadinya pencurian, penyusutan, atau perubahan jumlah stok barang yang tidak tercatat. Pengurangan jumlah stok barang yang tidak tercatat ini akan mengacaukan perhitungan jumlah total barang, dan aliran uang yang seharusnya muncul dari pengurangan stok tersebut.
Baca juga: Warehouse Management System Bantu Optimalkan Pergudang
Strategi Meningkatkan Akurasi Laporan Stok Barang
Sumber: freepik via freepik.com
Setelah mampu mengidentifikasi masalah umum dalam proses penyusunan laporan stok barang, Anda idealnya memiliki strategi yang tepat agar masalah tersebut tidak menjadi hal yang berarti.
Penjelasan mengenai beberapa strategi di bawah ini dilakukan secara singkat, sebab nantinya akan menyesuaikan dengan operasional dan value dari bisnis yang Anda miliki.
Secara umum, beberapa strategi yang dapat digunakan adalah sebagai berikut.
1. Implementasi sistem manajemen stok
Penggunaan sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis akan membuat proses integrasi data lebih baik. Sistem manajemen stok dapat membantu Anda memperoleh pencatatan akurat setiap saat, sehingga penyusunan laporan akan lebih efisien.
2. Otomatisasi proses pencatatan
Dengan proses yang terotomatisasi, maka human error akan dapat dikurangi dan efisiensi dapat ditingkatkan.
3. Integrasi sistem yang digunakan
Pastikan semua sistem yang terkait dengan proses manajemen stok seperti penjualan, pembelian, dan sistem pergudangan, terhubung sehingga data yang dimiliki menjadi real-time dan aktual.
4. Melakukan forecasting dengan akurat
Pemanfaatan data historis yang Anda miliki akan berperan besar dalam analisis dan forecasting permintaan pasar. Setidaknya, Anda memiliki margin yang jelas pada dinamika pasar sehingga peningkatan permintaan tetap dapat ter-cover dengan baik.
5. Audit stok secara rutin
Proses ini akan sangat membantu agar stok barang riil dan data yang ada di sistem selalu sama. Secara langsung, audit stok secara rutin akan menjadi proses verifikasi yang akurat.
6. Pelatihan staf yang bertugas
Pastikan karyawan yang Anda miliki memahami pentingnya akurasi data laporan stok barang dan cara menggunakan sistem yang ada di perusahaan dengan benar, sehingga fitur pada sistem dimanfaatkan dengan baik.
7. Kolaborasi dengan supplier
Hubungan yang baik dengan supplier akan membantu Anda untuk memastikan kelancaran rantai pasok yang dimiliki. Jika muncul masalah, maka hal ini dapat segera dilaporkan dan mendapatkan respon yang cepat agar tidak menjadi masalah yang lebih besar.
8. Pengendalian keamanan
Pastikan untuk menerapkan langkah keamanan guna mencegah pencurian dan penyusutan. Pembatasan akses, pemasangan CCTV, hingga pemasangan infrastruktur yang tepat pada gudang dapat membantu hal ini.
4 Tips Meningkatkan Efisiensi Pelaporan Stok Barang
Sumber: pressfoto via freepik.com
Bagian keempat dalam artikel ini akan membahas tentang tips berguna yang dapat Anda terapkan guna meningkatkan efisiensi laporan stok barang. Meski bersifat mendasar, tetapi jika diterapkan dengan benar, Anda akan merasakan manfaat yang signifikan pada efisiensi laporan stok barang yang diperlukan.
- Pertama, gunakan teknologi barcode atau RFID. Pemanfaatan teknologi ini dapat mempercepat proses perhitungan sekaligus pelacakan stok barang yang Anda miliki.
- Kedua, lakukan analisis data. Data yang terkumpul dari berbagai titik wajib dimanfaatkan untuk proses analisis dan mengidentifikasi area kerja yang perlu ditingkatkan.
- Ketiga, lakukan delegasi tugas. Setiap staf wajib memiliki tanggung jawab dan area kerja yang jelas. Dengan demikian mereka dapat bekerja dengan fokus untuk memaksimalkan hasil dari pos kerja secara individu, dan berujung pada peningkatan kualitas kerja secara umum.
- Keempat, pastikan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif wajib dilakukan dalam konteks internal dan eksternal. Setiap pihak yang berkepentingan wajib memiliki akses ke informasi dan data yang sama, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara optimal menggunakan data serupa.
Baca juga: Kartu Stok Barang: Kunci Pengelolaan Stok yang Efisien untuk Bisnis Anda
Kesimpulan
Mengingat laporan stok barang memiliki peran penting dalam bisnis, maka wajib untuk memastikan laporan ini disusun dengan akurat. Data dari laporan ini akan bermanfaat bagi banyak pos pekerjaan, sehingga apa yang dimiliki perusahaan dapat dimaksimalkan untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
Penerapan strategi dan empat tips di atas juga sangat dianjurkan dengan menyesuaikan pada proses kerja bisnis yang Anda miliki. Dengan demikian hasil laporan yang muncul semakin solid, dan proses penyusunannya semakin efisien. Efisiensi penyusunan laporan dapat menunjukkan bahwa bisnis Anda bekerja dengan optimal sesuai dengan jalur yang Anda inginkan.
Karena optimasi penyusunan laporan stok barang menjadi hal yang berkelanjutan dan membawa dampak jangka panjang, maka hal ini wajib dilakukan. Selain itu, Anda juga dapat memperoleh dukungan penuh dari sistem yang solid, seperti yang ditawarkan oleh Borong Indonesia melalui Borong Direct.
Sistem ini memungkinkan Anda menyediakan pengalaman pemesanan online yang nyaman dan modern pada pelanggan B2B yang Anda miliki. Borong Direct dapat diintegrasikan dengan mudah pada sistem perusahaan, sehingga transaksi yang terjadi dicatat rinci untuk menjadi bahan penyusunan laporan keuangan.
Sistem yang praktis dan menawarkan banyak fitur ini dapat Anda coba sekarang dengan mengajukan jadwal demo pada tim kami. Semoga bermanfaat, dan tingkatkan performa bisnis Anda bersama Borong Indonesia!