Sebagai pelaku bisnis, Anda mungkin sudah akrab dengan istilah Term of Payment (TOP) atau syarat pembayaran. TOP adalah kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai cara dan waktu pembayaran dalam transaksi bisnis. Syarat pembayaran yang tepat dapat membantu menjaga stabilitas arus kas dan mengurangi risiko keuangan perusahaan. Itulah mengapa peran TOP tidak dapat dikesampingkan dalam bisnis.
Namun, banyak pelaku bisnis yang sering kali kurang memerhatikan pengaplikasian TOP yang efektif. Akibatnya, mereka menghadapi tantangan arus kas yang tidak stabil dan risiko pembayaran yang tinggi. Tanpa pengelolaan TOP yang baik, perusahaan dapat mengalami keterlambatan pembayaran dari pelanggan, peningkatan piutang tak tertagih, dan tekanan finansial. Semua hal ini dapat berdampak negatif pada operasional bisnis dan hubungan dengan pemasok serta pelanggan.
Untuk mengatasi masalah ini, pelaku bisnis perlu memahami dan menerapkan TOP secara efektif. Dengan strategi yang tepat, Anda dapat meningkatkan arus kas dan mengurangi risiko bisnis. Artikel ini akan membahas berbagai strategi dan tips praktis untuk mengelola TOP guna membantu Anda menjaga kesehatan keuangan bisnis dan memastikan stabilitas operasional.
Mengenal Apa itu Term of Payment
Syarat pembayaran penting perannya dalam setiap transaksi bisnis karena menentukan siklus arus kas. Term of payment adalah aturan yang dibuat untuk memastikan vendor dan pemasok dibayar tepat waktu dan pelanggan dapat mengetahui kapan harus menunggu pembayaran. Intinya, TOP mengacu pada ketentuan yang menentukan kapan dan bagaimana pembayaran harus dilakukan.
Ketentuan dan syarat pembayaran yang disepakati antara penjual dan pembeli perlu ditetapkan agar pelaku bisnis dapat menjaga kesehatan arus kas perusahaan, serta mengurangi risiko bisnis. Tidak hanya membantu menjaga likuiditas perusahaan, manajemen TOP yang efektif juga meningkatkan hubungan pelaku bisnis dengan pemasok dan pelanggan.
Peran TOP penting untuk mengetahui berapa banyak uang yang dapat digunakan oleh bisnis saat merencanakan proyek-proyek di masa depan, seperti renovasi, ekspansi, kampanye iklan, atau peluncuran produk baru. Term of payment ini bisa mencakup jenis pembayaran cicilan teratur yang membantu menyeimbangkan kebutuhan modal pemilik bisnis untuk pengeluaran harian dan bulanan. Dengan memahami arus kas bulanan, pelaku bisnis tidak akan dipusingkan dengan pembayaran dan pendapatan.
Jenis-Jenis Ketentuan Pembayaran untuk Bisnis
Beberapa jenis ketentuan pembayaran dalam bisnis yang perlu Anda pahami satu per satu adalah sebagai berikut:
1. Cash in Advance (CIA)
Cash in Advance (CIA) atau uang tunai di muka adalah metode pembayaran di mana pembeli harus membayar penuh sebelum barang atau jasa dikirim. Besaran pembayaran di muka dapat bervariasi berupa tagihan penuh atau sebagian, mulai dari 25%, 50%, 75%, atau 100%, tergantung pada alasan Anda dan dapat dinegosiasikan. CIA memberikan kepastian pembayaran dan mengurangi risiko kredit bagi penjual, tetapi bisa memberatkan pembeli karena harus menyediakan dana sebelum menerima produk.
2. Cash on Delivery (COD)
Cash on Delivery (COD) adalah metode pembayaran di mana pembeli membayar saat barang diterima. COD mengurangi risiko kredit bagi penjual dan memberikan keamanan bagi pembeli karena mereka membayar setelah menerima barang. Namun, ada risiko kemungkinan pengembalian barang kepada penjual.
3. Net D
Net D adalah istilah pembayaran di mana pembeli harus membayar dalam jangka waktu tertentu setelah faktur diterima, misalnya Net 30 berarti pembayaran harus dilakukan dalam 30 hari. Net D memberikan fleksibilitas waktu pembayaran bagi pembeli namun dapat mengganggu arus kas penjual jika tidak dikelola dengan baik.
4. 2/10 Net 30
2/10 Net 30 adalah istilah payment yang menawarkan tarif diskon 2% jika tagihan dibayar dalam 10 hari, namun jika tidak, pembayaran penuh harus dilakukan sebelum jatuh tempo 30 hari. Pemberian tarif diskon ini menguntung bagi pembeli dengan arus kas baik, dan membantu seller menerima pembayaran dengan cepat. Contoh diskon pembayaran 2% misalnya, jika faktur sebesar Rp15.000.000, pembayaran dalam 10 hari berarti pembeli cukup membayar Rp14.700.000.
5. Letter of Credit (LC)
Letter of Credit (LC) adalah surat kredit dari bank yang menjamin pembayaran kepada penjual asalkan syarat-syarat yang tercantum dalam LC dipenuhi. Jenis-jenis LC meliputi Revocable, Irrevocable, dan Confirmed LC. LC memberikan keamanan tinggi bagi penjual dan pembeli, namun biaya dan proses administrasinya bisa menjadi hambatan.
