Sekilas, Anda mungkin sudah tahu bahwa stock opname barang sangat penting untuk akurasi data dan pengambilan keputusan. Stock opname atau inventarisasi fisik barang memang berperan untuk menjaga keakuratan data persediaan. Proses inilah yang akan membantu bisnis memverifikasi apakah jumlah barang yang tercatat dalam sistem pencatatan persediaan sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di gudang atau lokasi penyimpanan.
Sayangnya, ada beberapa tantangan dalam menjaga akurasi persediaan yang harus dihadapi para pebisnis. Apa saja tantangan itu, dan bagaimana stock opname barang mampu meningkatkan akurasi data? Simak penjelasan mengenai stock opname selengkapnya melalui ulasan di bawah ini.
Tantangan dalam Menjaga Akurasi Data Persediaan
Menjaga akurasi data persediaan memang bisa menjadi tantangan besar bagi banyak bisnis, terutama yang memiliki alur logistik kompleks atau volume persediaan yang besar. Berikut ini adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi dalam menjaga akurasi data persediaan:
1. Human Error dalam Pencatatan
Human error alias kesalahan manusia dalam mencatat persediaan sering kali menjadi penyebab utama ketidakakuratan data. Hal ini bisa terjadi selama proses input data manual, penghitungan stok, atau pada saat melakukan transaksi seperti penerimaan barang atau pengeluaran stok. Kemudian, human error dapat menyebabkan selisih yang signifikan antara data yang tercatat dan stok fisik.
2. Kurangnya Sistem Otomatisasi
Ada banyak bisnis yang masih bergantung pada metode manual untuk mengelola persediaan, seperti menggunakan spreadsheet atau catatan kertas. Padahal sistem manual cenderung lebih rentan terhadap kesalahan dan ketidakakuratan dibandingkan dengan sistem otomatis yang terintegrasi, seperti perangkat lunak manajemen inventaris berbasis cloud atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
3. Pengelolaan Multi-Gudang
Bisnis yang memiliki lebih dari satu gudang atau lokasi penyimpanan akan menghadapi tantangan tambahan dalam mengelola persediaan secara akurat. Data harus diperbarui di setiap lokasi secara sinkron. Sementara itu, kesalahan dalam pencatatan, transfer barang antar gudang, maupun manajemen stok di lokasi yang berbeda bisa menyebabkan ketidaksesuaian data persediaan.
Baca juga: Mengatasi Tantangan Manajemen Stok Barang
4. Perpindahan Stok yang Tidak Tercatat
Barang-barang sering kali dipindahkan di dalam gudang atau antar gudang tanpa dicatat dengan benar. Sebagai contohnya, staf mungkin memindahkan produk dari satu rak ke rak lainnya tanpa memperbarui sistem. Hal inilah yang kemudian bisa menyebabkan data stok menjadi tidak akurat dan mempersulit pencarian barang saat dibutuhkan.
5. Kerusakan atau Kehilangan Barang
Barang yang rusak, hilang, atau dicuri juga bisa menyebabkan selisih dalam catatan persediaan. Apabila barang rusak atau hilang tidak segera dilaporkan dan dicatat dalam sistem, maka data persediaan akan menjadi tidak akurat, yang dapat mengganggu perencanaan dan pengadaan barang.
6. Pengelolaan Return dan Retur Barang
Proses pengembalian barang dari para pelanggan (return) atau retur barang ke supplier juga bisa menjadi tantangan besar dalam menjaga akurasi data persediaan. Apabila pengembalian tidak tercatat dengan benar atau produk yang dikembalikan tidak segera dimasukkan kembali ke persediaan, maka hal ini bisa menyebabkan ketidaksesuaian data.
7. Stock Opname yang Tidak Rutin
Stock opname barang sering kali tidak dilakukan secara rutin oleh banyak perusahaan. Jika inventaris fisik tidak sering diperiksa dan disinkronkan dengan catatan sistem, tentunya akan terjadi kesalahan dan ketidakakuratan yang terus berlanjut. Hingga pada akhirnya perusahaan tidak akan mengetahui ada masalah sampai sudah terlambat.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Gudang Barang & Tips Hadapi Tantangan
Stock Opname Barang Dapat Meningkatkan Akurasi Data
Stock opname barang memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga keakuratan data persediaan. Berikut ini adalah beberapa peran penting stock opname barang dalam menjaga keakuratan data persediaan:
1. Verifikasi dan Validasi Data Persediaan
Stock opname barang akan memberikan kesempatan bagi bisnis untuk memverifikasi dan memvalidasi catatan persediaan yang ada. Dengan melakukan perhitungan fisik barang, maka perusahaan bisa memastikan apakah jumlah yang tercatat di sistem sesuai dengan jumlah yang ada secara fisik. Tentunya, hal ini akan mengurangi risiko ketidaksesuaian antara data yang tercatat dan kondisi sebenarnya.
