Untuk dapat melaksanakan operasional dengan baik, perusahaan memerlukan dukungan dari elemen manusia, sistem kerja, dan dukungan peralatan dan perlengkapan. Poin belakangan disebut kemudian perlu dengan sengaja ‘diadakan’, sehingga muncul istilah pengadaan barang. Procurement adalah kata yang umum digunakan untuk menyebut proses ini.
Secara singkat, procurement adalah sebuah proses yang dilakukan perusahaan untuk menyediakan dan membeli barang yang diperlukan bisnisnya agar dapat melaksanakan operasional dengan baik. Pengadaan barang, atau jasa dalam konteks lain, dilakukan dari sumber eksternal, sehingga mengharuskan bisnis menjalin kerja sama dengan pihak lain.
Proses ini penting dilakukan dengan baik, sebab pada akhirnya akan berpengaruh pada kualitas output perusahaan. Misalnya saja Anda bergerak di bisnis produksi kertas, maka akan diperlukan bahan baku dengan kualitas tertentu agar produk kertas yang dihasilkan juga memenuhi standar perusahaan dan harapan pelanggan. Tanpa pengadaan bahan baku yang baik hal ini tentu akan sulit terwujud.
Baca Juga: Meningkatkan Pengalaman Pelanggan Di Bisnis Retail Indonesia
Penjelasan Lebih Dalam tentang Procurement
Selanjutnya procurement juga dapat dipahami sebagai sebuah usaha dari perusahaan untuk memenuhi kebutuhan yang dimilikinya, dalam bentuk barang atau jasa, yang diperlukan dalam rangka melaksanakan operasional dan proses produksi.
Barang dan jasa ini akan menjadi faktor pendukung besar agar perusahaan dapat mencapai tujuannya di bidang produksi, sehingga dapat memberikan hasil akhir sesuai standar perusahaan dan harapan dari pasar.
Procurement vs. Purchasing vs. Supply Chain
Pengadaan barang akan dibedakan dengan purchasing dan supply chain. Singkatnya fokus pada proses procurement adalah pada identifikasi kebutuhan perusahaan, pemilihan barang atau jasa yang sesuai dengan standar, dan proses pengadaan barang dan jasa secara keseluruhan. Sementara supply chain adalah hubungan antara bisnis dengan supplier atau vendor yang memasok kebutuhan perusahaan.
Dapat dikatakan proses procurement akan memerlukan purchasing dan manajemen supply chain yang baik, agar dapat dilaksanakan secara optimal dalam rangka pemenuhan kebutuhan perusahaan.
5 Fungsi Utama Procurement
Untuk lebih memahami mengenai pengadaan barang ini, maka setidaknya fungsi bidang tersebut dibagi dalam lima poin utama, yang sekaligus menjadi penegasan atas perbedaannya dengan dua konsep yang disebutkan sebelumnya.
- Pertama, identifikasi kebutuhan. Procurement diawali dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa dari perusahaan untuk melaksanakan operasional, produksi, dan proses lain yang berjalan di dalamnya. Proses ini dilakukan untuk mengetahui secara detail apa saja keperluan yang dimiliki, dan kualitas barang atau jasa yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut
- Kedua, sourcing. Sourcing adalah tugas yang dilakukan untuk mencari dan memilih vendor atau supplier yang dapat menyediakan kebutuhan perusahaan. Prosesnya berjalan cukup panjang sebab harus memastikan barang yang ditawarkan dan yang dapat disediakan benar-benar sesuai kebutuhan
- Ketiga, negosiasi. Setelah mendapatkan pemasok yang sesuai, proses negosiasi dilakukan. Tujuan utamanya agar mendapatkan transaksi paling ideal, terkait harga dan kondisi barang dari pemasok
- Keempat, pemesanan. Tugas ini dilakukan dengan memproses pesanan yang dipastikan sebelumnya, dan memonitor pengiriman agar senantiasa tepat waktu dan tidak terlambat
- Kelima, manajemen kontrak. Hubungan dengan pemasok wajib dijaga agar terjalin kerja sama jangka panjang yang menguntungkan. Di sini peran manajemen supply chain akan masuk, sehingga manajemen kontrak yang tercipta dapat berjalan dengan baik
Proses Procurement yang Ideal
Prosesnya berjalan cukup panjang, sebab procurement adalah hal yang penting dan turut menentukan kelancaran operasional dan output akhir dari perusahan. Untuk melakukan procurement dengan ideal, terdapat enam langkah yang akan dilakukan.
