Supplier memiliki peran penting dalam kesuksesan bisnis, terutama dalam menjaga kelancaran operasional dan kualitas produk atau layanan. Namun, mengelola hubungan dengan supplier bukanlah tugas yang mudah. Tantangan seperti komunikasi yang buruk, kualitas yang tidak konsisten, dan ketidakpastian pasokan sering kali menjadi hambatan utama. Inilah mengapa Supplier Relationship Management (SRM) menjadi penting.
Sebenarnya apa peran penting supplier atau pemasok dalam kesuksesan bisnis? Perlu Anda pahami, supplier merupakan mitra strategis yang berpengaruh terhadap keberhasilan atau kegagalan sebuah bisnis yang dijalankan. Pemasok menyediakan bahan baku, produk jadi, atau layanan yang penting untuk operasional harian. Tanpa dukungan supplier yang andal, maka bisnis dapat mengalami gangguan produksi yang berakibat pada kerugian finansial dan reputasi.
Namun, mengelola hubungan dengan supplier tidak selalu mudah dalam pelaksanaannya. Terdapat beberapa tantangan yang harus dihadapi seperti fluktuasi harga, keterlambatan pengiriman, dan perubahan kualitas produk bisa menghambat operasi bisnis. Selain itu, perbedaan budaya dan bahasa juga bisa menjadi kendala dalam komunikasi yang efektif.
Apa itu Supplier Relationship Management (SRM)?
Supplier Relationship Management (SRM) adalah pendekatan sistematis untuk menilai kinerja pemasok, mengembangkan hubungan yang baik, dan mengelola risiko yang terjadi dalam rantai pasok. SRM membantu perusahaan untuk mengoptimalkan nilai dari hubungan dengan supplier dan memastikan pasokan yang stabil dan berkualitas.
SRM adalah strategi untuk mengelola interaksi dan hubungan dengan supplier. Fokus utamanya adalah membangun hubungan yang saling menguntungkan dan meningkatkan kinerja keseluruhan rantai pasok.
Manfaat Penerapan SRM bagi Bisnis Anda
Penerapan SRM yang efektif dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, antara lain:
- Meningkatkan Efisiensi Operasional: SRM meningkatkan efisiensi operasional dengan meninjau kinerja pemasok dan membangun hubungan yang saling menguntungkan. Hasilnya, rantai pasok dapat dikelola secara efektif yang menciptakan nilai tambah bagi bisnis dan hubungan erat dengan pemasok.
- Mengurangi Biaya dan Risiko: Menjalin perjanjian bersama pemasok baru sering kali memerlukan biaya signifikan. Dalam upaya mengurangi biaya tersebut, maka dibutuhkan manajemen hubungan yang baik dan saling menguntungkan dengan pemasok utama. Tidak hanya mengurangi biaya, relasi yang dikelola dengan baik dapat mengurangi risiko terkait ketersediaan pasokan dan kualitas produk yang tetap terjamin.
- Meningkatkan Kualitas Produk dan Layanan: Kerja sama erat dengan supplier memungkinkan peningkatan kualitas yang konsisten. Supplier yang memahami kebutuhan dan standar perusahaan dapat memberikan bahan baku atau layanan dengan kualitas yang lebih tinggi, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Membangun Hubungan yang Lebih Kuat dengan Supplier: SRM membantu dalam membangun kepercayaan dan komunikasi yang lebih baik. Hubungan yang kuat dengan pemasok dapat memastikan kelancaran operasional dan mengurangi risiko gangguan pasokan.
- Memperoleh Keunggulan Kompetitif Melalui Kolaborasi Strategis: Kolaborasi yang lebih erat dengan supplier dapat menciptakan inovasi dan efisiensi yang tidak bisa dicapai sendiri. Dengan bekerja sama secara strategis, perusahaan dan pemasok dapat mengembangkan produk baru, meningkatkan proses produksi, dan merespons lebih cepat terhadap perubahan pasar.
Strategi Supplier Relationship Management (SRM)
Dengan menerapkan strategi yang tepat dalam mengelola hubungan dengan pemasok, maka dapat membawa bisnis Anda unggul dalam kompetisi di pasar. Berikut ini beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk mengelola hubungan baik dengan pemasok.
1. Lihatlah Interaksi sebagai Suatu Hubungan
Pertama-tama, fokuskan tujuan Anda untuk membina hubungan jangka panjang dengan supplier utama dibandingkan lebih banyak berinteraksi dengan calon pemasok lainnya. Jadi mulailah untuk berhubungan baik kepada pemasok Anda dengan cara-cara yang lebih strategis supaya lebih mudah membawa bisnis kepada kemajuan.
2. Berkomunikasi secara Teratur
Apakah Anda memiliki informasi terbaru mengenai masalah atau peluang yang bisa memengaruhi kinerja pemasok Anda? Atau apakah Anda akan mendapatkan manfaat dari update rutin dari mereka tentang penundaan, perubahan harga, atau ketersediaan produk? Salah satu cara terbaik untuk mengelola situasi ini adalah dengan berkomunikasi secara teratur.
Dengan menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dan berbagi informasi secara transparan, Anda dapat mengambil tindakan lebih cepat, mengurangi risiko, dan meningkatkan nilai bagi kedua belah pihak.