2. Mengidentifikasi Selisih Persediaan
Salah satu peran utama stock opname yaitu mendeteksi adanya selisih persediaan atau stock discrepancy (perbedaan antara jumlah barang yang tercatat dan yang ada secara fisik). Selisih ini biasanya terjadi karena berbagai alasan, seperti kesalahan input data, pencurian, kerusakan barang, atau kesalahan penghitungan sebelumnya. Dengan mengidentifikasi dan mengatasi selisih ini, maka bisnis bisa memperbaiki data persediaannya dan mencegah ketidakakuratan di masa depan.
3. Mengurangi Kehilangan atau Kecurangan
Stock opname akan membantu mengidentifikasi potensi kehilangan barang akibat pencurian atau kecurangan, baik internal maupun eksternal. Pengecekan fisik secara berkala akan membuat perusahaan dapat mendeteksi hilangnya barang lebih awal dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencegah terulangnya masalah tersebut.
4. Memastikan Ketersediaan Stok yang Tepat
Akurasi data persediaan juga sangat penting dalam memastikan barang tersedia pada saat dibutuhkan, baik untuk penjualan maupun produksi. Stock opname akan membantu memastikan bahwa jumlah barang yang ada di sistem sesuai dengan kenyataan, sehingga manajemen bisa mengambil keputusan yang tepat mengenai pengadaan stok dan mencegah kehabisan barang (stock out) atau kelebihan stok (overstock).
5. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Menjaga keakuratan data persediaan memungkinkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasionalnya. Data yang akurat akan memudahkan tim manajemen persediaan untuk merencanakan kebutuhan stok dengan lebih baik, mengoptimalkan ruang penyimpanan, dan mengurangi biaya operasional terkait penyimpanan barang yang tidak diperlukan.
6. Mendukung Proses Pelaporan Keuangan
Persediaan merupakan bagian dari aset perusahaan, dan ketidakakuratan dalam pencatatan stok akan berdampak pada nilai aset dan laporan keuangan. Jadi, stock opname memainkan peran penting dalam mendukung laporan keuangan yang akurat. Dengan melakukan stock opname, perusahaan dapat memastikan bahwa nilai persediaan yang dilaporkan dalam neraca keuangan sesuai dengan kondisi sebenarnya.
7. Menjaga Hubungan dengan Pemasok dan Pelanggan
Data persediaan yang akurat juga akan membantu perusahaan memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu dan mengelola hubungan dengan pemasok dengan lebih baik. Stock opname akan memastikan perusahaan memiliki stok yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan dan mengetahui kapan harus memesan kembali barang dari pemasok.
8. Mengoptimalkan Perencanaan Pengadaan
Bisnis dapat membuat perencanaan pengadaan barang yang lebih baik dengan data persediaan yang akurat hasil dari stock opname. Pembelian berlebih yang mengikat modal terlalu lama atau pembelian kurang yang bisa menyebabkan kekurangan stok, tentunya bisa dihindari. Hal ini sangat penting dalam menjaga arus kas serta menghindari biaya penyimpanan yang tinggi.
Dampak Akurasi Data pada Pengambilan Keputusan
Penting untuk dipahami bahwa stock opname barang adalah salah satu langkah penting untuk menjaga keakuratan data persediaan dalam bisnis. Sementara itu, akurasi data memiliki dampak yang sangat besar terhadap pengambilan keputusan dalam bisnis.
Data yang akurat akan memberikan dasar yang kuat bagi manajemen untuk membuat keputusan yang tepat, efektif, dan menguntungkan. Sebaliknya, data yang tidak akurat dapat menyebabkan keputusan yang salah dan berdampak negatif pada pertumbuhan, profitabilitas, dan operasional perusahaan.
Menurut laporan dari Forrester (2020), perusahaan yang gagal dalam memperbaiki masalah akurasi data mengalami penurunan retensi pelanggan sebesar 15%, karena keputusan berbasis data yang tidak akurat mengakibatkan pengalaman pelanggan yang buruk.
Baca juga: Mau Laporan Stok Barang Efektif? Coba Strategi Ini!
Stock opname barang tidak hanya mendukung efisiensi operasional dan pengambilan keputusan yang lebih baik saja, akan tetapi juga untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Jadi mulai sekarang, pastikan Anda rutin melakukan stock opname dan menghadapi tantangan-tantangan yang telah disebutkan di atas dengan strategi yang tepat.
Salah satu strategi yang bisa Anda terapkan adalah menggunakan software khusus dengan banyak fitur untuk meningkatkan performa bisnis. Anda bisa mengandalkan Borong Direct untuk urusan ini.
Borong Direct akan membantu Anda dalam mengelola, mengatur, serta mengawasi segala hal mengenai manajemen stok, tier pricing, dashboard yang komprehensif, laporan penjualan, hingga metode pembayaran. Selain itu, Borong Direct juga terintegrasi dengan Borong Field Sales App yang dapat meningkatkan efisiensi dan kolaborasi antara tim penjualan lapangan dan operasi back-office.
Sekarang adalah saat yang tepat untuk mengajukan jadwal demo pada tim kami.