Melayani pelanggan dengan sepenuh hati dan menyajikan produk terbaik, bisnis juga selalu memiliki sisi lain yang tidak kalah penting. Hal yang dimaksud adalah urusan internal seperti pengelolaan staf yang ada, hingga manajemen persediaan produk dan bahan baku yang diperlukan untuk aktivitas bisnis.
Secara kontekstual, urusan manajemen persediaan sama sekali tidak boleh disepelekan. Mengapa? Sebab pada dasarnya aktivitas produksi dan penjualan akan terganggu jika pengelolaan bahan baku dan produk tidak dilakukan dengan cermat.
Pembelian bahan baku tidak tepat waktu, rusaknya barang-barang di gudang, hingga keterlambatan pengiriman produk yang telah dibeli pelanggan, akan jadi masalah lain yang menambah urusan bisnis. Efisiensi manajemen persediaan kemudian menjadi salah satu kunci agar bisnis dapat beroperasi dengan optimal. Meski demikian, urusan ini juga selalu memiliki tantangan dan peluang, seperti banyak hal lain yang hadir di era digital seperti sekarang ini.
Bagian Pertama, Apa Itu Manajemen Persediaan?
Secara umum, manajemen persediaan merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan dalam rangka mengawasi, mengelola, dan memantau stok barang dalam lingkup bisnis. Idealnya, aktivitas ini akan dibantu oleh sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi prosesnya.
Tujuan dari diadakannya kegiatan ini adalah agar perusahaan dapat memiliki data yang jelas pada persediaan yang dimiliki, yang kemudian menjadi acuan untuk berbagai proses lain yang terkait, seperti misalnya pembelian bahan baku, sirkulasi barang di dalam gudang, dan sebagainya.
Untuk dapat mencapai titik optimal, setidaknya Anda harus berfokus pada beberapa elemen kunci yang ada dalam manajemen persediaan.
- Pertama, terkait perencanaan. Semua kegiatan yang dilakukan harus direncanakan sebelumnya mengacu pada data di periode lalu, dan kondisi perusahaan saat ini. Rencana disusun sedemikian rupa sehingga aktivitas pengelolaan persediaan dapat berjalan lancar
- Kedua, urusan pengadaan. Seperti yang sedikit disinggung tadi, pengadaan atau pembelian bahan baku perlu dilakukan tepat waktu, sehingga tidak melewati batas pakai ideal bahan baku yang ada di gudang. Timing yang tepat juga penting untuk menjaga kelancaran produksi sehingga tidak ada keterlambatan
- Ketiga, penyimpanan. Urusan penyimpanan juga tidak kalah penting, sebab tak sedikit persediaan yang ada di gudang mungkin memerlukan perlakuan khusus. Perlakuan ini harus menjadi perhatian dalam rangka menjaga kondisi persediaan tetap ideal hingga saat digunakan nantinya
- Keempat, pengendalian. Hal ini terkait dengan penggunaan persediaan untuk produksi, momen yang tepat untuk restock, waktu pemesanan, waktu persediaan keluar dari gudang, hingga waktu persediaan harus dibersihkan karena tidak lagi dalam kondisi layak
- Kelima, distribusi. Persediaan yang dimiliki perusahaan jelas akan didistribusikan ketika waktunya tiba, baik ke fasilitas produksi, gudang lain, atau ke pos pelanggan dan retail yang telah menjadi mitra bisnis perusahaan
Mungkin setelah melihat sekilas penjelasan di atas, sedikit pertanyaan muncul di benak Anda. Lalu, apa perbedaan antara manajemen persediaan dan inventory control?
Perbedaan utama keduanya adalah pada kegiatan yang dilakukan. Manajemen persediaan berfokus pada pengawasan, pemesanan, hingga penyimpanan persediaan yang ada. Sementara itu inventory control merupakan sebuah kegiatan untuk mengelola persediaan operasional produk, yang berfokus pada kegiatan di dalam gudang.
