Sebagian pebisnis mungkin mengalami kesulitan melacak dan mengelola ribuan produk di gudang. Apakah Anda termasuk salah satunya? Tak perlu cemas karena sistem kode barang yang efektif dapat menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.
Kode barang sendiri merupakan sistem identifikasi yang digunakan untuk mengatur, melacak, dan mengelola barang dalam inventaris. Biasanya, kode ini berupa serangkaian angka, huruf, atau kombinasi keduanya yang memberikan identifikasi unik untuk setiap item. Sistem kode barang memungkinkan bisnis dapat mempermudah proses pencatatan, pelacakan, hingga pengelolaan inventaris dengan lebih efisien.
Saat ini, teknologi kode barang terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan pasar. Tren terbaru dalam teknologi kode barang mencakup inovasi yang meningkatkan akurasi, efisiensi, hingga keamanan dalam pengelolaan inventaris dan operasional bisnis. Jadi, pastikan Anda mendapatkan informasi terkini seputar kode barang dan tidak ketinggalan untuk menerapkannya, demi kesuksesan bisnis.
Apa Itu Kode Barang dan Mengapa Penting?
Sistem kode barang sangat penting dalam manajemen inventaris dan operasional bisnis, karena sistem ini memberikan cara yang efisien dan terstruktur untuk mengidentifikasi, melacak, dan mengelola barang. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sistem kode barang sangat penting:
1. Peningkatan Efisiensi Pengelolaan Inventaris
Penggunaan kode unik untuk setiap barang akan membuat staf dengan cepat menemukan dan mengidentifikasi item dalam inventaris tanpa harus memeriksa label secara manual. Selain itu, sistem kode barang juga akan mempermudah pembaruan inventaris secara real-time, membantu dalam pelacakan stok masuk dan keluar.
2. Akurasi Data yang Lebih Baik
Kode barang mengurangi risiko kesalahan manusia yang seringkali terjadi dalam pencatatan manual. Hal ini akan memastikan bahwa data inventaris lebih akurat. Selain itu, menggunakan kode yang konsisten untuk setiap barang juga akan membantu memastikan bahwa informasi tentang setiap item selalu tercatat dengan cara yang sama.
3. Pengelolaan yang Lebih Baik dalam Proses Operasional
Penggunaan sistem kode barang akan membuat perusahaan lebih mudah mengontrol level stok, menghindari kekurangan atau kelebihan stok. Data yang akurat tentang tingkat stok dan pergerakan barang juga memungkinkan perencanaan pembelian yang lebih baik dan pengelolaan anggaran yang efisien.
4. Mempermudah Integrasi dengan Sistem Teknologi
Sistem kode barang akan mempermudah integrasi dengan perangkat lunak manajemen inventaris dan sistem ERP, sehingga memungkinkan otomatisasi proses seperti pemesanan ulang, pelacakan pengiriman, dan laporan. Di sisi lain, sistem kode barang seringkali menggunakan teknologi seperti barcode dan RFID akan mempercepat pemrosesan dan pelacakan barang.
5. Peningkatan Layanan Pelanggan
Kode barang juga memungkinkan pelacakan pesanan dengan cepat dan akurat, yang meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan pengiriman yang tepat waktu. Selain itu juga dapat memudahkan proses pengembalian barang dengan identifikasi yang jelas, memproses pengembalian lebih cepat dan efisien.
6. Analisis dan Pelaporan yang Lebih Baik
Dengan sistem kode barang, perusahaan mampu menghasilkan laporan inventaris yang lebih terperinci dan bermanfaat untuk analisis dan perencanaan. Data inventaris yang terstruktur juga dapat membantu dalam menganalisis tren penjualan, permintaan barang, dan perilaku pelanggan.
7. Kepatuhan dan Pengendalian Kualitas
Kode barang akan mempermudah pemantauan dan pelaporan untuk kepatuhan terhadap standar industri atau regulasi. Selain itu juga dapat memudahkan pelacakan barang untuk pengendalian kualitas, termasuk identifikasi barang yang mungkin memerlukan recall atau inspeksi.
8. Pengelolaan Rantai Pasokan
Penggunaan kode barang akan memudahkan komunikasi dan koordinasi dengan pemasok mengenai status stok dan kebutuhan pemesanan. Manfaat lainnya adalah dapat memperbaiki efisiensi rantai pasokan dengan memastikan bahwa semua barang dikelola secara terstruktur dan transparan.
Baca juga: Mengoptimalkan Sales Taking Order dengan Dukungan Borong
Jenis-Jenis Kode Barang
Ada beberapa jenis kode barang yang perlu Anda pahami, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Barcode (KODE BAR)
Ini adalah serangkaian garis vertikal atau simbol yang bisa dibaca menggunakan pemindai barcode. Contohnya adalah kode UPC (Universal Product Code) yang umum digunakan pada produk ritel. Kelebihan dari barcode ini adalah mudah dibaca dan diintegrasikan dengan sistem point-of-sale (POS) dan manajemen inventaris.
2. QR Code (Quick Response Code)
Ini adalah kode dua dimensi yang dapat menyimpan informasi dalam bentuk pola kotak hitam dan putih. Kode QR sering digunakan dalam pemasaran, pembayaran mobile, dan akses informasi tambahan. Kelebihan dari kode ini adalah mampu menyimpan lebih banyak data dibandingkan barcode dan dapat dipindai menggunakan smartphone.
3. RFID (Radio-Frequency Identification)
RFID adalah teknologi yang menggunakan gelombang radio untuk membaca data dari tag RFID yang terpasang pada barang. Contohnya, tag RFID pada barang-barang dalam gudang atau sistem tiket. Kelebihannya adalah mampu membaca data tanpa memerlukan kontak langsung dan dapat mengidentifikasi banyak item sekaligus.
