Dalam dunia bisnis, salah satu aspek penting yang perlu Anda kelola dengan baik adalah inventory cost atau biaya persediaan. Pengelolaan yang efektif terhadap biaya ini akan membantu Anda menjaga operasional tetap stabil, meningkatkan profitabilitas, serta mengoptimalkan arus kas atau cash flow.
Dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan pemahaman yang komprehensif tentang apa itu inventory cost, mengapa penting untuk mengelolanya, serta strategi yang dapat Anda terapkan untuk mengurangi biaya persediaan dalam bisnis.
Apa itu Inventory Cost?
Secara sederhana, inventory cost adalah biaya yang terkait dengan pengadaan, penyimpanan, dan pengelolaan stok barang dalam suatu perusahaan. Biaya ini mencakup segala hal mulai dari pemesanan produk, penyimpanan di gudang, hingga potensi kerugian akibat kekurangan atau kelebihan stok.
Mengelola inventory cost dengan baik sangat penting karena biaya ini langsung mempengaruhi efisiensi operasional, cash flow, dan profitabilitas bisnis Anda. Pengelolaan persediaan yang tidak efisien akan meningkatkan beban operasional dan dapat menghambat pertumbuhan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus selalu memantau dan mengontrol biaya persediaan agar tidak terjadi pemborosan.
Manfaat Mengelola Biaya Persediaan dengan Baik
Dengan mengelola biaya persediaan secara efektif, bisnis Anda akan mendapatkan banyak manfaat, antara lain:
1. Menjaga Keseimbangan Persediaan
- Tidak terlalu banyak (overstock): Bayangkan gudang Anda penuh sesak dengan barang yang tidak laku. Ini artinya modal uang Anda tertanam dalam barang yang tidak menghasilkan profit, sehingga Anda harus menanggung biaya penyimpanan yang lebih besar.
- Tidak terlalu sedikit (stockout): Sebaliknya, jika persediaan Anda habis, Anda akan kehilangan pelanggan karena tidak bisa memenuhi pesanan, sehingga akan berdampak buruk pada reputasi bisnis Anda.
- Keseimbangan yang ideal: Dengan mengelola biaya persediaan dengan baik, Anda bisa menemukan jumlah persediaan yang tepat, sehingga selalu siap memenuhi permintaan pelanggan tanpa membuang-buang biaya untuk penyimpanan.
2. Meningkatkan Efisiensi Operasional
- Mengurangi biaya yang tidak perlu: Dengan mengoptimalkan jumlah persediaan, Anda bisa mengurangi biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya lainnya yang terkait dengan pengelolaan persediaan.
- Memperlancar arus kas: Ketika biaya persediaan terkendali, arus kas bisnis Anda akan menjadi lebih sehat. Anda bisa mengalokasikan dana yang tadinya terpakai untuk persediaan ke kegiatan bisnis lainnya, seperti pemasaran atau pengembangan produk baru.
Baca juga: Pentingnya Inventory Control dalam Meningkatkan Efisiensi dan Profitabilitas Bisnis
Komponen-Komponen Inventory Cost
Gudang atau warehouse adalah tempat penyimpanan barang persediaan yang penting untuk dikelola dengan baik. Dalam pengelolaannya, Anda perlu mengeluarkan berbagai komponen biaya-biaya untuk dapat menyimpan persediaan di gudang dalam kondisi baik. Biaya persediaan yang akan dikeluarkan harus dengan perencanaan yang baik untuk memberikan hasil yang maksimal. Berikut adalah komponen utama dari inventory cost yang harus Anda pahami:
1. Biaya Penyimpanan (Carrying Costs)
Biaya penyimpanan meliputi semua biaya yang terkait dengan pemeliharaan stok di gudang yang biasanya dikeluarkan secara rutin, misalnya bulanan. Komponen biaya penyimpanan antara lain:
- Biaya Sewa Gudang: Biaya untuk menyewa atau memiliki ruang penyimpanan.
- Biaya Asuransi: Biaya perlindungan barang dari risiko seperti pencurian, kebakaran, atau kerusakan.
- Biaya Tenaga Kerja: Upah yang dikeluarkan untuk tenaga kerja yang mengelola dan mengatur barang di gudang.
- Biaya Kerusakan dan Penyusutan: Biaya yang timbul akibat kerusakan, kehilangan, atau penurunan nilai barang yang sudah usang.
2. Biaya Pemesanan (Ordering Costs)
Biaya pemesanan meliputi semua biaya yang timbul selama proses pengadaan barang dari supplier. Ordering costs ini mencakup:
- Biaya Administrasi Pemesanan: Biaya untuk proses administrasi, seperti pengolahan dokumen dan komunikasi dengan supplier.
- Biaya Pengiriman dan Transportasi: Biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman barang dari supplier ke gudang Anda.
3. Biaya Kekurangan Persediaan (Stockout Costs)
Biaya ini muncul ketika stok barang habis sehingga Anda tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan. Akibat dari kekurangan stok meliputi:
- Kehilangan Penjualan: Pelanggan bisa beralih ke kompetitor untuk mendapatkan barang yang sama jika Anda tidak mampu memenuhi permintaan mereka.
