Memiliki data akurat pada persediaan barang menjadi sebuah kebutuhan. Dengan data ini, urusan restock, optimasi penjualan, dan pengelolaan gudang menjadi lebih efisien. Lebih detail tentang stock opname, dapat Anda cermati pada artikel ini.
Secara umum aktivitas stock opname merupakan penghitungan stok barang yang tersedia di dalam gudang. Wajib dilakukan dengan teliti dan cermat, sebab data dari hasil kegiatan ini akan dimanfaatkan untuk banyak proses bisnis.
Perhitungan dilakukan supaya apa yang tercatat di dalam sistem sama dengan kondisi sebenarnya. Meski sempat dilakukan secara manual, berkat kehadiran teknologi saat ini urusan tersebut dapat berjalan dengan lebih praktis, cepat, dan akurat.
Hadirnya Teknologi Mengubah Proses Stock Opname
Setidaknya hingga saat ini terdapat tiga teknologi utama yang dimanfaatkan secara optimal untuk menghitung barang yang ada di gudang. Pertama dikenal dengan sebutan barcode atau QR Code, kemudian RFID atau radio frequency identification, dan aplikasi stok opname yang merupakan sistem perangkat lunak spesifik yang dibuat untuk urusan penghitungan stok secara rinci.
1. Barcode atau QR Code
Barcode atau QR Code sendiri sudah umum digunakan sebagai ‘identitas’ barang di dalam sebuah sistem pengelolaan. Berupa kode batang atau kode QR, nantinya setiap barang hanya perlu dipindai menggunakan perangkat yang terhubung ke dalam sistem.
Pemindaian dapat dilakukan secara berkelompok agar proses dapat berjalan lebih cepat, selama pembagiannya jelas agar tidak terjadi pemindaian ganda.
2. Radio Frequency Identification
Untuk RFID sendiri memanfaatkan gelombang radio untuk mengidentifikasi dan melacak tag yang ditempelkan di setiap barang di dalam gudang. Prosesnya tidak jauh berbeda dengan barcode, hanya saja tanda yang dipindai dalam metode ini menggunakan gelombang radio, bukan tanda visual seperti kode batang atau QR Code.
3. Aplikasi Stock Opname
Secara khusus aplikasi ini diciptakan untuk memudahkan perhitungan jumlah stok dari persediaan barang dengan catatan akuntansi. Seperangkat sistem didesain untuk mengurus masalah pendataan persediaan, dan terhubung dengan aplikasi pengelolaan gudang. Dengan proses yang telah diatur sedemikian rupa, aplikasi ini dapat menggunakan metode barcode atau RFID dalam proses kerjanya.
3 Manfaat Utama Melakukan Stock Opname secara Digital
Ketika melakukan stock opname dengan cara manual, cukup banyak risiko yang muncul. Mulai dari akurasi pendataan yang rendah, potensi kecurangan dari oknum staf yang tidak kredibel, hingga penggunaan waktu dan tenaga yang sangat besar sehingga sumber daya yang dimiliki perusahaan digunakan secara tidak efektif dan efisien.
Ketika perusahaan mulai menggunakan sistem digital, maka setidaknya terdapat tiga manfaat utama yang dapat diperoleh.
- Pertama, efisiensi. Penggunaan sistem digital membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk kegiatan ini secara signifikan. Pencocokan dan pendataan akan banyak terbantu dengan sistem yang ada, sehingga produktivitas karyawan secara langsung akan turut meningkat seiring berjalannya waktu.
- Kedua, akurasi. Jelas karena sistem digital yang digunakan telah memiliki cara kerja yang teratur, akurasi pendataan akan menjadi semakin tinggi. Faktor kelalaian manusia dapat ditekan, dan Anda dapat mengurangi stok berlebih atau kekurangan stok, serta meningkatkan kualitas data yang dimiliki sehingga risiko untuk terjadi miss pada stok aktual dan yang tercatat di sistem dapat ditekan.
- Ketiga, visibilitas. Pendataan yang akurat akan membawa Anda pada visibilitas data yang semakin jelas. Gambaran real-time tentang persediaan akan dimiliki, sehingga Anda lebih mudah dalam memantau pergerakan stok yang dimiliki. Di waktu yang bersamaan, visibilitas dan akurasi data akan memudahkan Anda dalam mengambil keputusan strategis yang diperlukan.
Beberapa Konteks Penerapan Stock Opname
Sebenarnya konteks penerapan sistem pengelolaan persediaan untuk stock opname sendiri sudah cukup banyak tersedia. Tidak sedikit jaringan kafe, bisnis makanan, dan sejenisnya yang menggunakan sistem ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis yang dimilikinya.