Bagian Kedua, Tantangan Manajemen Persediaan di Era Digital
Setiap aktivitas bisnis tidak mungkin terhindar dari tantangan, terlebih di era modern atau era digital seperti sekarang ini. Dengan pesatnya perkembangan teknologi, kesempatan yang muncul juga hadir bersama dengan tantangan, baik dari sisi pasar dan pelanggan, optimasi internal perusahaan, dan faktor lain yang berada di luar kendali Anda sebagai pemilik perusahaan.
Jika dipetakan secara umum, setidaknya terdapat empat tantangan besar untuk urusan manajemen persediaan di era digital ini.
1. Perubahan Perilaku Pelanggan
Pelanggan yang ‘menghuni’ pasar memiliki karakteristik yang berbeda-beda, bahkan ketika Anda telah memiliki segmentasi pasar yang jelas untuk produk Anda. Semakin dinamis dan sulit diprediksi menjadi dua hal utama yang harus Anda cermati dalam memberikan treatment yang tepat pada pelanggan Anda. Hal ini dipengaruhi oleh banyak sekali faktor, dan menjadi tugas dari pebisnis untuk dapat melihat gambaran besar hingga variabel lebih kecil supaya dapat mengatasi dinamika pasar.
2. Persaingan Ketat dan Tuntutan Pengiriman Cepat
Semakin banyaknya bisnis yang menjadi kompetitor membuat masing-masing dari bisnis ini menawarkan keunggulannya masing-masing. Persaingan jelas sudah semakin ketat, sehingga Anda perlu menyikapinya dengan bijak. Belum lagi ditambah dengan tuntutan akan pengiriman cepat yang datang dari retail atau dari pelanggan secara langsung, yang terkadang tidak mempedulikan hambatan yang muncul pada proses distribusi atau produksi.
3. Rantai Pasokan yang Kompleks pada Skala Global
Rantai pasokan selalu menjadi tantangan seiring tumbuhnya sebuah bisnis. Kerjasama perlu dilakukan dengan berbagai pihak agar alur ini berjalan lancar serta memenuhi kebutuhan bisnis. Terlebih pada skala global atau pengiriman internasional, prosesnya akan semakin kompleks dan risiko akan adanya gangguan pada setiap posnya semakin besar.
4. Penggunaan Teknologi dan Data
Sepertinya di era modern seperti sekarang ini, penggunaan teknologi modern dan big data dalam bisnis sudah menjadi hal yang awam. Karena setiap bisnis memiliki kesempatan yang sama pada bagian ini, pada akhirnya pemilihan teknologi dan pemanfaatan data secara tepat akan menjadi tantangan tersendiri. Jika masing-masing memiliki akses yang setara, maka optimasi di sisi internal akan jadi hal yang penting dilakukan demi mendapatkan keunggulan dari kondisi teknologi sekarang ini.
Melihat Peluang yang Muncul pada Sektor Inventory Management
Selain empat tantangan yang muncul di era kekinian, ada pula beberapa peluang yang sebenarnya dapat dimanfaatkan selama Anda cukup cermat dalam menyikapinya. Keempatnya adalah sebagai berikut.
1. Akses Data melalui Teknologi
Seperti disampaikan sebelumnya, kemudahan akses data melalui teknologi yang ada akan menjadi peluang yang wajib dimanfaatkan. Treatment pada data yang tepat memberikan banyak keuntungan dan daya saing yang lebih baik. Tentu saja hal ini dapat terjadi jika data yang Anda miliki benar-benar akurat, valid sesuai dengan kondisi yang ada di dunia nyata.
2. Otomatisasi Proses Manajemen Persediaan dengan Sistem
Sistem manajemen persediaan yang berjalan secara otomatis akan menjadi peluang berikutnya. Tidak hanya menawarkan efisiensi waktu, tetapi juga peningkatan pada akurasi pendataan dan visibilitas bisnis yang Anda miliki. Dengan penerapan sistem ini di dalam bisnis Anda, idealnya kinerja bisnis akan meningkat signifikan. Tentu dengan catatan sistem yang digunakan juga telah terbukti, dan berhasil diadaptasi oleh setiap staf yang Anda miliki.
