Tantangan Umum dalam Manajemen Inventory dan Cara Mengatasinya

Manajemen inventory yang efektif sangat penting bagi kesuksesan bisnis. Kenapa dikatakan demikian? Alasan utamanya adalah manajemen inventory memiliki dampak besar pada operasional, keuangan, dan kemampuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan. 

Manajemen inventory yang baik tentunya akan membantu bisnis menyimpan jumlah barang yang tepat, sehingga dapat mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan seperti biaya ruang gudang, keamanan, dan asuransi. Pada bisnis manufaktur misalnya, manajemen inventory yang baik memastikan bahan baku selalu tersedia tepat waktu untuk produksi, sehingga menghindari gangguan atau penundaan dalam proses produksi. 

Namun sayangnya, manajemen inventory sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan yang dapat memengaruhi efisiensi operasional dan keuangan perusahaan. Mari ketahui apa saja tantangan umum dalam manajemen inventory, dan bagaimana cara tepat untuk mengatasinya.

Tantangan Umum dalam Manajemen Inventory dan Solusinya

Tantangan-tantangan umum dalam manajemen inventory bisa beragam dan berdampak besar pada operasi bisnis, keuangan, serta kepuasan pelanggan. Berikut ini adalah beberapa tantangan utama yang dihadapi dalam manajemen inventory, yang perlu Anda perhatikan:

1. Ketidakpastian Permintaan

• Tantangan: Sulit dalam memprediksi permintaan pasar yang sering fluktuatif dan tidak pasti. Hal ini bisa menyebabkan kekurangan stok (stockout) atau kelebihan stok (overstock), yang kemudian akan berdampak negatif pada penjualan dan biaya penyimpanan.
• Solusi: Penggunaan data historis, tren pasar, dan teknologi forecasting untuk memprediksi permintaan dengan lebih akurat, serta menerapkan fleksibilitas dalam rantai pasokan.

2. Pengelolaan Barang yang Mudah Rusak

• Tantangan: Produk-produk yang memiliki umur simpan pendek, seperti makanan dan obat-obatan, memerlukan penanganan khusus untuk mencegah kerusakan atau kedaluwarsa sebelum terjual.
• Solusi: Sistem First In, First Out (FIFO) bisa diterapkan untuk memastikan produk yang lebih lama dijual terlebih dahulu dan memantau tanggal kadaluarsa secara ketat.

3. Overstocking dan Understocking

• Tantangan: Overstocking bisa menyebabkan biaya penyimpanan meningkat dan modal terikat. Sedangkan understocking bisa menyebabkan kehilangan penjualan dan ketidakpuasan pelanggan.
• Solusi: Sistem Just-in-Time (JIT) atau metode Economic Order Quantity (EOQ) bisa dipilih untuk menjaga keseimbangan antara tingkat stok yang optimal dan ketersediaan barang.

4. Gangguan Rantai Pasokan

• Tantangan: Gangguan seperti keterlambatan pengiriman dari pemasok, cuaca ekstrem, atau masalah logistik bisa menyebabkan masalah dalam pengadaan stok tepat waktu.
• Solusi: Membangun hubungan yang kuat dengan beberapa pemasok, serta menerapkan sistem backup inventory untuk mengatasi gangguan sementara dalam rantai pasokan.

5. Kesalahan dalam Pencatatan Stok

• Tantangan: Kesalahan dalam pencatatan, seperti perbedaan antara stok fisik dan yang tercatat dalam sistem, akan menyebabkan ketidakakuratan data yang berujung pada pengambilan keputusan yang salah.
• Solusi: Teknologi otomatisasi seperti barcode, Radio Frequency Identification (RFID), atau sistem manajemen gudang (WMS) bisa digunakan untuk meminimalkan kesalahan pencatatan stok.

6. Biaya Penyimpanan yang Tinggi

• Tantangan: Biaya yang terkait dengan ruang gudang, tenaga kerja, asuransi, hingga perawatan barang bisa menjadi tinggi jika inventory tidak dikelola dengan baik.
• Solusi: Penggunaan ruang penyimpanan harus dioptimalkan, mengurangi stok berlebih, dan memanfaatkan solusi teknologi seperti WMS untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan.

