Banyak dianggap sebagai sekadar tempat penyimpanan barang dan bahan baku, gudang ternyata memiliki pengelolaan yang cukup kompleks. Keberadaan sistem manajemen gudang menjadi hal yang penting, agar fungsi dan peran gudang dalam menopang aktivitas perusahaan dapat dijalankan dengan baik.
Era modern menuntut bisnis terus beradaptasi di berbagai sektor, termasuk urusan pengelolaan gudang dan sistem yang digunakan. Hal ini terkait dengan beberapa peran penting yang dimiliki area penyimpanan ini di era digital, mulai dari menjaga fleksibilitas dalam supply chain, mengelola rantai pasok, hingga otomatisasi berbagai proses kerja yang ada di dalamnya dalam rangka mencapai titik kinerja efisien yang dapat membawa banyak keuntungan bagi bisnis.
Perubahan dan optimasi yang dilakukan selalu akan menghadapi sejumlah tantangan. Detail mengenai tantangan ini akan dijelaskan di bagian berikutnya, lengkap dengan penjelasan mengenai bagaimana sistem manajemen gudang menyediakan jawaban atas tantangan yang hadir tersebut.
Baca juga: 5 Kesalahan Umum Pengelolaan Safety Stock Perusahaan
Tantangan Utama dalam Manajemen Gudang Modern
Pengelolaan gudang modern akan menghadapi sederet tantangan yang harus diselesaikan dengan langkah strategis. Setidaknya terdapat 5 tantangan yang hadir dalam urusan ini, yang dijelaskan dalam masing-masing poin berikut ini.
1. Manajemen Inventaris Kompleks
Ribuan produk dengan SKU yang Anda miliki harus dilacak, dikelola, dan diketahui informasinya secara detail. Pergerakan masing-masing persediaan dan lokasi penyimpanannya menjadi data penting, dan membuat pengelolaan ini semakin kompleks.
Tanpa adanya sistem yang terintegrasi, maka pengelolaan persediaan akan menjadi kacau. Masalah ini akan berdampak secara berantai pada sektor lain dalam bisnis, yang dipastikan menjadi problem besar di kemudian hari.
2. Proses Manual yang Rentan Kesalahan
Dalam jumlah sedikit, proses manual akan terasa masuk akal. Namun ketika melibatkan gudang yang terletak di berbagai lokasi, proses manual pengelolaan persediaan akan sangat rentan pada kesalahan yang justru menambah pekerjaan Anda.
Proses pencatatan, pengambilan persediaan, hingga packing dapat mengalami kesalahan. Banyaknya waktu juga menjadi pos kerugian lain yang tidak ternilai, bahkan hingga berdampak pada keterlambatan pengiriman produk ke pelanggan.
3. Sulit Memantau Stok secara Real-Time
Tantangan ketiga hadir dalam bentuk sulitnya memantau stok yang Anda miliki secara real-time sebagai pengelola bisnis. Informasi stok yang akurat dan terkini akan sulit sekali didapatkan tanpa adanya sistem terintegrasi yang dapat dipantau melalui dashboard di kantor utama.
Beberapa bisnis masih mengandalkan proses tracking dan monitoring secara manual menggunakan jaringan komunikasi seperti WhatsApp dan sejenisnya. Namun dalam skala bisnis besar, hal ini jelas tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan bisnis.
4. Pemanfaatan Ruang yang Tidak Optimal
Salah satu tantangan yang sering dihadapi oleh sebuah bisnis adalah optimalisasi ruang penyimpanan yang ada di area gudang. Tanpa pendataan yang baik, pengaturan penyimpanan akan sulit dilakukan dengan maksimal sehingga menyisakan banyak ruang kosong di satu dan lain titik.
Apa akibatnya?
Volume ruang yang ada tidak dapat dimaksimalkan dan menjadi salah satu pemborosan yang bisa berdampak pada manajemen gudang tidak efektif.
5. Permintaan Pelanggan yang Fluktuatif
Terjadinya perubahan pada permintaan pelanggan dari waktu ke waktu menjadi tantangan berikutnya yang harus disadari. Jumlah permintaan yang terus berubah dengan cepat dapat menyulitkan perencanaan dan pemenuhan pesanan.
Tanpa adanya sistem yang baik, forecasting tidak akan dapat membantu bisnis dalam mempersiapkan diri menghadapi lonjakan permintaan yang terjadi. Pada akhirnya bisnis akan kekurangan produk yang dapat didistribusikan ke pasar, dan berujung pada kekecewaan pelanggan.