3. Lacak Setiap Interaksi
Untuk mendapatkan gambaran yang komprehensif tentang hubungan Anda dengan pemasok, penting untuk mencatat setiap interaksi dan titik kontak mereka. Hal ini termasuk email, panggilan telepon, rapat, serta perjanjian yang terjalin dengan pemasok ke dalam sistem manajemen hubungan pemasok. Manfaat tambahan dari melacak semua interaksi ini adalah mempermudah kolaborasi antar anggota tim dalam mengelola hubungan, serta menjaga konsistensi informasi dan nilai dalam organisasi Anda, bahkan ketika anggota tim berganti posisi.
4. Tetapkan Tanggung Jawab
Apakah ada tim atau individu yang bertanggung jawab secara khusus untuk manajemen hubungan pemasok di organisasi Anda? Jika belum, penting untuk menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas ini. Bergantung pada ukuran organisasi dan siapa yang sering berinteraksi dengan pemasok, manajemen hubungan pemasok dapat ditangani oleh manajer akun atau administrator.
Dalam organisasi yang lebih besar, memiliki tim khusus atau departemen yang fokus pada manajemen hubungan pemasok bisa sangat bermanfaat. Penting untuk memastikan bahwa setiap orang di dalam organisasi memahami dan mengikuti proses yang konsisten untuk melacak hubungan dan interaksi dengan pemasok. Tidak hanya dengan supplier, pertimbangkan untuk memperkuat hubungan dengan pemangku kepentingan internal, karena ini juga dapat memengaruhi kekuatan hubungan Anda dengan pemasok eksternal.
5. Pastikan Visibilitas ke Semua Pemasok
Meningkatkan transparansi merupakan kesempatan besar bagi organisasi yang ingin mengelola dengan efektif rantai pasokan mereka.
Idealnya, semua informasi penting tentang setiap hubungan dengan pemasok Anda dapat diakses dengan mudah dari satu platform yang terintegrasi. Ini termasuk lokasi pemasok, biaya, skala operasi, kinerja, dan faktor lain yang relevan untuk organisasi Anda. Dengan semua data tersedia dalam satu tempat, Anda dapat menganalisis situasi dengan lebih baik, membandingkan berbagai pilihan pemasok, dan membuat keputusan yang informasional dan tepat waktu.
6. Buat Segmentasi Pemasok
Tidak semua hubungan dengan supplier terjalin sama. Anda mungkin perlu untuk terus menjalin hubungan baik dengan pemasok, sedangkan dengan pemasok lain mungkin hanya perlu berhubungan pada kesempatan tertentu. Gunakan alat manajemen hubungan pemasok untuk mengelompokkan pemasok dengan cara kerja bisnis Anda. Segmentasi supplier ini bisa dikelompokkan berdasarkan tingkat dampaknya terhadap operasi Anda, jenis barang atau jasa yang disediakan, status pemasok aktif atau tidak aktif, dan lainnya.
7. Mengevaluasi Kesehatan Hubungan
Setelah melacak hubungan dan interaksi dengan pemasok, langkah berikutnya adalah mengevaluasi kesehatan hubungan Anda dengan mereka. Beberapa hal yang membuat supplier relationship menjadi sehat di antaranya komunikasi terkini, intensitas komunikasi, kritik yang baik, dan saling berbagi informasi. Dengan melihat dan mengevaluasi seberapa sehat hubungan Anda dengan supplier bisa membantu dalam menetapkan target, meningkatkan komunikasi, dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok.
8. Membangun Hubungan dengan Pemasok Baru
Manajemen hubungan pemasok juga mencakup membangun hubungan dengan calon pemasok baru. Hal ini sangat penting terutama ketika Anda akan mempertimbangkan potensi masalah rantai pasokan, masalah logistik, kekurangan stok, dan banyak lagi. Menemukan supplier baru dapat membantu membangun keragaman dalam hubungan dengan pemasok Anda. Langkah strategis ini bagus agar bisnis memiliki beberapa opsi cadangan jika pemasok utama tidak dapat memenuhi permintaan dan juga membantu Anda dalam menegosiasikan kesepakatan yang lebih kompetitif dengan supplier.
9. Meminta Umpan Balik (Feedback)
Dalam upaya memastikan seluruh supply chain berjalan baik, sebagai pelaku bisnis, peran Anda adalah selalu mendukung supplier, memantau proses kolaborasi, dan memperbaiki beberapa hal yang bisa ditingkatkan. Agar tujuan tercapai dan tepat sasar, strategi yang dilakukan adalah dengan meminta masukan atau feedback secara rutin. Meminta masukan secara proaktif akan sangat membantu dalam menunjukkan komitmen Anda terhadap hubungan dengan pemasok.
Baca juga: Customer Journey Mapping Untuk Meningkatkan Konversi: Panduan Lengkap Bagi Bisnis
Untuk memaksimalkan manfaat SRM, penting bagi Anda untuk mengadopsi solusi inovatif yang dapat menjadi alat manajemen hubungan supplier. Borong Indonesia hadir sebagai platform B2B yang menyediakan satu ekosistem digital terintegrasi untuk mengelola persediaan, manajemen distribusi, sistem manajemen pesanan, dan rantai pasok. Dapatkan konsultasi gratis dari Borong Indonesia untuk merencanakan strategi SRM yang efektif dan optimal bagi bisnis Anda. Selain keuntungan berkonsultasi gratis, Anda juga berkesempatan menikmati demo personalisasi selama 15 hari untuk bisnis Anda.