Pada dasarnya setiap bisnis akan memiliki produk yang ditawarkan dengan kualitas tertentu, yang didesain sedemikian rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan dan ekspektasi pasarnya. Quality assurance kemudian menjadi salah prosedur yang wajib dilakukan untuk urusan ini.
Tapi kenapa menjaga kualitas produk begitu penting?
Kualitas produk sendiri adalah elemen-elemen yang harus diperhatikan, yang mencakup setiap nilai yang ada di dalam produk tersebut dan kemampuannya untuk melaksanakan fungsi atau perannya. Banyak aspek yang menjadi acuan penilaiannya, dan setiap aspek ini harus dipastikan stabil dan senantiasa bisa berfungsi optimal saat sampai ke tangan pelanggan.
Lalu apa bedanya quality assurance dengan quality control? Dua prosedur ini seringkali memunculkan banyak pertanyaan, karena tidak dipahami secara mendasar.
Baca Juga: 7 Strategi Solid Tingkatkan Customer Loyalty, Pebisnis Wajib Paham!
Definisi Quality Assurance
Secara definisi, quality assurance dapat dipahami sebagai sebuah proses proaktif yang difokuskan pada pencegahan adanya masalah pada kualitas produk. Upaya ini diwujudkan dalam perencanaan, pengembangan, dan penerapan sistem manajemen mutu yang jelas.
Dengan adanya prosedur QA yang jelas, maka risiko terjadinya penurunan kualitas atau ketidaksesuaian kualitas produk dapat ditekan hingga titik minimal, sebab pengecekan akan dilakukan seiring berjalannya proses produksi atau manufaktur.
Tujuan utama dari proses ini adalah untuk memastikan supaya produk atau layanan yang dihasilkan sebuah bisnis sudah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan sejak awal proses pengembangan dilakukan. Pemenuhan ekspektasi terus dikontrol dari satu tahap ke tahap berikutnya, sehingga hasil akhir sesuai dengan harapan.
Wilayah kerjanya kemudian bersifat menyeluruh, mulai dari perencanaan produk, desain, proses produksi, hingga sampai pada pengiriman produk atau layanan ke tangan pelanggan yang Anda miliki.
Definisi Quality Control
Di sisi lain quality control adalah proses yang difokuskan pada pengujian dan inspeksi produk untuk mengidentifikasi masalah dan melakukan perbaikan pada ketidaksesuaian yang muncul. Proses ini dilakukan setelah produk selesai melalui semua tahapan.
Tujuan utamanya adalah untuk memastikan supaya produk yang dilepaskan ke pasar atau pelanggan sudah sesuai dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan. Meski demikian lingkup kerjanya cenderung lebih kecil dibandingkan dengan QA, karena QC terbatas pada tahapan akhir produksi atau pengiriman produk setelah selesai diproses.
Sifatnya lebih kepada perbaikan, pencegahan produk cacat dikirim ke pelanggan, dan persiapan akhir agar setiap produk yang dikirim ke pasar dan pelanggan sudah benar-benar sesuai spesifikasi.
Memetakan 6 Perbedaan Utama QA dan QC
Dari definisi dan penjelasan singkat di atas, dapat diperoleh beberapa perbedaan yang bersifat mendasar. Untuk lebih detailnya, berikut penjelasan mengenai 6 perbedaan antara quality assurance dan quality control.
| Aspek | Quality Assurance | Quality Control |
| Fokus | Berfokus pada proses sejak awal produk dikonsepkan hingga saat terakhir sebelum dikirim | Berfokus pada hasil akhir produk atau layanan dari perusahaan |
| Pendekatan | Sifatnya lebih kepada pencegahan agar tidak sampai terjadi kesalahan kualitas pada produk | Sifatnya lebih reaktif pada tahap akhir untuk mendeteksi adanya kesalahan dan memperbaikinya |
| Tujuan | Mencegah masalah muncul pada bagian kualitas di setiap proses dan tahapannya | Melakukan identifikasi dan perbaikan pada masalah kualitas yang muncul, atau menggugurkan produk yang terlanjur mengalami kesalahan kualitas |
| Waktu pelaksanaan | Sepanjang siklus hidup produk atau layanan yang dihasilkan perusahaan | Pada tahap akhir produksi atau menjelang pengiriman |
| Alat dan teknik pelaksanaanya | Audit pada proses, pelatihan karyawan, dan dokumentasi untuk memonitor semua tahapan | Dilakukan dengan pengujian produk, inspeksi, dan pengukuran akhir |
| Peran | Dilakukan oleh seluruh tim yang berkenaan dengan produk | Tim khusus quality control yang dimiliki perusahaan |
Cukup jelas bukan perbedaan keduanya? Meski berbeda, namun tujuan utama dari kedua proses ini adalah sama, yakni memastikan agar produk yang dihasilkan dan dikirimkan ke pasar dan pelanggan benar-benar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan, mengacu pada hasil riset dan pengembangan yang dilakukan sebelumnya.