Baca juga: Pengiriman Efisien, Ini Peran Software Pelacakan Pesanan
Sistem Manajemen Gudang sebagai Solusi Tantangan
Seperti namanya, sistem ini akan membantu proses kerja yang ada di gudang sehingga tantangan yang disebutkan di atas dapat diselesaikan dengan cara yang tepat. Untuk masing-masing tantangan yang muncul, sistem manajemen gudang akan memberikan solusi agar bisnis dapat mengoptimalkan waktu dan sumber daya yang dimilikinya.
1. Otomatisasi dan Optimalisasi Proses
Sistem ini dapat membuat banyak tugas dan proses menjadi otomatis. Mulai dari pencatatan penerimaan, penyimpanan, pengambilan persediaan, hingga distribusi barang, semua akan tercatat dengan baik pada sistem yang terintegrasi.
Selain itu, sistem yang tepat juga akan mengoptimalkan alur kerja yang terjadi di dalam gudang. Dengan demikian kesalahan yang muncul dapat ditekan, dan produktivitas dapat meningkat.
2. Pelacakan Stok secara Real-Time Visibilitas Real-Time pada Inventaris
Pencatatan otomatis pada sistem yang terintegrasi juga memudahkan proses pelacakan stok secara real-time. Jelas, kemampuan untuk monitoring persediaan secara real-time menjadi hal mendasar untuk bisnis Anda, sehingga proses pengambilan keputusan dapat berjalan jauh lebih baik.
Warehouse management system juga akan dapat membantu Anda mengatur angka peringatan dan pembelian ulang, sehingga menghindarkan bisnis dari kekosongan persediaan atau keterlambatan restock.
3. Pemanfaatan Ruang yang Lebih Baik
Sistem ini juga akan membantu Anda mengoptimalkan tata letak gudang dan strategi penyimpanan. Hal ini memungkinkan persediaan disusun secara rapi dan sistematis, sehingga tidak ada ruang kosong yang tersia-siakan.
Anda dapat menggunakan fitur yang membantu memaksimalkan kapasitas penyimpanan, mengurangi biaya pergudangan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
4. Perencanaan dan Forecasting yang Lebih Baik
Data-data historis yang tercatat di dalam sistem akan membantu Anda dalam proses analisis guna memprediksi permintaan pelanggan di masa yang akan datang. Hal ini akan memberikan fleksibilitas pada perusahaan, sebab dapat mempersiapkan dengan baik dinamika yang sekiranya akan muncul.
Anda dapat mengantisipasi fluktuasi permintaan dengan merencanakan stok lebih baik. Di waktu yang sama, Anda juga dapat menghindari terjadinya kekurangan atau kelebihan pasokan, sehingga biaya gudang tetap pada titik yang optimal.
5 Manfaat Utama Implementasi Sistem Manajemen Gudang
Dari penjelasan yang ada di atas, terdapat lima manfaat utama ketika bisnis Anda mengimplementasikan sistem manajemen gudang yang tepat. Kelimanya adalah:
- Peningkatan efisiensi operasional secara umum.
- Mengurangi biaya-biaya yang muncul.
- Peningkatan akurasi pesanan.
- Peningkatan kepuasan pelanggan.
- Peningkatan keuntungan yang didapatkan bisnis.
Baca juga: Manajemen Pemasaran dan Konsepnya yang Perlu Anda Ketahui
Pada akhirnya, adaptasi pada teknologi modern seperti sistem manajemen gudang menjadi hal penting agar bisnis tetap relevan dan dapat bersaing dengan kompetitor. Tanpa adanya kemauan dan upaya adaptasi, bisnis akan tertinggal dan perlahan kehilangan daya saingnya,
Investasi jangka panjang ini memang cenderung memiliki nilai yang besar. Namun jika dibandingkan dengan manfaat yang diberikannya, bisnis akan memperoleh hasil dari investasi ini untuk beberapa waktu kedepan secara laten. Ini mengapa penting agar Anda dapat memperoleh sistem yang tepat guna menjaga daya saing sekaligus terus berkembang untuk mengungguli kompetitor yang ada.
Melihat hal ini, Borong Indonesia sejatinya memiliki sistem yang dapat menunjang hal tersebut. Meski tidak terbatas hanya pada sistem manajemen gudang saja, namun salah satu produk Borong Indonesia, yakni Borong Direct, dapat membantu Anda mengelola urusan gudang dan persediaan dengan baik. Penyediaan platform jual-beli B2B dilengkapi pula dengan integrasinya pada sistem pergudangan, sehingga membantu memonitor persediaan, waktu restock, hingga forecasting pada dinamika pasar.
Dapat terintegrasi secara optimal dengan sistem yang digunakan perusahaan Anda, Borong Direct memberikan kesempatan demo gratis dengan mengklik tautan berikut. Rasakan sendiri manfaatnya, dan maksimalkan kinerja bisnis bersama Borong Indonesia!