Misalnya saja sebuah franchise kedai kopi yang marak beredar sekarang ini. Persediaan yang mereka akses pada satu gudang utama akan terhubung dengan sistem yang dilihat pada masing-masing gerai. Dengan demikian, kebutuhan bahan baku bisa lekas diakses atau diajukan ketika jumlahnya menipis.
Proses ini cukup sederhana, gerai tinggal melakukan request ke gudang utama melalui sistem yang tersedia sehingga bahan baku dapat segera dikirimkan. Pada urusan internal, gerai juga dapat mendata persediaan terkini menggunakan modul yang tersedia. Jadi pada dasarnya hal ini akan menekan risiko terjadinya kelebihan stok barang di gerai atau di gudang yang berusia terlalu tua.
Jika berbicara mengenai bukti nyata kinerjanya mungkin akan mengacu pada masing-masing franchise yang menggunakan sistem ini. Namun yang pasti adalah proses penghitungan stok akan berjalan jauh lebih cepat, efisien, dan akurat, sehingga risiko kesalahan data pada sistem akan dapat ditekan maksimal.
Jangan Sembarangan, Cermati Kriteria Ini untuk Memilih Sistem yang Tepat
Pada dasarnya setiap produk layanan atau SaaS menawarkan kemudahan untuk bisnis. Namun sebelum memilih layanan modul yang tepat, ada beberapa kriteria yang sebaiknya Anda gunakan sebagai acuan.
1. Kebutuhan Bisnis
Modul yang lengkap dan memiliki banyak fitur jelas akan mampu membantu Anda dalam banyak hal. Namun apakah semua modul yang ada di sistem ini diperlukan?
Jika tidak, maka justru biaya yang muncul dapat menjadi pemborosan sebab tidak semua fitur digunakan. Jadi analisis kebutuhan bisnis, sesuaikan dengan sistem kerja perusahaan, dan gunakan produk dengan modul yang benar-benar memenuhi kebutuhan Anda.
2. Fitur yang Tepat
Masing-masing sistem juga menawarkan ragam fitur yang menarik untuk digunakan. Kembali lagi, apakah bisnis Anda memerlukan fitur sebanyak itu?
Semakin jelas kebutuhan yang dimiliki, semakin mengerucut pula opsi paling rasional yang dapat digunakan. Sangat bijak untuk menggunakan sistem stock opname dengan fitur minimalis namun dapat membantu keseluruhan urusan bisnis di sektor ini. Biaya yang dikeluarkan jelas akan menjadi lebih efisien.
3. Kemudahan Penggunaan, Skalabilitas, dan Dukungan Teknis
Kemudahan penggunaan modul yang ada akan mempercepat proses adaptasi pada teknologi ini, sehingga kinerja maksimal dapat lekas tercapai. Di sisi lain, dukungan teknis dan skalabilitas sistem juga akan sangat menentukan usia sistem di dalam bisnis Anda.
Disarankan memilih sistem yang dapat ‘berkembang’ bersama bisnis dan mengakomodir kebutuhan bisnis hingga beberapa waktu yang akan datang
4. TIdak Perlu Buru-Buru, Bandingkan dengan Cermat
Jika memungkinkan, ajukan uji coba gratis atau manfaatkan penawaran demo yang diberikan penyedia layanan. Percobaan ini akan memberikan gambaran ideal pada sistem dan saat digunakan di dalam bisnis, sehingga Anda memahami benar kompatibilitas produk yang ditawarkan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Pada akhirnya, manfaat yang dibawa oleh proses stock opname digital adalah meningkatkan output dan proses kegiatan ini. Terselenggaranya kecepatan proses, akurasi, dan visibilitas yang lebih baik, menjadikan bisnis Anda memiliki data yang benar-benar sesuai dengan kondisi nyata untuk membantu mengambil keputusan strategis.
Sebagai bisnis modern, tentu rekomendasi untuk mengadopsi sistem seperti ini diberikan untuk Anda. Tujuannya semata agar bisnis dapat tumbuh semakin optimal dan bersaing dengan kompetitor di ekosistem tempat Anda berbisnis.
Borong Indonesia, kemudian menghadirkan solusi atas kebutuhan sistem untuk membantu stock opname yang Anda lakukan. Borong Direct menjadi platform multiguna yang dapat menyediakan e-commerce, sistem manajemen distribusi, dan sistem reseller ke omnichannel dengan web POS yang secara praktis akan memudahkan Anda dalam pengelolaan bisnis. Semua dapat Anda coba dengan ajukan demo di sini, dan mengenal produk Borong Indonesia lebih dekat. Pilih layanan solid dan sistem yang terintegrasi, mari berkembang bersama Borong Indonesia!
