Memiliki persediaan yang selalu terjaga dan terukur dengan baik sangat membantu kelancaran operasional bisnis. Namun, banyak bisnis mengalami masalah karena stok yang terlalu banyak meningkatkan biaya pengelolaan gudang, sementara stok yang terlalu sedikit menyebabkan kesulitan saat permintaan meningkat. Apakah Anda pernah menghadapi masalah serupa karena tidak bisa mengelola safety stock dengan baik?
Seperti yang mungkin sudah Anda pahami, safety stock adalah stok barang cadangan yang dimiliki sebuah bisnis sebagai langkah antisipasi kekurangan barang ketika perusahaan mengalami peningkatan permintaan atau berkurangnya kapasitas produksi sehingga Anda sulit untuk memenuhi permintaan pasar.
Meski bersifat cadangan, tetapi jumlahnya harus diperhitungkan secara cermat agar tidak membebani biaya gudang terlalu besar. Tentunya, tetap dapat berada di angka yang tepat untuk menyikapi dinamika permintaan dari pasar.
Baca juga: Mengoptimalkan Sales Taking Order dengan Dukungan Borong
Lebih Jauh tentang Safety Stock
Melanjutkan dari yang sudah dibahas sebelumnya, perusahaan akan menjaga jumlah safety stock sesuai perhitungan yang telah dibuat. Perhitungan ini mempertimbangkan beberapa faktor, seperti ramalan (forecasting) penjualan perusahaan, kemungkinan masalah dengan pemasok atau distributor, serta tren permintaan pasar dari periode yang sama tahun lalu.
Ketika dapat dikelola dengan baik, Anda akan memperoleh setidaknya lima manfaat utama.
- Pertama, mencegah terjadinya kehabisan stok produk atau bahan baku atau biasa disebut dengan stockout.
- Kedua, perusahaan selalu dapat memenuhi permintaan pelanggan meski jumlahnya mengalami peningkatan atau penurunan.
- Ketiga, mengurangi risiko adanya gangguan rantai pasokan yang terjadi karena hal-hal yang berada di luar kuasa perusahaan.
- Keempat, meningkatkan kepuasan pelanggan sebab ketika permintaan meningkat perusahaan tetap dapat menyediakan produk sejumlah yang diperlukan.
- Kelima, biaya pengelolaan dan maintenance gudang serta persediaan tetap terjaga pada tingkatan yang ideal.
Demikian besar peran dari perhitungan safety stock sehingga harus dilakukan dengan cermat dan tepat, untuk menghasilkan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan bisnis.
5 Kesalahan Umum pada Penghitungan dan Pengelolaan Safety Stock
Prinsip dalam penghitungan dan pengelolaan safety stock sebenarnya sudah tersedia, dan dapat diadaptasi sesuai dengan apa yang perusahaan Anda butuhkan. Namun demikian beberapa masalah masih saja muncul akibat lima kesalahan umum pada prosesnya.
Untuk dapat mengenali masalah-masalah ini dengan cepat dan menyikapinya dengan bijak, berikut secara singkat penjelasan mengenai lima poin tersebut.
1. Tidak Menghitung Safety Stock
Masih banyak bisnis yang mengabaikan pentingnya safety stock. Akibatnya, saat permintaan berubah tiba-tiba atau ada masalah dalam rantai pasok, bisnis tidak punya rencana untuk menghadapinya.
Kesalahan paling umum yang terjadi adalah tidak melakukan penghitungan pada stok cadangan yang diperlukan dengan variabel yang jelas. Stok cadangan hanya disediakan seperlunya, dengan acuan utama efisiensi biaya maintenance persediaan yang ada di gudang.
Ketika kesalahan seperti ini terjadi, bisnis bisa kewalahan menghadapi lonjakan permintaan karena stok cadangan tidak tersedia. Masalah serupa juga muncul jika ada gangguan dalam rantai pasok, yang menghambat pasokan bahan baku atau distribusi produk ke pasar. Akibatnya, bukan hanya potensi keuntungan yang hilang, tetapi juga bisa menimbulkan kerugian besar.
2. Menggunakan Metode yang Salah
Saat perusahaan menggunakan metode perhitungan yang tidak tepat, mereka bisa mengalami kerugian. Ada berbagai metode yang bisa dipilih, dan penting untuk menyesuaikannya dengan karakteristik bisnis dan kebutuhan spesifik perusahaan.
Masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, sehingga harus dilakukan analisis yang mendalam untuk memilih metode paling sesuai dengan kondisi perusahaan. Beberapa opsi metodenya antara lain adalah metode statistik, metode heuristik, metode simulasi, rumus persediaan cadangan tetap, perhitungan berdasarkan waktu, rumus Heizer dan Render, Rumus Greasley, hingga perhitungan dengan economic order quantity.
3. Tidak Memperbarui Safety Stock secara Berkala
Banyak bisnis yang belum menyadari bahwa hanya mengandalkan metode perhitungan yang tepat tidaklah cukup. Ini karena safety stock sebenarnya dipengaruhi oleh berbagai faktor lainnya.
Misalnya saja pada dinamika permintaan pasar, tren yang berkembang, lead time dari rantai pasok, hambatan pada supplier, perubahan yang terjadi pada bisnis Anda, serta kondisi-kondisi lain yang berpengaruh pada permintaan pasar dan kemampuan perusahaan dalam menyediakan suplai yang mencukupi untuk menjawab kebutuhan tersebut.