3. E-commerce dalam Rangka Perluasan Pasar
Hadirnya e-commerce menjadi peluang besar dalam bisnis yang ada saat ini. Kesempatan perluasan pasar dapat diraih setiap bisnis, sebab jangkauan dari e-commerce benar-benar menyeluruh di setiap lokasi yang ada. Jika dikelola secara tepat dan diintegrasikan dengan sistem manajemen persediaan yang berkualitas, maka cara ini dapat meningkatkan pendapatan dalam jumlah yang signifikan. Pelanggan dapat dengan mudah melihat jumlah stok tersedia, perkiraan pengiriman, dan live tracking pengiriman yang diproses.
4. Kolaborasi dengan Pemasok
Melalui berbagai platform digital Anda dapat melakukan kolaborasi produktif dengan pemasok yang tersedia di sekitar jangkauan bisnis. Dengan terbangunnya kolaborasi produktif maka otomatis bisnis akan bekerja lebih baik, sebab berbagai urusan terkait persediaan, bahan baku, jadwal distribusi serta pengiriman, dan lain sebagainya akan diselesaikan dengan cepat menggunakan kesepakatan yang saling menguntungkan.
5 Strategi untuk Mengoptimalkan Sektor Manajemen Persediaan
Hadirnya tantangan dan peluang menjadi hal yang biasa dalam kegiatan berbisnis. Perbedaan akan terletak pada strategi yang digunakan, dan adaptasi bisnis Anda pada apa yang dihadapi secara nyata pada perusahaan.
Tidak sedikit strategi yang dapat diterapkan untuk mengoptimalkan manajemen persediaan bisnis Anda. Beberapa dapat Anda cermati di sini, sementara yang lain dapat pula menjadi turunan dari apa yang dijelaskan di sini.
1. Forecasting pada Permintaan
Meramalkan jumlah permintaan secara akurat akan memberikan keuntungan besar dalam manajemen persediaan. Pasalnya Anda akan memiliki jumlah yang relatif sesuai dengan permintaan aktual, sehingga biaya gudang dapat menjadi lebih efisien.
Penggunaan data historis di periode serupa, kemudian membaca tren pasar, serta melakukan analisis prediktif akan jadi hal yang berguna. Selain itu, pertimbangkan juga faktor eksternal seperti musim, promo, atau peristiwa khusus yang dapat mempengaruhi permintaan dari pasar dan pelanggan.
2. Optimalisasi Tingkat Persediaan
Untuk setiap produk yang Anda miliki, tentukan tingkat persediaan yang tepat. Tidak terlalu banyak agar tidak membebani biaya gudang, tapi tidak terlalu sedikit agar tetap dapat memenuhi permintaan pasar yang dinamis.
Untuk melakukan hal ini, Anda dapat menerapkan metode Economic Order Quantity atau Just-in-Time yang dapat disesuaikan dengan sistem kerja di perusahaan Anda.
3. Penggunaan Teknologi
Strategi bisnis di era kekinian tidak akan lepas dari optimasi teknologi yang ada. Penggunaan software manajemen persediaan untuk melakukan otomatisasi dan meningkatkan visibilitas menjadi hal mendasar sehingga kinerja di dalam perusahaan Anda dapat ditingkatkan secara signifikan.
Disamping itu, Anda juga dapat menggunakan teknologi RFID atau barcode ketika melakukan pelacakan stok. Cara ini efektif untuk meningkatkan akurasi pendataan, sehingga apa yang tersaji di dalam sistem sesuai dengan kondisi nyata.
Selanjutnya, Anda juga dapat melakukan integrasi platform e-commerce dengan sistem manajemen stok ini agar data yang tampak menjadi aktual. Pelanggan dapat dengan mudah memesan barang sesuai dengan jumlah yang tersedia, dan melakukan pelacakan dengan nyaman pada pembeliannya.
4. Kolaborasi dengan Pemasok
Kerjasama yang produktif sekali lagi disebutkan pada bagian ini. Pemasok juga memiliki kepentingan dalam rangka menjual produknya, dan perusahaan memerlukan pasokan ini. Maka dengan membangun kerjasama yang saling menguntungkan Anda dapat memperoleh apa yang dibutuhkan.