Pentingnya Proses QA dan QC dalam Bisnis
Setiap proses produksi yang dijalankan akan memiliki standar jelas berdasarkan riset dan pengembangan. Semua poin yang harus dipenuhi wajib dipastikan, sehingga fungsi dan value sebuah produk sepadan dengan harga yang ditawarkan pada pasar atau pelanggan.
Setidaknya terdapat enam alasan kenapa kedua proses ini penting untuk dilakukan, antara lain adalah sebagai berikut:
- Senantiasa meningkatkan produk dan layanan yang dihasilkan oleh perusahaan
- Meningkatkan kepuasan pelanggan, dan berujung pada peningkatan loyalitas pasar
- Mengurangi biaya produksi dan operasional tambahan yang diperlukan ketika terjadi cacat atau kualitas yang tidak sesuai
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara umum
- Membangun reputasi yang baik pada ekosistem bisnis, serta meningkatkan citra positif di mata masyarakat
- Memenuhi persyaratan dan regulasi yang berlaku pada industri untuk memastikan produk yang dijanjikan sesuai dengan produk yang diberikan
Contoh Penerapan QA dan QC pada Bisnis
Contoh paling mudah dipahami mungkin dapat dilihat pada industri franchise makanan. Pada industri ini, akan terdapat seperangkat bumbu dan bahan yang digunakan untuk setiap gerai yang ada.
Penyusunan standar kualitas dilakukan dengan optimal sejak dari awal perencanaan. Semua staf di pusat, yang notabene menjadi lokasi utama pengembangan produk, dilatih untuk mencapai standar serupa dan menghasilkan produk yang tepat.
Pengawasan jelas dilakukan pada setiap tahapan produksi bahan baku dan bumbu rahasia yang digunakan, agar setiap gerai memiliki rasa yang serupa meski berada di tempat atau bahkan kota yang berbeda. Proses QA kemudian mengambil peran di sini, hingga saat pengemasan dan pengiriman ke masing-masing gerai yang ada.
QC mengambil peran pada tahapan akhir sebelum pengiriman dilakukan. Semua bahan baku dan bumbu dicek dengan cermat sehingga dipastikan seluruhnya sesuai standar. Tidak jarang QC juga dilakukan di masing-masing gerai sebagai tahap akhir memastikan semua bahan baku yang ada di setiap gerai benar-benar berstandar tepat, sehingga menjamin kualitasnya baik sampai ke pelanggan.
Proses QA sendiri dapat dilanjutkan di setiap gerai untuk memastikan produk diproses dan disajikan sesuai prosedur. Hal ini dapat dilakukan oleh staf yang ada di gerai, atau melalui peninjauan dari pusat.
Optimasi Manajemen Mutu, Berikut Tips Menerapkan QA dan QC dengan Baik
Setelah memahami sederet penjelasan mengenai perbedaan dan fokus quality assurance dan quality control, bagian akhir ini akan memberikan gambaran mengenai tips menerapkan dua prosedur utama dalam manajemen mutu agar memberikan efek maksimal pada bisnis Anda.
- Pertama, pastikan penetapan standar kualitas yang jelas dan terukur, sehingga memudahkan proses QA dan QC yang dijalankan oleh staf
- Kedua, kembangkan prosedur dan pastikan semua dokumentasi lengkap sebagai bahan evaluasi
- Ketiga, lakukan pelatihan dan pengembangan karyawan secara berkala untuk turut meningkatkan standar kerja dan kualitas internal
- Keempat, gunakan alat dan teknologi yang tepat untuk mendukung proses QA dan QC
- Kelima, lakukan audit dan evaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitas sistem manajemen mutu yang dijalankan di setiap tahapan bisnis
Baca Juga: Stock Replenishment: Strategi Optimalkan Persediaan & Penjualan
Dalam konteks lebih sederhana, quality assurance akan bekerja pada setiap proses yang berkaitan dengan produk untuk melakukan kontrol pada produk yang dimiliki perusahaan. Hal ini dilakukan supaya setiap standar yang ditetapkan dipenuhi, dan diharapkan produk akhirnya sesuai dengan rencana.
Di sisi lain quality control akan berfokus pada tahap akhir, untuk melihat apakah produk yang dihasilkan sudah benar-benar sesuai dengan standar kualitas. Jika dinilai tidak sesuai, maka perbaikan akan dilakukan, atau bahkan produk akan ditahan sementara, agar tidak dikirimkan dalam keadaan cacat atau dibawah standar yang ditetapkan.Baik quality assurance atau quality control memiliki perannya masing-masing dalam menjaga kualitas produk yang dimiliki perusahaan Anda. Proses ini idealnya diintegrasikan dengan berbagai proses lain dalam konteks produksi, sehingga berjalan efektif dan efisien. Untuk itu, Anda dapat menggunakan Borong Direct untuk membantu urusan QA dan QC. Integrasi yang terjadi akan ‘memotong’ jarak antara bisnis dan pelanggan, sehingga membantu meningkatkan kontrol yang dimiliki. Anda dapat menjadwalkan demo sekarang juga dengan klik di sini, untuk mendapatkan pengalaman langsung tentang kemudahan yang ditawarkan Borong untuk Anda!