- Penurunan Reputasi: Kekurangan stok secara terus-menerus dapat merusak citra dan reputasi bisnis Anda.
4. Biaya Modal Terikat (Capital Costs)
Biaya modal terikat adalah biaya peluang yang timbul karena dana Anda terikat dalam bentuk stok barang. Dengan kata lain, dana yang seharusnya bisa digunakan untuk investasi atau ekspansi bisnis justru tersimpan dalam bentuk persediaan.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Persediaan Barang Dagang untuk UMKM
Rumus Penghitungan Inventory Cost
Untuk menghitung total inventory cost, Anda bisa menggunakan rumus berikut:
Total Inventory Cost = Ordering Costs + Carrying Costs + Stockout Costs + Capital Costs
Penjelasan dari setiap komponen:
- Ordering Costs: Biaya yang timbul dari proses pemesanan barang.
- Carrying Costs: Biaya penyimpanan barang di gudang.
- Stockout Costs: Biaya yang muncul ketika stok habis.
- Capital Costs: Biaya modal yang terikat dalam persediaan.
Contoh Perhitungan Biaya Persediaan
Misalkan dalam satu bulan, Anda mengeluarkan biaya pemesanan sebesar Rp6.000.000, biaya penyimpanan sebesar Rp3.000.000, biaya kekurangan stok Rp1.000.000, dan biaya modal terikat Rp5.000.000. Maka, total inventory cost Anda adalah:
Total Inventory Cost = Rp6.000.000 + Rp3.000.000 + Rp1.000.000 + Rp5.000.000
= Rp15.000.000
Strategi Mengoptimalkan Inventory Cost
Dalam mengelola gudang, pengelolaan stok perlu dilakukan supaya Anda selalu memiliki stok barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ini juga bertujuan agar Anda tidak membuang banyak biaya untuk menyimpan terlalu banyak barang. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa Anda terapkan untuk mengoptimalkan biaya persediaan:
1. Just-in-Time (JIT)
Metode JIT adalah strategi yang bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dengan prinsip hanya memesan barang ketika benar-benar diperlukan. Artinya, tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Hal ini membantu mengurangi overstock dan meningkatkan efisiensi karena Anda tidak perlu menyimpan banyak barang di gudang.
2. Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ adalah metode yang digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan optimal yang dapat meminimalkan total biaya pemesanan dan penyimpanan. Dengan EOQ, Anda dapat menghindari biaya yang terlalu besar akibat pemesanan yang tidak efisien.
4. Safety Stock
Agar stok di gudang aman, simpanlah sedikit barang cadangan untuk berjaga-jaga apabila terjadi hal yang tidak terduga, seperti peningkatan permintaan yang tiba-tiba atau keterlambatan pengiriman dari pemasok. Dengan menjaga tingkat safety stock yang tepat, Anda dapat mengurangi risiko kekurangan stok dan kehilangan pelanggan.
5. ABC Analysis
ABC analysis adalah teknik yang mengelompokkan persediaan berdasarkan nilai dan kontribusinya terhadap penjualan. Tujuan pengelompokkan ini untuk membantu Anda lebih mudah fokus pada pengelolaan barang yang paling penting dan menguntungkan. Persediaan dikelompokkan menjadi tiga kategori:
- A: Barang yang sering terjual dan memiliki nilai tinggi, misalnya susu, beras, roti, dan telur.
- B: Barang yang cukup sering terjual dan memiliki nilai sedang, contohnya snack dan minuman ringan.
- C: Barang yang jarang terjual dan memiliki nilai rendah, seperti barang musiman dan barang promosi.
Dengan menerapkan strategi-strategi di atas, Anda dapat mengurangi biaya penyimpanan, mencegah kekurangan stok, meningkatkan efisiensi, dan tentunya mendapatkan keuntungan dengan penjualan maksimal.
Baca juga: 7 Masalah Inventory Management yang Menggerogoti Profit Anda
Kelola Inventory Cost Anda dengan Bijak Mulai Sekarang
Mengelola inventory cost dengan baik sangat penting untuk menjaga keberlanjutan dan efisiensi bisnis. Dengan memahami komponen-komponen biaya persediaan, menerapkan strategi pengelolaan yang tepat seperti JIT, EOQ, dan safety stock, serta memanfaatkan teknologi, Anda dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan profitabilitas.
Selalu lakukan analisis secara teratur untuk memastikan bahwa inventory cost Anda terkendali. Dengan demikian, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih cerdas dalam pengelolaan persediaan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Kini Anda telah memahami pentingnya menghitung inventory cost dan mengoptimalkannya agar tidak boros untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas bisnis. Mulai pengelolaan persediaan dengan memilih software manajemen inventaris dari Borong Indonesia yang siap membantu mengoptimalkan kelancaran supply chain dalam bisnis Anda.
Platform ini dirancang khusus dengan fitur-fitur canggih untuk membantu mengelola, mengatur, dan memantau berbagai aspek terkait manajemen keluar-masuk stok, pemantauan pesanan pelanggan, hingga pembuatan laporan secara otomatis dan efisien.
Hubungi kontak Borong di sini dan jadwalkan demo sekarang, untuk merasakan komitmen Borong untuk membantu bisnis Anda mengelola inventory dengan mulus!
