Optimasi kinerja perusahaan tidak hanya dapat dilakukan dari sisi produksi dan pengembangan saja, namun juga pada sisi distribusi. Tidak jarang bisnis mengadaptasi software distributor untuk meningkatkan aspek ini.
Secara umum, perangkat lunak semacam ini akan berperan besar dalam meningkatkan efisiensi kerja dan visibilitas proses yang terjadi. Dengan demikian Anda paham benar progres yang terjadi pada perpindahan barang, sehingga kebutuhan pasar dapat dipastikan dengan data-data yang akurat dan tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang.
Manfaat dari penggunaan software distribusi yang tepat juga sifatnya menyeluruh, mencakup efisiensi kerja, produktivitas kinerja bisnis, hingga peningkatan profitabilitas. Jadi, mari petakan satu per satu mengenai apa saja poin penting dalam pemilihan dan penggunaan software ini agar bisnis Anda dapat meningkatkan produktivitasnya.
Baca juga: Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Bisnis dengan Software Company Terbaik
4 Hal untuk Memahami Kebutuhan Bisnis
Sumber: rawpixel.com via freepik.com
Produk yang tepat adalah produk yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Maka, pada dasarnya Anda wajib dapat mengetahui apa yang bisnis Anda perlukan, sehingga software yang dipilih tidak memiliki spesifikasi terlalu rendah atau terlalu tinggi, sebab keduanya juga akan memberikan konsekuensi lain untuk bisnis Anda.
Empat hal yang dapat menjadi bahan pertimbangan adalah sebagai berikut.
1. Identifikasi Proses Bisnis Utama
Lakukan analisis pada bisnis yang dijalankan, sejak dari pembelian, pengelolaan stok, penjualan, hingga pengiriman. Dari analisis ini akan diperoleh data jelas mengenai poin apa yang masih belum mencapai target, dan poin apa yang dapat dipertahankan.
Kemudian lakukan identifikasi area yang memerlukan otomatisasi serta peningkatan efisiensi. Anda akan dapat melihat kira-kira apa fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan agar bagian distribusi dapat meningkatkan kinerja dan output yang diberikan.
2. Tentukan Skala dan Kompleksitas Bisnis
Software dan fitur yang akan diadaptasi juga harus menyesuaikan skala dan kompleksitas bisnis. Beberapa software distribusi disiapkan untuk skala bisnis yang masif, sehingga memiliki fitur yang lebih lengkap dan menyeluruh.
Namun, tidak semua bisnis memerlukan fitur-fitur yang ada. Maka dari itu, penting untuk mengetahui secara jelas skala dan kompleksitas bisnis yang Anda miliki saat ini, agar pemilihan software atau paket layanan yang dilakukan tepat sasaran, tidak berlebihan atau kekurangan.
Direkomendasikan untuk memilih software yang dapat mengakomodir perkembangan bisnis di masa yang akan datang, untuk memudahkan operasional Anda di sektor distribusi tanpa harus berganti sistem.
3. Anggaran yang Tersedia
Poin ketiga yang harus diperhatikan adalah total anggaran yang disediakan untuk mendapatkan software distribusi yang diperlukan. Direkomendasikan agar anggaran yang ada terlebih dahulu ditetapkan, sehingga Anda memiliki opsi yang lebih jelas dan tidak terlalu membebani perusahaan.
Pada poin anggaran ini, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dengan detail, antara lain adalah biaya lisensi, implementasi dan pemasangan, pelatihan karyawan, dan dukungan teknis. Sebelum menandatangani kontrak penggunaan software, pastikan poin tersebut agar tidak menjadi masalah di kemudian hari.
4. Integrasi dengan Sistem Bisnis
Terakhir adalah terkait dengan kemudahan integrasinya dengan sistem bisnis yang Anda miliki. Sistem-sistem yang telah digunakan sebelumnya jelas membawa manfaat untuk perusahaan, maka kemampuan software distribusi untuk dapat terintegrasi dengan sistem lain yang telah digunakan akan menjadi penting agar adaptasinya semakin seamless dan tidak membuang banyak waktu.
Adanya risiko masalah kompatibilitas akan muncul jika hal ini tidak dipastikan terlebih dahulu. Maka dari itu, Anda dapat melakukan diskusi dan konsultasi mendalam sebelum mengambil keputusan.
Baca juga: Solusi Software untuk Mengatasi Tantangan Umum dalam Bisnis Retail
Fitur Penting yang Sebaiknya Ada pada Software Distribusi
Sumber: ijeab .com via freepik.com
Setelah mengetahui kebutuhan bisnis yang Anda miliki, selanjutnya bagian kedua ini akan membahas mengenai fitur penting apa saja yang idealnya ada pada software distribusi. Fitur-fitur ini sifatnya mendasar, sehingga dapat memberikan dorongan efisiensi pada operasional bisnis terkait distribusi.
Fitur penting yang dimaksud adalah sebagai berikut.
- Manajemen inventaris yang meliputi pelacakan stok real-time, peringatan stok rendah, forecasting permintaan pasar, hingga manajemen beberapa gudang secara terpadu.
