Prosedur pengadaan barang idealnya dilakukan dengan disiplin dan sesuai aturan, sehingga dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan optimal. Dengan mempertimbangkan segala risiko dan kesempatan yang ada, proses ini juga dapat mendatangkan keuntungan, sekaligus menghindari kesalahan yang sebenarnya bisa dicegah. Memang secara umum terdapat banyak opsi prosedur yang dapat dilakukan untuk pengadaan barang, atau biasa disebut dengan procurement ini. Namun jika dilihat terdapat pola yang digunakan hampir di setiap jenis bisnis.
Lebih lanjut mengenai prosedur, manfaat, dan beberapa kesalahan yang harus disadari agar dapat dihindari dalam pengadaan barang, dapat Anda cermati di sini.
Baca Juga: Distribusi Barang dalam Bisnis e-Commerce: Tantangan dan Peluang
Prosedur Pengadaan Barang
Setidaknya terdapat delapan langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan barang. Dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran, secara singkat prosesnya adalah sebagai berikut.
Dimulai dari identifikasi kebutuhan bisnis pada barang dan jasa yang diperlukan. Semua harus didata secara detail, lengkap dengan spesifikasi teknis yang tepat mengenai kebutuhan yang dimiliki. Proses kemudian dilanjutkan dengan penyusunan dokumen procurement, yang berisi rincian kebutuhan, total biaya, serta jadwal proses pengadaan dilakukan.
Langkah ketiga dilakukan dengan pengumuman yang dilakukan lewat media yang relevan untuk mendapatkan vendor atau supplier sesuai dengan kebutuhan. Setelah tahap tersebut dilewati, calon vendor atau supplier akan mengajukan penawaran sesuai dengan spesifikasi kebutuhan bisnis Anda.
Perusahaan akan menilai dan mengevaluasi penawaran yang masuk dari calon vendor. Hasil dari proses ini adalah opsi vendor yang sesuai, kemudian dilanjutkan pada proses pemilihan vendor. Vendor yang dinilai memenuhi persyaratan akan dipilih.
Kontrak akan disusun sebagai langkah lanjutan dari proses pengadaan barang. Detail kontrak harus disepakati kedua pihak sehingga menghasilkan transaksi yang saling menguntungkan. Mengacu dengan ketentuan yang ada, pembayaran dapat dilakukan sejumlah yang ditagihkan, dan pada periode yang disepakati bersama.
4 Manfaat Proses Procurement
Setidaknya terdapat empat manfaat utama dari proses pengadaan barang, antara lain:
Memenuhi kebutuhan perusahaan atas barang, jasa, atau kebutuhan lain yang dimiliki dalam rangka menjalankan proses produksi dan operasional
Mendapatkan bahan baku dengan kualitas yang tepat, rentetan prosedur pengadaan yang dijelaskan pada poin pertama memastikan bisnis Anda mendapatkan bahan baku dengan standar kualitas yang jelas sehingga dapat digunakan oleh perusahaan
Melakukan efisiensi biaya. Dengan negosiasi dan penyusunan kontrak bersama, akan diperoleh titik kesepakatan mengenai harga dan total biaya yang akan diperlukan perusahaan dalam melunasi procurement yang dilakukan. Hal ini jelas akan meningkatkan efisiensi biaya pengadaan
Mendapatkan suplai teratur pada kebutuhan yang dimiliki. Jika dilakukan dengan cermat, kontrak yang disepakati dapat menjadi kontrak jangka panjang, dan membantu bisnis mendapatkan stabilitas pada pasokan yang diperlukan selama periode waktu tertentu
Hindari 5 Risiko Kesalahan yang Mungkin Terjadi dalam Pengadaan Barang
Karena proses ini akan melewati beberapa tahapan dan mengharuskan perusahaan berhubungan dengan pihak lain, maka setidaknya terdapat lima risiko kesalahan yang mungkin muncul. Memahami kelimanya akan membantu Anda dalam menekan risiko kemunculannya.
Kelima masalah tersebut secara singkat dijelaskan dalam masing-masing poin berikut.
1. Kurangnya Perencanaan yang Matang
Perencanaan penting dilakukan agar setiap tahapan berlangsung dengan baik. Proses perencanaan melibatkan setiap standar yang dimiliki bisnis, sehingga apa yang dicari dan didapatkan dari pengadaan barang benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
Konsekuensi dari perencanaan yang buruk sendiri bervariasi, mulai dari pembelian barang yang spesifikasinya tidak sesuai kebutuhan, terjadinya keterlambatan pengiriman, hingga pemborosan anggaran karena harus mengatasi masalah yang muncul.
Solusinya dapat diperoleh dengan analisis mendalam pada kebutuhan perusahaan sebelum pengadaan dilakukan, tetapkan spesifikasi barang dengan jelas dan detail, buat jadwal pengadaan yang realistis, serta pastikan alokasi anggaran memadai untuk setiap proses yang harus dilakukan.
2. Minim Riset pada Vendor dan Supplier
Vendor dan supplier secara langsung akan berpengaruh pada kualitas pengadaan yang Anda lakukan. Maka pastikan melakukan riset dengan baik, agar dapat memperoleh penilaian yang detail dan pada akhirnya vendor atau supplier yang tepat.
