Pernahkah Anda merasa kewalahan dengan proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan Anda? Proses ini dikenal sebagai sistem procurement, yaitu upaya perusahaan dalam memenuhi kebutuhan berupa barang atau jasa yang diperlukan untuk mendukung operasional dan proses produksi.
Ketersediaan barang dan jasa ini menjadi faktor penting yang membantu perusahaan mencapai target produksinya, sehingga dapat menghasilkan output sesuai standar perusahaan dan ekspektasi pasar.
Proses pengadaan tradisional yang sering kali berbelit-belit, rentan kesalahan, dan sulit dikendalikan kerap menjadi tantangan besar dalam menjalankan bisnis. Untungnya, sistem modern kini hadir sebagai solusi untuk mengatasi berbagai tantangan dalam pengadaan barang sehingga mendukung bisnis menjadi lebih efisien dan hemat biaya.
Dalam artikel ini, akan dibahas pentingnya procurement system dan tujuh cara utama yang bisa meningkatkan efisiensi serta menghemat biaya operasional perusahaan Anda.
Apa itu Sistem Procurement?
Sistem procurement adalah solusi terpadu yang dirancang untuk mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan barang atau jasa hingga pembayaran. Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan efektivitas dalam proses pengadaan. Selain itu, procurement dapat membantu perusahaan dalam menghemat biaya, meminimalisir kesalahan, dan memastikan kualitas barang atau jasa yang diterima.
Perusahaan yang beralih ke sistem procurement modern dapat menikmati sejumlah manfaat, di antaranya:
- Menghemat biaya: Dengan mengoptimalkan proses pengadaan, perusahaan dapat menemukan harga terbaik, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan nilai dari setiap pengeluaran.
- Meningkatkan efisiensi: Otomatisasi proses dan sentralisasi data memungkinkan proses pengadaan menjadi lebih cepat dan akurat.
- Meningkatkan transparansi: Semua aktivitas pengadaan dapat dilacak dan dipantau, mengurangi risiko kesalahan atau kecurangan.
- Meningkatkan kualitas: Dengan pengelolaan supplier yang tepat, perusahaan dapat menjamin kualitas barang atau jasa yang diterima.
Baca juga: 5 Strategi Optimalkan Inventory Cost, Stok di Gudang Aman!
Tantangan Procurement Tradisional
Sebelum memahami lebih lanjut manfaat sistem procurement modern, mari kita lihat beberapa tantangan utama yang sering dihadapi dalam proses pengadaan barang secara tradisional:
1. Proses Pengadaan secara Manual dan Memicu Inefisiensi
Proses pengadaan yang masih dilakukan secara manual sering kali memakan waktu lama dan rentan kesalahan. Selain itu, data yang tersebar di berbagai departemen membuat pengelolaan menjadi lebih sulit, mengakibatkan terjadinya inefisiensi yang berdampak pada operasional bisnis.
2. Kurangnya Kemampuan untuk Mengontrol
Dalam proses procurement tradisional, sulit bagi manajemen untuk mendapatkan kemampuan untuk mengontrol penuh terhadap status pengadaan dan pengeluaran. Minimnya kemampuan ini dapat meningkatkan risiko “maverick spending” atau pembelian di luar sistem yang disetujui, hal ini bisa merusak anggaran perusahaan.
3. Bottleneck dan Keterlambatan Pengiriman Barang
Proses persetujuan yang berbelit-belit dan keterlambatan dalam pengiriman barang sering kali menjadi hambatan dalam pengadaan tradisional. Hal ini tidak hanya menurunkan efisiensi operasional tetapi juga dapat memengaruhi kepuasan pelanggan.
Baca juga: Efektif, Ini 5 Strategi Pengelolaan Persediaan Optimal untuk Profit Bisnis
7 Cara Sistem Procurement Meningkatkan Efisiensi dan Menghemat Biaya
Berikut adalah tujuh cara utama di mana sistem procurement modern dapat membantu perusahaan Anda dalam mengoptimalkan pengelolaan pengadaan dan menghemat biaya:
1. Otomatisasi Proses Pengadaan
Sistem procurement memungkinkan otomatisasi berbagai tugas seperti pembuatan permintaan pembelian, persetujuan, hingga pembuatan pesanan. Otomatisasi ini membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah pengadaan dan meminimalisir kesalahan manusia. Dengan otomatisasi, Anda dapat menjalankan proses pengadaan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.
