Sales taking order merupakan sebuah proses penjualan di mana seorang salesman (salesperson) atau tenaga penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang sudah tertarik atau berkeinginan untuk membeli produk atau layanan tertentu. Ini adalah bentuk penjualan yang lebih pasif jika dibandingkan dengan penjualan yang proaktif di mana salesman aktif mencari pelanggan baru.
Ada beberapa karakteristik sales taking order, yaitu responsif, kurang agresif, dan fokus pada pemenuhan. Sales taking order biasanya akan menanggapi permintaan yang datang dari pelanggan yang sudah tertarik dengan produk atau layanan. Berbeda dengan penjualan proaktif yang sering memerlukan pendekatan agresif untuk menarik pelanggan baru, sales taking order justru menerima dan memproses pesanan yang sudah ada. Kemudian, fokus utama dari proses ini adalah pada pemenuhan kebutuhan pelanggan dengan cepat dan efisien.
Bagaimana Proses Sales Taking Order?
Proses sales taking order melibatkan beberapa langkah yang terstruktur untuk memastikan bahwa pesanan pelanggan diterima, diproses, dan dipenuhi dengan efisien. Berikut ini adalah langkah-langkah umum dalam proses sales taking order:
- Menerima Pesanan: Pelanggan akan menghubungi salesman melalui berbagai saluran seperti telepon, email, aplikasi online, atau kunjungan langsung ke toko.
- Konfirmasi Pesanan: Salesman akan memverifikasi detail pesanan, termasuk produk, jumlah, harga, dan informasi pengiriman.
- Pemrosesan Pesanan: Pesanan kemudian akan diteruskan ke bagian logistik atau gudang untuk dipersiapkan dan dikirimkan kepada pelanggan.
- Pembayaran: Pengaturan pembayaran akan dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan, baik melalui pembayaran di muka, kredit, ataupun metode lainnya.
- Pengiriman dan Follow-Up: Produk yang dipesan akan dikirimkan kepada pelanggan, dan salesman dapat melakukan tindak lanjut untuk memastikan kepuasan pelanggan dan mengatasi masalah jika ada.
Salah satu keuntungan sales taking order adalah proses ini lebih cepat karena pelanggan sudah tahu apa yang mereka inginkan. Selain itu, proses ini juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan karena pelayanan yang responsif dan efisien. Dari sisi biaya, lebih sedikit biaya pemasaran yang diperlukan karena pelanggan sudah tertarik dengan produk atau layanan.
Baca juga: 7 Strategi Promosi Terampuh & Hemat Budget untuk UMKM
Tugas Sales Taking Order dan Skill yang Dibutuhkan
Sales taking order memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan bahwa pesanan pelanggan diproses dengan efisien dan tepat waktu. Tugas salesman dalam proses sales taking order adalah:
- Menerima pesanan: Mencatat pesanan pelanggan dengan akurat (produk, jumlah, detail pengiriman, dan lain sebagainya). Lalu, memastikan ketersediaan stok dan mengkomunikasikannya kepada pelanggan, serta mengelola perubahan atau pembatalan pesanan.
- Memberikan informasi produk: Menjawab berbagai macam pertanyaan pelanggan terkait produk atau layanan. Memberikan saran atau rekomendasi produk berdasarkan kebutuhan pelanggan, serta mengatasi keluhan pelanggan dengan profesional.
- Membangun hubungan pelanggan: Menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan, menawarkan program loyalitas atau promosi khusus, dan mengumpulkan umpan balik pelanggan untuk meningkatkan layanan.
- Administrasi: Mengelola database pelanggan, menyiapkan laporan penjualan, hingga berkoordinasi dengan tim lain seperti logistik dan keuangan.
Skill yang dibutuhkan sales taking order adalah sebagai berikut:
- Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas dan efektif baik secara lisan maupun tulisan.
- Mampu mendengarkan dengan baik untuk memahami apa saja kebutuhan dan keinginan pelanggan.
- Mampu membangun hubungan yang baik dengan pelanggan, bersikap ramah, sabar, dan profesional dalam setiap interaksi.
- Memahami detail produk atau layanan yang ditawarkan, mampu membandingkan produk dan memberikan rekomendasi, serta terus memperbarui pengetahuan tentang produk baru atau perubahan.
- Menguasai penggunaan sistem atau aplikasi terkait, seperti CRM dan aplikasi pesanan.
- Mampu mengoperasikan perangkat komunikasi seperti telepon, email, dan chat.
Baca juga: 5 Alasan Order Management System Cocok Jadi Investasi Bisnis
Borong Dapat Mendukung Sales Taking Order
Ada beberapa tantangan dari proses sales taking order yang mungkin akan Anda hadapi. Bisnis sangat bergantung pada pelanggan yang datang dengan pesanan, sehingga proses sales taking order rentan terhadap fluktuasi permintaan. Selain itu, peluang untuk up-selling atau cross-selling mungkin lebih terbatas jika dibandingkan dengan penjualan proaktif.
Lantas, solusi seperti apa yang bisa dilakukan untuk menghadapi tantangan ini?
Tentunya, penggunaan software khusus dalam proses sales taking order memegang peranan penting. Pasalnya, software dapat mengotomatiskan banyak tugas manual seperti pencatatan pesanan, verifikasi stok, dan pembuatan faktur, sehingga dapat mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, semua data pesanan juga dapat disimpan secara terpusat dan dapat diakses dengan mudah, sehingga memastikan informasi yang akurat dan terbaru selalu tersedia.
Baca juga: Memilih Aplikasi Sales Lapangan yang Tepat untuk Bisnis Anda
Dengan software, pesanan bisa diproses lebih cepat, memungkinkan pengiriman yang lebih cepat dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan juga dapat melacak status pesanan mereka secara real-time, memberikan mereka transparansi dan kepastian. Kemudian, software dapat memantau ketersediaan stok secara real-time, mengurangi risiko kehabisan stok atau overstock. Data yang akurat akan membantu dalam perencanaan inventori, memastikan bahwa stok yang tepat tersedia pada waktu yang tepat.
Lebih dari itu, penggunaan software juga memungkinkan integrasi yang mulus dengan sistem lain, dapat menangani volume pesanan yang besar, hingga menawarkan keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Penggunaan software khusus akan membuat perusahaan Anda dapat menghadapi tantangan sales taking order dengan lebih efektif dan efisien, serta meningkatkan profitabilitas dan kepuasan pelanggan. Anda bisa percayakan pada aplikasi FSA dari Borong.
Borong FSA (Borong Field App) merupakan sebuah aplikasi berbasis cloud untuk mengoptimalkan kinerja salesman dan reseller. Aplikasi ini juga akan memberikan kemudahan bagi Anda sebagai pemilik bisnis atau sales manager untuk memantau kinerja salesman secara real-time sehingga mereka lebih produktif untuk achieve target penjualan.
Segera hubungi kontak kami dan Anda bisa mendapatkan kesempatan demo personalisasi platform Borong secara gratis!