Selama aktivitas bisnis dijalankan, maka tantangan akan selalu hadir dalam berbagai bentuk berbeda. Bagi distributor misalnya, pengelolaan stok yang dimiliki akan terus muncul selama terjadi pasar dan rantai pasok mengalami dinamika. Maka dari itu, penggunaan software gudang direkomendasikan guna menyikapi tantangan yang hadir ini.
Software gudang sendiri pada dasarnya akan membantu banyak urusan dalam pengelolaan persediaan. Pendataan persediaan yang masuk, monitoring dan penempatan persediaan di fasilitas gudang, hingga memastikan setiap produk dapat keluar tepat waktu sesuai jadwal. Semua catatan dan aktivitas ini akan memberikan dorongan positif pada proses pengelolaan stok yang Anda lakukan.
Untuk memahami lebih jauh apa saja peran software tersebut dalam bisnis, mari coba petakan masalah apa saja yang dialami oleh distributor untuk urusan pengelolaan stok, dan bagaimana perangkat lunak ini dapat menghadirkan solusi untuk tantangan tersebut.
Baca juga: Optimalkan Operasional Gudang dengan Warehouse Systems Terbaik
Masalah Umum Pengelolaan Stok Distributor
Berperan sebagai pihak yang menyalurkan barang dari produsen ke pelanggan akhir atau pengecer, perusahaan distributor juga menghadapi berbagai tantangan berbeda. Stok yang menumpuk atau kondisi kekurangan stok sama-sama menjadi masalah yang harus diselesaikan, agar tidak berdampak buruk bagi jasa yang diselenggarakannya.
Terkait dengan masalah umum pengelolaan stok pada sisi distributor, setidaknya terdapat beberapa poin yang perlu diperhatikan.
1. Stok Menumpuk atau Kekurangan Stok
Untuk distributor, kelancaran mobilitas produk menjadi prioritas bisnis. Maka ketika terjadi penumpukan atau kekurangan stok, hal ini akan menjadi kabar yang tidak baik, sebab pasti terdapat hal yang salah pada pengelolaan persediaan yang ada.
Penumpukan atau kekurangan stok terjadi ketika masalah muncul pada jadwal pengiriman, keterlambatan permintaan, atau kendala pada armada yang dimiliki untuk mendukung mobilitas produk. Bukan tidak mungkin masalah justru berasal dari pengelolaan informasi pengiriman yang tidak efektif, sehingga muncul kesalahpahaman pada pihak terkait.
2. Pelacakan Stok yang Belum Akurat
Penting untuk sebuah perusahaan distribusi mengetahui informasi pasti pada posisi persediaan yang tengah dipindahkan. Kesulitan melacak stok secara akurat dan real-time menjadi masalah besar, manakala permintaan update dari pelanggan muncul terus menerus.
Kejelasan informasi ini dapat membantu distributor untuk memperkirakan lead time yang dimiliki pada pemindahan persediaan. Tanpa adanya kemampuan melacak stok secara real-time, pembaruan informasi pada klien akan terhambat, dan mengurangi kepuasan klien pada layanan yang disediakan.
3. Proses Manual yang Rentan Kesalahan
Masalah ketiga adalah bahwa proses manual akan menimbulkan risiko kesalahan lebih besar. Bahkan pada skala UMKM, proses pendataan dan pengelolaan persediaan sebaiknya memanfaatkan software gudang yang solid, agar kesalahan fundamental tidak terjadi.
Kesalahan fundamental yang dimaksud adalah pada pencatatan, monitoring perjalanan persediaan, ketersediaan armada pengangkut, kapasitas distribusi, hingga permintaan pengiriman yang dilakukan. Ketika hal-hal mendasar ini mengalami kesalahan, maka efek buruknya akan berantai dan memberikan kerugian bagi bisnis.
4. Transparansi Pergerakan Stok dan Permintaan Pasar
Perusahaan distribusi idealnya dapat memiliki informasi yang transparan terkait pergerakan stok dan permintaan pasar. Dua informasi utama ini membantu bisnis dalam merencanakan mobilisasi stok dengan efektif dan efisien, sehingga tidak ada keterlambatan kedatangan produk untuk pelanggan atau klien.
Selain itu, adanya data yang jelas terkait pergerakan barang akan memudahkan perencanaan strategis dan pengelolaan armada yang dimiliki. Ketika dua data ini tidak transparan, tentu bisnis akan mengalami banyak kesulitan untuk urusan operasional. Risiko besar pada kerugian akan muncul karena hal ini.
Baca juga: Memilih Software Distributor yang Tepat untuk Bisnis, Ini Poin Pentingnya!
5 Solusi dari Software Gudang untuk Bisnis Distribusi
Menghadapi tantangan dan masalah yang disebutkan pada bagian pertama tadi, software gudang membawa serangkaian solusi yang dapat memudahkan urusan Anda. Solusi yang dibawa berbasis pada sistem yang tersedia, dan diintegrasikan dengan sistem pada bisnis yang Anda miliki.