4. Data Matrix
Data Matrix adalah kode dua dimensi yang menggunakan pola kotak kecil untuk menyimpan informasi. Kode ini digunakan dalam industri manufaktur untuk melabeli komponen kecil. Kelebihannya adalah dapat menyimpan informasi dalam ruang yang sangat kecil dan dibaca dengan mudah menggunakan pemindai khusus.
5. Kode Alfanumerik
Ini adalah kode yang menggabungkan huruf dan angka untuk memberikan identifikasi yang lebih kompleks. Contohnya adalah kode SKU (Stock Keeping Unit) yang digunakan dalam manajemen inventaris. Kelebihan dari kode ini adalah menyediakan fleksibilitas dalam pengkodean barang dan dapat memberikan informasi tambahan seperti kategori produk.
Baca juga: Serba-serbi Pengadaan Barang dan 5 Risiko Masalahnya
Langkah-Langkah Membuat Sistem Kode Barang yang Efektif dan Efisien
Ingin membuat sistem kode barang yang efektif dan efisien? Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membangun sistem kode barang yang sukses:
1. Menentukan Kebutuhan dan Tujuan
Langkah pertama, tentukan apa yang perlu diidentifikasi dan dilacak dengan kode barang, seperti kategori produk, lokasi penyimpanan, atau informasi tambahan. Kemudian, definisikan tujuan sistem kode barang, seperti meningkatkan akurasi inventaris, mempercepat proses checkout, atau mempermudah pelacakan barang.
2. Memilih Tipe Kode yang Tepat
Pastikan Anda memilih tipe atau jenis kode barang yang tepat. Barcode cocok untuk aplikasi ritel dan gudang, serta sistem POS. Sedangkan QR Code baik untuk aplikasi yang memerlukan penyimpanan informasi tambahan dan interaksi dengan konsumen. RFID cukup ideal untuk pelacakan real-time dan pengelolaan inventaris di gudang besar. Sementara itu, Data Matrix sesuai untuk pelabelan komponen kecil dan ruang terbatas. Lalu Kode Alfanumerik akan sangat berguna untuk sistem internal yang memerlukan klasifikasi khusus.
3. Merancang Struktur Kode
Langkah berikutnya, tentukan format kode yang akan digunakan, seperti panjang kode, penggunaan angka dan huruf, serta struktur hierarkis jika diperlukan. Pastikan format kode konsisten di seluruh sistem dan mudah untuk dipahami oleh pengguna dan sistem otomatis.
4. Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur
Integrasikan kode barang dengan sistem manajemen inventaris atau ERP yang ada untuk otomatisasi serta pelaporan. Anda juga perlu memilih perangkat keras yang sesuai, seperti pemindai barcode, pembaca RFID, atau printer label. Kemudian, gunakan perangkat lunak yang dapat mendukung pembuatan dan pemrosesan kode barang, serta integrasi dengan sistem lainnya.
5. Menyiapkan Infrastruktur Data
Pastikan Anda membangun database untuk menyimpan informasi terkait kode barang, termasuk deskripsi produk, kategori, dan lokasi. Lalu, implementasikan prosedur untuk memperbarui dan memelihara data kode barang secara konsisten.
6. Implementasi dan Uji Coba
Selanjutnya, latih staf tentang cara menggunakan sistem kode barang, termasuk pemindai dan perangkat lunak. Lakukan juga uji coba sistem dengan sejumlah barang untuk memastikan bahwa semua aspek berfungsi dengan baik dan sesuai dengan harapan. Kemudian, terapkan sistem di area terbatas sebelum penerapan penuh untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah.
7. Peluncuran dan Pengawasan
Terapkan sistem kode barang secara penuh di seluruh operasi bisnis, lalu pantau kinerja sistem secara terus-menerus. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa sistem berfungsi dengan baik dan memenuhi kebutuhan bisnis.
8. Pemeliharaan dan Pembaruan
Jangan lupa untuk melakukan pemeliharaan rutin pada perangkat keras dan perangkat lunak untuk memastikan kinerja yang optimal. Anda juga perlu memperbarui informasi dalam database sesuai dengan perubahan inventaris, produk baru, atau perubahan dalam struktur kode. Setelah itu, evaluasi sistem secara berkala untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan atau pembaruan yang diperlukan.
9. Dokumentasi dan Dukungan
Buatlah dokumentasi lengkap tentang sistem kode barang, termasuk prosedur penggunaan, pemecahan masalah, dan panduan teknis. Selain itu, sediakan juga dukungan teknis untuk membantu staf dalam mengatasi masalah atau kesulitan dengan sistem kode barang.
10. Mengadaptasi Teknologi Baru
Sebagai inovasi, pertimbangkan untuk mengadopsi teknologi baru yang mungkin menawarkan keuntungan tambahan, seperti RFID, AR, atau sistem berbasis cloud. Tapi ingat, pastikan teknologi baru kompatibel dengan sistem yang ada dan memberikan nilai tambah yang nyata untuk bisnis Anda.
Baca juga: 5 Strategi Kendalikan Harga Pokok Penjualan, Profit Meningkat!
Jika Anda berhasil mengikuti langkah-langkah di atas, tentunya bisnis Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih baik, meningkatkan akurasi data, dan mempermudah proses operasional. Kemudian pada gilirannya akan meningkatkan efisiensi dan pelayanan kepada pelanggan.
Guna membantu optimasi sistem kode barang yang efektif dan efisien, tampaknya Anda juga memerlukan menggunakan platform Borong Direct. Untuk mendapatkan informasi lebih detail dan mencoba layanan Borong Direct, Anda dapat mengajukan jadwal demo gratis sekarang juga.