Perubahan pada bisnis juga dapat berpengaruh pada jumlah safety stock, misalnya ketika akan dimunculkan produk baru. Praktis kapasitas produksi akan berusaha memenuhi target jumlah produk baru yang akan diluncurkan, dan persediaan pada produk yang telah diminati pelanggan harus ditingkatkan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekosongan produk di pasar.
Lakukan review secara rutin, dan pastikan semua variabel perhitungan telah dimasukkan ke dalam proses yang terjadi.
Baca juga: Metode FIFO, Metode LIFO, dan Metode Average, Mana Paling Cocok?
4. Mengesampingkan Biaya-Biaya Terkait
Setiap persediaan yang dimiliki di gudang selalu memerlukan biaya untuk maintenance sehingga kondisinya tetap terjaga. Maka dari itu, jangan sampai Anda mengesampingkan biaya yang diperlukan. Semakin besar persediaan yang dimiliki, semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan.
Tentu untuk mendapatkan biaya yang efisien, perhitungan cermat pada jumlah persediaan cadangan harus dilakukan. Biaya yang ideal selalu dihasilkan dari jumlah stok yang tepat, tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. Sebab ketika stok terlalu sedikit Anda juga akan memerlukan biaya lain untuk berupaya memenuhi permintaan pasar yang meningkat, dan biaya ini jumlahnya tidak kecil.
Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan optimasi biaya penyimpanan yang Anda miliki di gudang. Penggunaan sistem manajemen gudang yang efisien dapat sangat membantu, sehingga tidak ada persediaan yang disimpan terlalu lama dan justru menjadi kerugian yang tidak diperlukan oleh bisnis Anda.
5. Tidak Melibatkan Seluruh Pihak Terkait
Tidak melibatkan seluruh pihak terkait untuk urusan penghitungan safety stock menjadi kesalahan yang paling umum terjadi. Secara praktis, terdapat bagian yang paham benar mengenai flow rantai pasok, dan karyawan yang mengetahui dinamika di lapangan.
Pertimbangan dari setiap pihak akan memberikan kontribusi besar pada akurasi perhitungan yang dilakukan. Dengan demikian maka jumlah stok cadangan dan biaya yang dialokasikan akan lebih efisien dan tidak lagi ada kesalahan fundamental yang terjadi hanya karena egoisme sektoral atau beberapa individu saja.
Kolaborasi antar departemen yang berkepentingan akan menjadi kunci, sehingga kelancaran komunikasi dan keterbukaan harus selalu menjadi pegangan. Semakin baik kolaborasi yang terjadi, idealnya semakin baik pula hasil penghitungan dan forecasting kebutuhan perusahaan.
Tips Berguna Menghindari Kesalahan Penghitungan dan Pengelolaan Stok Cadangan
Melihat lima kesalahan umum di atas, bagian ini akan menjelaskan beberapa tips berguna untuk membantu bisnis Anda menghindarinya. Kelima tips ini tentu bersifat adaptif, sehingga wajib disesuaikan dengan kondisi bisnis yang Anda miliki.
- Pertama, gunakan software atau alat bantu untuk membantu menghitung safety stock secara akurat
- Kedua, pantai dan analisis data penjualan dan persediaan secara teratur untuk terus mengetahui dinamika internal di dalam perusahaan.
- Ketiga, lakukan review dan update pada jumlah safety stock secara berkala.
- Keempat, pertimbangkan biaya penyimpanan total yang diperlukan dan risiko outstock yang muncul. Cermati keduanya sehingga muncul angka ideal yang menjadi hasil tepat.
- Kelima, melibatkan seluruh pihak terkait proses perhitungan dan pengelolaan stok cadangan. Pihak yang dilibatkan adalah pihak yang berkepentingan secara langsung, serta pihak yang memiliki informasi atau akses terkait urusan persediaan ini.
Baca juga: Serba-serbi Pengadaan Barang dan 5 Risiko Masalahnya
Dengan memahami apa saja kesalahan mendasar dalam pengelolaan safety stock akan membantu bisnis Anda selangkah lebih dekat dengan solusi agar hal ini tidak perlu terjadi. Tentu, adaptasi teknologi yang sesuai dengan sistem bisnis akan sangat membantu, agar perhitungan jumlah persediaan cadangan dapat dilakukan dengan akurat dan memberikan hasil terbaik.
Karena safety stock adalah hal yang memegang peranan penting dalam kelancaran operasional dan rantai pasok produk ke pasar, maka Anda wajib memiliki sistem solid untuk mengurusnya. Borong Indonesia, dengan Borong Direct, menawarkan solusi atas berbagai urusan ini. Layanan ini secara praktis menjadi platform multiguna yang dapat digunakan sebagai e-commerce, sistem manajemen distribusi dan sistem reseller ke omnichannel dengan web POS.
Borong Direct memberikan keleluasaan untuk melakukan kustomisasi domain, dan memungkinkan pelanggan Anda mengakses harga dan promosi khusus bagi mereka. Tersedia pula katalog digital yang menarik dan ketersediaan produk yang terintegrasi dengan sistem manajemen gudang, sehingga memastikan jumlah yang ada di e-commerce merupakan jumlah aktual. Memudahkan proses peninjauan yang diperlukan oleh perusahaan, Borong Direct menjadi paket lengkap yang Anda butuhkan untuk optimalisasi manajemen gudang serta penjualan yang dilakukan secara B2B. ajukan demo sistemnya di sini, dan rasakan langsung manfaatnya untuk bisnis Anda!