Kelima solusi yang dibawa oleh software gudang antara lain adalah sebagai berikut:
Pertama, otomatisasi pengelolaan stok. Dengan penggunaan software ini, Anda dapat mengurangi pekerjaan manual dan menghindari kesalahan fundamental yang terjadi. Pengelolaan stok dapat dilakukan secara otomatis sesuai dengan pengaturan yang telah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Kedua, pelacakan stok secara real-time. Perangkat lunak ini akan terhubung pada sistem yang memungkinkan Anda melakukan tracking secara online pada pengiriman yang dilakukan. Hal ini memberikan transparansi data dan progres pengiriman yang aktual, sehingga klien merasa lebih puas.
Ketiga, peringatan pada stok yang menipis. Solusi ini datang agar masalah terkait keterlambatan restock dapat diatasi, sehingga tidak lagi muncul masalah karena persediaan habis. Pada jumlah tertentu, Anda dapat memperoleh notifikasi tentang pemesanan ulang pada persediaan yang mulai menipis sehingga restock dapat dilakukan tepat waktu.
Keempat, analisis data penjualan. Adanya data yang lengkap terkait penjualan produk akan membantu Anda melakukan analisis yang lebih baik. Hasil dari analisis data penjualan dapat digunakan untuk membantu penyusunan strategi di masa yang akan datang.
Kelima, integrasi dengan platform lain. Sistem software gudang yang digunakan juga akan dapat diintegrasikan dengan platform dan sistem lain yang telah digunakan oleh perusahaan. Hal ini memudahkan kolaborasi yang lebih efisien, tanpa adanya masalah sinkronisasi atau kesesuaian sistem.
Faktor Penting Pemilihan Software Gudang
Sejumlah faktor kemudian akan memengaruhi pengambilan keputusan pada software yang akan digunakan. Faktor-faktor ini cukup mendasar, dan akan berpengaruh sejak awal akuisisi sistem hingga optimasinya di masa yang akan datang.
Penjelasannya adalah sebagai berikut.
- Kemudahan penggunaan menjadi fitur utama yang harus disediakan sehingga software dapat segera dimaksimalkan fungsinya. Adaptasi yang cepat membantu efisiensi waktu, sehingga dukungan bagi proses pengelolaan gudang dapat segera dinikmati.
- Harga yang terjangkau agar tidak menjadi tambahan beban yang signifikan bagi bisnis yang Anda kelola. Setidaknya, wajib dipastikan harga yang diberikan vendor sepadan dengan manfaat dan solusi yang dihadirkan.
- Fitur dasar yang lengkap seperti manajemen stok, pembelian, penjualan, pembuatan laporan, hingga monitoring pengiriman dan mobilitas barang menjadi faktor berikutnya yang harus dipertimbangkan.
- Skalabilitas yang ideal juga sebaiknya menjadi pertimbangan karena perusahaan akan terus berkembang. Seiring berjalannya waktu, perusahaan memerlukan software yang selalu dapat diandalkan. Memilih software gudang yang dapat tumbuh bersama dengan bisnis akan menjadi nilai plus karena mengurangi proses adaptasi ketika harus berganti perangkat lunak
- Dukungan pelanggan yang baik menjadi faktor kelima yang penting untuk dipertimbangkan, agar saat terjadi masalah Anda dapat segera menyelesaikannya.
Selain itu sebelum memilih vendor atau software gudang yang diperlukan, Anda juga sebaiknya melakukan identifikasi dan memahami benar kebutuhan perusahaan. Dengan pemahaman terkait hal ini, pemilihan software dapat dilakukan lebih objektif.
Bandingkan fitur dan harga dari beberapa opsi yang tersedia untuk Anda, dan pertimbangkan kemudahan penggunaannya dalam bisnis. Manfaatkan uji coba gratis yang disediakan untuk melihat langsung kesesuaian produk software dengan kebutuhan yang ada pada perusahaan Anda.
Baca juga: Apa itu WMS dan Mengapa Penting untuk Efisiensi Bisnis Anda?
Pemilihan software gudang yang baik selalu harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan di masa sekarang dan proyeksinya di masa yang akan datang. Tentu, akan sangat baik jika Anda dapat berkonsultasi dengan partner bisnis terkait ada atau tidaknya rekomendasi software sejenis yang dapat digunakan, karena hal ini memberikan pengalaman langsung sebagai testimoninya.
Sebenarnya jika Anda ingin memastikan software gudang yang ditawarkan benar-benar cocok dengan kebutuhan bisnis, Borong Indonesia menjadi opsi menarik. Pasalnya, Borong Indonesia menawarkan demo gratis produk andalannya untuk urusan ini, Borong Direct, yang juga memiliki fitur lengkap untuk membantu manajemen gudang.
Borong Direct dapat memberikan dukungan pada bisnis dalam pengelolaan platform jual-beli untuk pelanggan B2B. Sistem yang disediakan juga akan terhubung dengan pengelolaan persediaan, sehingga sangat membantu untuk mengoptimalkan operasional dan urusan penyimpanan.
Dengan interface sederhana dan kemudahan penggunaan, Borong Direct hadir membawa solusi untuk kebutuhan software gudang yang Anda miliki. Fitur yang lengkap memungkinkan dukungan optimal pada urusan ini, sehingga bisnis dapat beroperasi lebih baik. Rasakan langsung pengalaman penggunaannya dengan mengajukan demo, dan tingkatkan kinerja bisnis Anda sekarang juga!