- Manajemen pembelian dan pemesanan yang meliputi pembuatan dan pelacakan pesanan pembelian, manajemen supplier, dan otomatisasi pemesanan ulang pada barang yang telah terlacak memerlukan restock.
- Manajemen penjualan dan distribusi, yang meliputi pemrosesan pemesanan pesanan penjualan, pembuatan faktur dan surat jalan, manajemen pengiriman, serta pelacakan pengiriman. Fitur ini menjadi kunci dari software distribusi yang akan digunakan.
- Manajemen pelanggan, yang mencakup pengelolaan database pelanggan, riwayat pembelian, manajemen piutang, hingga manajemen program loyalitas.
- Manajemen keuangan, yang meliputi urusan akuntansi, pengelolaan arus kas, hingga pembuatan laporan keuangan.
- Pelaporan dan analitik bisnis, yang berbentuk dashboard yang dapat disesuaikan, laporan kinerja penjualan, analisis data, hingga forecasting tren pasar dan permintaan.
- Fitur tambahan lain, dapat berbentuk banyak hal mulai dari manajemen rute pengiriman, manajemen armada kendaraan yang digunakan, integrasi dengan e-commerce, dukungan beberapa bahasa, hingga dukungan proses dengan beberapa jenis mata uang sekaligus.
Ketujuh poin ini wajib dipastikan karena bersifat fundamental untuk efisiensi proses distribusi yang dilakukan bisnis Anda. Lakukan konsultasi terlebih dahulu terkait fitur-fitur di atas, sehingga Anda dapat memperoleh sistem yang solid dan berkualitas untuk jangka panjang.
Tips Memilih Software Distributor yang Tepat
Sumber: DC Studio via freepik.com
Sampai pada bagian ketiga, idealnya Anda telah memiliki gambaran jelas mengenai apa kebutuhan bisnis dan fitur yang penting untuk dipetimbangkan. Bagian ini kemudian dikhususkan untuk membahas mengenai tips memilih software distribusi distributor yang tepat.
- Pertama, pastikan untuk melakukan riset mendalam. Bandingkan beberapa opsi software yang tersedia di pasar, dan cermati kesesuaian kebutuhan dengan fitur yang ditawarkan. Cermati juga ulasan dari pengguna, atau minta rekomendasi dari partner bisnis Anda untuk testimoni langsung dari pengguna lainnya.
- Kedua, libatkan tim dalam pemilihannya. Jangan ragu untuk meminta masukan dari tim yang akan menggunakan software ini secara langsung untuk mendapatkan insight mendalam mengenai apa yang mereka perlukan, sehingga apa yang Anda pilih dapat disesuaikan dengan kebutuhan user.
- Ketiga, pertimbangkan dukungan pelanggan dan pelatihan yang diberikan. Dua poin ini terkadang dilupakan, dan membuat perusahaan Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu pada proses adaptasi. Direkomendasikan memilih layanan yang memberikan dukungan pelanggan penuh dan pelatihan, baik secara langsung atau melalui modul, pada divisi dan user sistem tersebut.
- Keempat, coba secara langsung. Menjadi poin lebih jika Anda dapat mencoba sistem dan fiturnya secara langsung sebelum melakukan pembelian. Setidaknya dengan demikian Anda paham benar sistem yang akan digunakan, dan user dari sistem tersebut juga dapat memperoleh pengalaman akurat kecocokan fitur dengan kebutuhan yang ada.
Baca juga: Cara Memilih Business Management Software yang Tepat untuk Kebutuhan Bisnis
Pemilihan software distributor yang tepat akan membantu bisnis bergerak lebih efisien, sehingga pengelolaan distribusi dapat dilakukan jauh lebih optimal. Jalur distribusi yang dikelola dengan baik akan memberikan dukungan besar pada operasional bisnis, baik secara internal maupun eksternal. Hal ini yang pada akhirnya akan memberikan kepuasan pada pelanggan yang ada di pasar.
Banyaknya manfaat yang dibawa perangkat lunak ini menjadi alasan utama mengapa adaptasi pada sistem distributor ini penting, sehingga Anda tetap dapat bersaing dengan kompetitor yang ada saat ini. Software yang digunakan secara maksimal dapat memberikan output yang diperlukan oleh bisnis agar tetap relevan dan memenangkan persaingan pasar secara sehat.
Borong Indonesia, kemudian hadir untuk membantu Anda pada proses distribusi yang Anda perlukan. Sistem yang ditawarkan oleh Borong Indonesia pada produknya, Borong Direct, dapat membantu menyediakan fitur software distributor. Hal ini menjadikan proses pengelolaan keluar-masuk stok, pencatatan transaksi, dan pemberian skema promo dapat dilakukan secara digital.
Dapat terintegrasi dengan baik pada sistem yang telah digunakan perusahaan, Borong Indonesia membawa solusi agar bisnis Anda semakin kuat dalam persaingan di era kekinian. Anda dapat mencoba langsung fitur yang ditawarkan Borong Direct pada tautan ini, dan dapatkan uji coba gratis selama 30 hari!