6. Open Account
Open Account adalah metode pembayaran di mana barang dikirim dan dibayar setelah jangka waktu tertentu. Open Account menguntungkan pembeli karena tidak perlu segera membayar, tetapi berisiko bagi penjual karena kurangnya jaminan pembayaran. Metode ini biasanya digunakan dalam hubungan bisnis yang sudah terjalin dengan baik dan terpercaya.
Apa Fungsi TOP yang Efektif untuk Bisnis Modern?
Sebagaimana yang telah Anda pahami, TOP berperan sangat penting dalam operasi bisnis modern. Tidak hanya menentukan kapan dan bagaimana payment dilakukan antara penjual dan pembeli, TOP juga berdampak langsung terhadap arus kas dan stabilitas finansial perusahaan. Berikut ini beberapa fungsi utama dari TOP untuk bisnis:
- Mengatur Arus Kas: Ketentuan payment yang jelas membantu bisnis dalam mengatur dan mengelola arus kas dengan lebih efektif. Dengan memilih jenis pembayaran yang sesuai, misalnya Net D, bisnis dapat merencanakan penerimaan dana secara lebih teratur. Ini penting untuk memastikan bahwa bisnis Anda memiliki cukup likuiditas untuk memenuhi kewajiban keuangan dan investasi jangka panjang.
- Mengurangi Risiko Kredit: Dengan menerapkan TOP yang jelas dan on-time, risiko keterlambatan pembayaran atau bahkan gagal bayar dari pembeli dapat dikurangi. Misalnya, dengan menggunakan metode payment seperti Letter of Credit (LC), bisnis bisa memastikan bahwa payment akan dilakukan oleh bank yang menjaminnya, sehingga risiko gagal bayar dari pembeli dapat dikurangi.
- Optimalisasi Penggunaan Modal: Dengan manajemen TOP yang efektif, bisnis dapat memaksimalkan penggunaan modal mereka. Misalnya, dengan penawaran diskon payment seperti 2/10 Net 30, bisnis dapat mendorong payment cepat dari pelanggan dan mengoptimalkan likuiditas mereka untuk investasi maupun ekspansi lebih lanjut.
- Mendukung Pertumbuhan Bisnis: Tidak hanya membantu bisnis tetap stabil dalam hal keuangan, TOP juga mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang. Dengan memilih jenis pembayaran yang tepat, proses bisnis dapat berjalan efisien dan efektif dalam hal inovasi produk, ekspansi pasar, atau kampanye pemasaran.
- Meningkatkan Kepercayaan dn Relasi Bisnis: Ketentuan pembayaran yang jelas dan dapat diandalkan membantu dalam membangun dan mempertahankan relasi bisnis yang baik dengan pemasok dan pelanggan sehingga reputasi perusahaan di pasar turut meningkat.
Strategi Mengelola Term of Payment secara Efektif
Strategi yang disarankan dalam mengelola term of payment yang efektif dapat mencakup:
- Negosiasi yang Menguntungkan: Memberikan tips untuk bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan kondisi pembayaran yang lebih menguntungkan.
- Pemantauan dan Pengelolaan Pembayaran: Membahas pentingnya menggunakan sistem akuntansi atau perangkat lunak manajemen keuangan untuk memantau jatuh tempo pembayaran dan mengirimkan pengingat kepada pelanggan yang terlambat membayar.
- Manajemen Piutang dan Utang: Memberikan saran tentang cara menganalisis umur piutang, menetapkan kebijakan kredit yang bijaksana, dan memanfaatkan factoring atau invoice discounting untuk mengoptimalkan likuiditas.
- Diversifikasi Pembayaran: Menganjurkan untuk menerima berbagai metode pembayaran dan menawarkan opsi pembayaran fleksibel kepada pelanggan untuk meningkatkan kepuasan dan mengurangi risiko.
Melalui artikel ini, diharapkan pelaku bisnis mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana mengelola TOP secara efektif dapat berkontribusi positif terhadap kesehatan finansial dan pertumbuhan bisnis mereka.
Menyederhanakan Pembayaran untuk Bisnis yang Efisien
Menyederhanakan proses payment yang efektif sangat penting bagi pelaku bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi human error. Di era digital ini, bisnis memerlukan kemampuan transisi ke teknologi digital untuk mengoptimalkan urusan payment.
Jika bisnis Anda menyediakan pembayaran mudah tanpa proses yang rumit bagi pelanggan, tentunya Anda akan menerima pembayaran lebih cepat. Borong Indonesia memberikan solusi tangguh untuk mengelola proses pembayaran yang otomatis, lancar, aman, dan transparan.
Borong Indonesia merupakan pilihan tepat bagi Anda yang merupakan distributor yang memiliki multi gudang, multi vendor, atau multi brand. Serahkan semua urusan manajemen inventory Anda dengan Borong yang dibekali fitur-fitur canggih dalam satu ekosistem digital yang terintegrasi. Borong juga mampu mengadopsi complex distribution structure sehingga dapat mendigitalisasikan proses pemenuhan pesanan secara cepat, otomatis, dan akurat.
Hal yang tak kalah pentingnya, Borong dilengkapi fitur multi payment, mulai dari instant payment via Payment Gateway, Offline Bank Transfer, hingga mengelola proses pembayaran bisnis melalui Term of Payment (TOP). Langsung saja berkonsultasi dengan spesialis kami dan jadwalkan demo personalisasi secara gratis dari Borong!