Risiko yang muncul saat Anda melakukan kesalahan ini adalah barang yang diantar tidak sesuai dengan standar. Kemudian terjadinya keterlambatan pengiriman yang memicu efek berantai, dan terjadi masalah kualitas dan garansi dari pemasok.
Solusinya Anda harus melakukan riset pasar guna mengidentifikasi pemasok berkualitas, kemudian melakukan cross-check pada rekam jejak pemasok, mencari referensi dari rekan bisnis, atau melakukan negosiasi yang detail untuk mendapatkan harga dan jaminan terbaik.
3. Abai pada Aspek Hukum dan Kontrak
Salah satu hal penting yang sering terlewat adalah kecermatan pada aspek hukum dan kontrak yang disusun. Dua hal ini penting karena Anda dan vendor akan menjadikan kontrak sebagai ‘aturan main’ yang disepakati bersama, dan dasar jika terjadi pelanggaran pada transaksi yang dilakukan. Di waktu yang sama, mencermati ketentuan hukum yang berlaku untuk transaksi bisnis juga tidak boleh dikesampingkan karena berpengaruh pada kelancaran bisnis dan risiko pelanggaran hukum yang ada.
Risiko yang muncul ketika Anda abai pada urusan hukum dan kontrak adalah terjadinya sengketa hukum dengan pemasok yang merugikan Anda, munculnya kerugian finansial yang tidak kecil, dan rusaknya reputasi bisnis pada ekosistem tempat Anda beraktivitas.
Untuk solusinya sendiri Anda dapat melakukan beberapa hal sederhana, seperti memahami peraturan perundang-undangan yang berlaku, kemudian memastikan pembuatan kontrak secara jelas dan lengkap, memastikan setiap pihak yang terkait memahami dan menyepakati isi kontrak, dan jangan ragu mencari bantuan ahli hukum jika diperlukan.
4. Minim Komunikasi dan Koordinasi
Komunikasi dan koordinasi yang buruk menjadi akar dari hampir semua masalah yang terjadi ketika harus melakukan kerjasama dengan pihak lain, termasuk dalam proses pengadaan barang. Dengan komunikasi yang optimal, tidak akan ada kesalahpahaman yang terjadi, dan arus informasi yang terjadi jelas akan lebih efektif demi pemahaman bersama pada setiap aspek transaksi.
Beberapa risiko masalah yang muncul ketika komunikasi dan koordinasi tidak terjadi dengan baik adalah adanya kesalahpahaman pada spesifikasi barang yang dipesan, keterlambatan pengiriman, hingga terjadinya konflik pada pihak yang terlibat.
Untuk solusinya, Anda dapat menetapkan saluran komunikasi yang jelas dan efektif selama transaksi berlangsung. Kemudian lakukan pertemuan secara rutin untuk meninjau progres dan melihat masalah apa yang mungkin muncul, sehingga dapat ditangani sedini mungkin. Selain itu penggunaan teknologi untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi juga disarankan, demi nihilnya permasalahan mendasar pada komunikasi dan koordinasi ini.
5. Tidak Melakukan Evaluasi
Jangan sampai Anda melakukan kesalahan fatal ini, sebab efek buruknya dapat terjadi bahkan jauh setelah procurement selesai. Tidak melakukan evaluasi pada proses pengadaan yang terjadi akan membawa banyak dampak negatif, karena praktis Anda tidak memiliki penilaian yang jelas pada aspek yang terjadi selama proses ini.
Dengan evaluasi, Anda dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan yang akan dilakukan selanjutnya, mengoptimalkan penggunaan anggaran, serta meningkatkan kepuasan kerja pada pihak yang terlibat.
Jadi pastikan Anda melakukan pengembangan kriteria evaluasi yang jelas dan terukur, sehingga progres pengadaan barang dapat terus meningkat dari waktu ke waktu. Kumpulkan feedback dari pihak yang terlibat, dan lakukan analisa pada proses yang telah terjadi untuk menjadi bahan pertimbangan di masa yang akan datang.
Baca Juga: Stock Replenishment: Strategi Optimalkan Persediaan & Penjualan
Proses pengadaan nyatanya memegang peranan penting pada operasional dan kegiatan produksi bisnis. Ini mengapa kesalahan mendasar yang disebutkan di atas harus disadari potensinya sejak awal, dan dicegah dengan langkah yang efektif dan tepat sasaran.
Demi efisiensi, efektivitas, dan keberlanjutan proses pengadaan yang berkualitas, maka beberapa tips di atas agaknya dapat menjadi insight yang berguna untuk Anda terapkan di dalam bisnis. Seperti sekilas disebut mengenai optimasi riset vendor dan manajemennya, Anda sebenarnya dapat menggunakan layanan andal seperti yang disediakan oleh Borong Indonesia.
Fitur Borong Procure siap membantu Anda dalam keseluruhan proses pengadaan barang yang diperlukan dalam bisnis. Tiga fitur utama, centralized vendor catalog, custom approval chain, dan managed vendor, akan benar-benar memberikan dorongan positif pada pengadaan yang efektif dan efisien. Mudah diintegrasikan dengan sistem ERP yang dimiliki bisnis, Borong Indonesia siap menjadi partner pengelolaan bisnis Anda di banyak aspek perusahaan. Anda dapat mengajukan jadwal demo sekarang dan merasakan secara langsung kemudahan yang ditawarkan layanan Borong Indonesia untuk bisnis Anda!