- Melakukan identifikasi kebutuhan secara mendetail pada setiap bagian. Tidak hanya di bagian produksi saja, namun di setiap bagian dalam perusahaan wajib melakukan analisis kebutuhan dan spesifikasi yang diperlukan. Detailnya kemudian dikonfirmasi oleh manajer bagian, untuk diteruskan ke proses berikutnya
- Penyusunan rencana procurement. Pengadaan barang atau jasa harus direncanakan dengan baik agar hasilnya optimal. Pastikan mengukur semua aspek yang ada, sehingga dapat dievaluasi dengan komprehensif
- Pemilihan pemasok. Untuk vendor dan supplier, pastikan Anda melakukan riset pasar dengan baik. Jangan ragu meminta rekomendasi dari rekan bisnis Anda, atau melihat pada platform pengadaan barang yang telah terkurasi dengan baik. Lakukan pula negosiasi agar mendapat kontrak yang saling menguntungkan
- Penerbitan purchase order. Setelah semua jelas dan disepakati, susun purchase order sesuai dengan kesepakatan yang telah didapatkan. Dokumen ini menjadi berkas legal pemesanan pada pemasok yang sudah terpilih
- Lakukan pelacakan. Selalu pantau proses pengiriman dan pastikan pesanan dikirim tepat waktu, dan sampai pada waktu yang telah diperhitungkan sebelumnya
- Pembayaran dilakukan setelah semua transaksi selesai, atau sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Pastikan tidak ada keterlambatan agar pemasok juga merasakan manfaat nyata dari transaksi yang dilakukan
Tugas Utama dan Keahlian Staf pada Bagian Procurement
Urusan procurement adalah hal yang wajib dilakukan dengan cermat, ini mengapa perlu keahlian spesifik untuk mengurus bidang tersebut. Bagian ini akan menjelaskan apa saja yang menjadi tugas dari staf procurement, dan skillset apa yang idealnya dimiliki staf tersebut.
1. Tugas Utama Staf Procurement
Staf yang ada di bagian ini akan menjalankan serangkaian proses dan tugas yang wajib dipastikan lancar. Semua poin penting menjadi perhatian sehingga perencanaan, proses, dan hasil akhirnya sesuai harapan.
Deretan tugas yang dimiliki staf procurement adalah sebagai berikut:
- Identifikasi kebutuhan
- Melakukan riset pasar dan pemilihan vendor
- Negosiasi harga dan penyusunan kontrak
- Pemrosesan pemesanan dan monitoring pengiriman
- Melakukan manajemen stok
- Melakukan pelaporan dan analisis data
- Membangun hubungan baik dengan supplier dan vendor yang ada
2. Skillset yang Idealnya Dimiliki
Untuk menjalankan serangkaian tugas di atas, beberapa skill yang idealnya dimiliki adalah:
- Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang sangat baik
- Kemampuan analitis dan problem solving
- Kemampuan interpersonal dan networking
- Pemahaman pada pasar dan industri
- kemampuan berdiplomasi secara bisnis
- Keterampilan IT dan penggunaan software
- Kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas kerja
- Memiliki integritas dan etika kerja yang tinggi
Baca Juga: 5 Alasan Order Management System Cocok Jadi Investasi Bisnis Anda
Urusan procurement adalah hal yang tidak bisa disepelekan, karena secara langsung akan berpengaruh pada operasional dan hasil akhir produk yang Anda miliki. Ini mengapa fokus pada bidang tersebut harus dipastikan, sehingga semua berjalan lancar sejak perencanaan hingga evaluasi.
Dukungan staf kompeten dan strategi yang tepat akan membawa perusahaan pada pengadaan barang atau jasa berkualitas, sehingga dapat meningkatkan kinerja bisnis. Namun jika ditambahkan dengan sistem yang solid seperti yang disediakan Borong Indonesia, proses tersebut jelas akan mencapai titik optimalnya.
Selain menyediakan sistem procurement solid, Borong Indonesia juga menawarkan layanan pengelolaan bisnis secara online melalui Borong Direct. Lengkap, mudah digunakan, dan mengakomodir banyak kebutuhan bisnis dan pelanggan, layanan Borong Indonesia ini akan menjadi jawaban atas berbagai kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat mencobanya dengan mengajukan demo sekarang juga, dan rasakan kemudahan yang dapat Anda peroleh untuk bisnis bersama Borong Indonesia!