2. Centralized Procurement System
Dengan menggunakan sistem terpusat, perusahaan dapat mengelola semua aktivitas pengadaan di satu platform. Ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah melacak data pengadaan mulai dari permintaan hingga pembayaran, sekaligus meningkatkan visibilitas dan kontrol terhadap setiap pengeluaran. Sistem terpusat memudahkan kolaborasi antar departemen dan memastikan semua pihak memiliki akses ke informasi yang sama.
3. Supplier Management
Pengelolaan supplier yang baik merupakan faktor penting untuk memastikan pasokan barang dan jasa yang berkualitas. Sistem procurement modern memungkinkan Anda mengelola database supplier, melakukan evaluasi, dan negosiasi harga yang lebih baik. Dengan pemantauan kinerja supplier yang lebih mudah, perusahaan Anda dapat memastikan bahwa hanya supplier yang berkualitas yang digunakan, sehingga risiko pengiriman terlambat atau produk yang tidak sesuai bisa dikurangi.
4. Spend Analysis
Sistem pengadaan barang secara otomatis ini menyediakan fitur analisis pengeluaran atau spend analysis, yang memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data pengeluaran secara mendalam. Melalui spend analysis, Anda dapat mengidentifikasi area yang memerlukan penghematan dan menemukan peluang untuk mengoptimalkan anggaran. Penggunaan anggaran yang lebih terencana ini dapat membantu perusahaan menghindari pemborosan dan meningkatkan efisiensi.
5. Contract Management
Pengelolaan kontrak yang efisien sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan supplier dan menghindari risiko hukum. Sistem procurement modern menyediakan fitur contract management yang memudahkan penyimpanan, pelacakan, dan manajemen kontrak dengan supplier. Dengan pengelolaan kontrak yang baik, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak, sekaligus meminimalisir risiko yang dapat berdampak pada operasional.
6. Integrasi dengan Sistem Lain (ERP, Inventory)
Procurement system yang dapat diintegrasikan dengan sistem ERP atau inventory memungkinkan sinkronisasi data yang lebih baik. Integrasi ini memastikan bahwa data seperti stok barang, status pesanan, dan anggaran diperbarui secara real-time. Integrasi ini membantu menghilangkan “data silo” atau pemisahan data antar sistem yang sering kali menghambat efisiensi operasional.
7. Pemanfaatan Teknologi (Cloud, Mobile, AI)
Teknologi seperti cloud computing, aplikasi mobile, dan artificial intelligence (AI) semakin banyak digunakan dalam sistem pengadaan barang secara modern. Sistem berbasis cloud memungkinkan tim procurement mengakses data dari mana saja, sedangkan AI membantu menganalisis data dan memberikan prediksi kebutuhan di masa depan. Dengan teknologi ini, Anda dapat memantau dan mengelola proses pengadaan lebih fleksibel dan responsif.
Baca juga: Optimalkan Penggunaan Buku Stok Barang dengan 7 Tips Ini!
Sistem procurement modern adalah investasi yang sangat berharga untuk setiap perusahaan. Dengan fitur otomatisasi, manajemen supplier, spend analysis, dan integrasi dengan sistem lain, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Sistem ini membantu bisnis menjadi lebih terorganisir, transparan, dan hemat biaya, menjadikannya sebagai aset penting dalam manajemen operasional perusahaan.
Jika Anda mencari solusi procurement yang lengkap dan andal, Borong Indonesia adalah platform B2B yang siap membantu mengoptimalkan operasional bisnis Anda. Dengan fitur-fitur unggulan seperti manajemen stok dari supplier, analisis pengeluaran, serta integrasi yang seamless dengan berbagai sistem yang ada, Borong Indonesia hadir untuk memenuhi kebutuhan procurement Anda.
Fitur yang lengkap, mudah dioperasikan, dan mendukung berbagai kebutuhan bisnis serta pelanggan menjadikan Borong Indonesia solusi ideal untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat mengajukan demo sekarang untuk merasakan langsung kemudahan yang diberikan Borong Indonesia bagi perkembangan bisnis Anda!