Baca juga: Apa itu WMS dan Mengapa Penting untuk Efisiensi Bisnis Anda?

7. Barang Usang atau Tidak Laku

• Tantangan: Barang-barang yang bergerak lambat atau tidak laku dapat menumpuk di gudang, bisa menyita ruang dan mengikat modal tanpa menghasilkan keuntungan.
• Solusi: Penggunaan analisis data untuk mengidentifikasi barang yang tidak laku, kemudian mengambil tindakan seperti promosi diskon atau bundle untuk mengurangi stok barang tersebut.

8. Manajemen Stok di Berbagai Lokasi

• Tantangan: Bisnis yang memiliki banyak gudang atau toko di berbagai lokasi bisa mengalami kesulitan dalam mengelola stok secara terpusat, sehingga menyebabkan ketidakseimbangan stok antara lokasi.
• Solusi: Menggunakan sistem manajemen inventory berbasis cloud akan memungkinkan pemantauan dan pengelolaan stok secara real-time di seluruh lokasi.

9. Fluktuasi Harga Bahan Baku

• Tantangan: Harga bahan baku yang sering kali berubah-ubah, sehingga akan memengaruhi biaya inventory dan harga pokok penjualan (HPP), serta mengurangi margin keuntungan.
• Solusi: Membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok atau menggunakan strategi hedging supaya bisa mengurangi dampak fluktuasi harga, serta menyesuaikan metode inventory, seperti LIFO, jika sesuai.

Baca juga: Mengenal 4 Jenis Inventory Tracking Methods dan Tantangannya

Manajemen Inventory dengan Teknologi yang Optimal

Bisnis yang masih menggunakan metode manual atau kurang menggunakan teknologi canggih sering kali menghadapi masalah dalam efisiensi dan akurasi manajemen inventory. Padahal penggunaan teknologi yang optimal dalam manajemen inventory adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan responsibilitas dalam pengelolaan persediaan. Teknologi modern akan membantu bisnis memecahkan berbagai tantangan inventory dengan cara yang lebih cepat dan efektif.

Misalnya, sering terjadi kesalahan pencatatan stok, perbedaan antara stok fisik dan sistem, serta waktu yang dihabiskan untuk pembaruan manual. Maka, menggunakan Inventory Management System (IMS) atau software inventori adalah solusi yang paling tepat. Teknologi ini bisa diandalkan untuk mengotomatiskan pencatatan dan pembaruan stok secara real-time. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan bisnis untuk melacak barang masuk dan keluar, mengelola level stok, dan menyediakan visibilitas penuh terhadap inventaris di berbagai lokasi.

Tantangan lainnya yang bisa diatasi dengan teknologi adalah soal pengelolaan ruang penyimpanan yang tidak efisien, penataan barang yang tidak optimal, dan kesulitan dalam memantau aktivitas gudang. Warehouse Management System (WMS) bisa diandalkan untuk mengatasi tantangan ini. Perusahaan bisa mengelola penempatan stok secara strategis, mengoptimalkan penggunaan ruang gudang, serta melacak pergerakan barang di dalam gudang secara real-time.

Baca juga: 5 Tantangan Penggunaan Software Inventory Management

Mengatasi tantangan-tantangan dalam manajemen inventory harus dilakukan sesegera mungkin, sehingga bisnis dapat mencapai efisiensi operasional dan profitabilitas. Kami merekomendasikan Borong Direct untuk membantu Anda dalam manajemen inventory.

Platform digital dengan berbagai fitur unggulan ini akan memudahkan Anda dalam pengelolaan stok, penetapan skema promo, pengaturan term of payment, hingga proses distribusi barang secara cepat dan otomatis. Jika ingin berkonsultasi lebih lanjut, silakan menghubungi tim Borong dan ajukan demo personalisasi gratis.