Selain kerja sama yang baik, Anda juga wajib menjaga hubungan bisnis dengan pemasok ini. Selalu pastikan pasokan yang diperlukan lancar sehingga tidak ada kendala pada ketersediaan bahan baku dalam proses produksi.
Anda dapat menggunakan beberapa modul seperti Vendor Managed Inventory untuk mengoptimalkan persediaan yang ada, dan berkomunikasi dengan pemasok kepercayaan Anda.
5. Lakukan Analisis Data
Data yang tercatat pada sistem yang Anda miliki menjadi andalan untuk melakukan analisis pasar, melihat tren yang berkembang, hingga pola yang muncul di pasar. Tidak hanya itu, Anda juga dapat melihat apa yang perlu diperbaiki dari periode sebelumnya supaya hasil yang didapat lebih maksimal.
Idealnya, setiap perusahaan memiliki acuan yang jelas untuk setiap poin capaian. Dengan melihat hasil dari periode lalu dan menilai capaian yang diperoleh, Anda akan dapat mengetahui pos apa yang memerlukan peningkatan, atau pos yang telah optimal dari aktivitas bisnis yang dilakukan.
Sekilas Studi Kasus, Penerapan Sistem Manajemen Persediaan di AlloFresh
AlloFresh sendiri merupakan sebuah bisnis yang menawarkan berbagai produk kebutuhan pokok. Dengan gerai yang jumlahnya cukup banyak di berbagai kota di Indonesia, perusahaan ini berhasil hadir untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya.
AlloFresh juga melakukan optimasi pada sistem manajemen persediaan dengan menggunakan sistem yang solid. Integrasi dengan platform e-commerce yang dikelola dengan baik membuahkan kanal yang dapat diakses secara penuh, untuk melihat berbagai produk yang tersedia lengkap dengan jumlah stok yang dimiliki hingga perkiraan pengiriman produk.
Dengan penerapan sistem yang solid ini, AlloFresh ditengarai berhasil melakukan banyak efisiensi pada urusan gudang. Tidak ada produk yang disimpan terlalu lama, dan produk dengan cepat diproses setelah pesanan selesai.
Sistem manajemen persediaan yang baik sangat besar perannya pada bisnis AlloFresh, sebab produk yang ditawarkan tidak memiliki usia yang terlalu panjang. Alhasil, produk yang masuk terlebih dahulu harus dikeluarkan terlebih dahulu sehingga tidak rusak di dalam gudang dan menjadi pos kerugian.
Apa yang terjadi di AlloFresh tentu dapat pula terjadi di perusahaan Anda. Mengandalkan sistem yang solid, bisnis dapat beroperasi lebih efektif dari sisi manajemen persediaan, sehingga biaya gudang secara keseluruhan akan menjadi semakin efisien.
Kondisi pasar yang serba cepat senantiasa menuntut bisnis turut bergerak dengan efektif agar dapat memanfaatkan setiap peluang yang ada. Berkaca pada adaptasi teknologi yang dilakukan AlloFresh dan berbagai bisnis lain, sepertinya tidak lagi diperlukan penegasan betapa pentingnya sistem manajemen persediaan yang solid untuk digunakan pada setiap bisnis.
Tentu saja, sistem hanya akan berperan sebagai pendukung strategi yang diterapkan, sehingga Anda tetap harus memiliki racikan strategi yang jitu menyikapi kondisi pasar. Kombinasi keduanya akan memberikan kekuatan besar pada bisnis untuk terus bersaing dan berkembang di waktu bersamaan.
Untuk membantu bisnis Anda dalam meraih optimasi yang diperlukan di sektor manajemen persediaan, Borong Indonesia menghadirkan berbagai modul pada layanannya. Efektif dan efisien, Borong senantiasa menjadi partner handal untuk urusan peningkatan kinerja bisnis, khususnya pada sektor manajemen persediaan, kinerja sales force dan kerja sama dengan ritel, hingga sektor food and beverage (F&B). Ajukan demo layanan Borong dengan klik di sini, dan rasakan keuntungannya sekarang juga!