Terus belajar mengenai seluk beluk bisnis menjadi salah satu pondasi kuat yang diperlukan untuk terus berkembang, dan memiliki kemampuan beradaptasi. Salah satu topik yang tengah banyak dibahas belakangan ini adalah terkait dengan inventory management. Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya sistem manajemen inventaris yang tepat untuk mendorong efisiensi dan pertumbuhan bisnis.
Apa itu Inventory Management?
Secara mendasar, inventory management mengacu pada proses pengelolaan persediaan barang yang akan didistribusikan pada pelanggan, baik dalam bentuk pelanggan akhir atau klien B2B lainnya. Prosesnya kemudian juga mencakup kegiatan pencatatan dan administrasi persediaan barang yang dimiliki, sehingga semua tercatat dengan detail dan sistematis.
Pada bisnis skala kecil proses ini dapat diselesaikan secara manual. Namun ketika skala bisnis mulai tumbuh, penggunaan sistem atau software yang ideal sangat direkomendasikan dengan pertimbangan kompleksitas proses yang melibatkan semakin banyak variabel.
Baca juga: Strategi Optimasi Reorder Point untuk Efisiensi Bisnis Anda
4 Tujuan Inventory Management pada Bisnis
Setiap langkah yang dilakukan dalam bisnis selalu memiliki tujuan jelas. Untuk inventory management sendiri, tujuannya kemudian dapat dibagi ke dalam empat poin berbeda. Mulai dari mencegah kekurangan atau kelebihan stok, mengoptimalkan ruang penyimpanan, memastikan akurasi data persediaan, hingga meningkatkan efisiensi operasional, berikut penjelasan singkatnya.
1. Mencegah Kekurangan atau Kelebihan Stok
Menjaga agar stok berada pada jumlah yang tepat penting dalam rangka efisiensi bisnis. Pasalnya, dengan stok yang terjaga di angka yang ideal, perbandingan biaya gudang yang dikeluarkan dan fleksibilitas memenuhi permintaan pasar yang dinamis akan menjadi sepadan.
Bahkan jika diperhitungkan dengan tepat, Anda dapat memperoleh keuntungan dari segi ketepatan waktu pengiriman ke pasar, biaya maintenance stok yang lebih hemat, serta perolehan penjualan di momen tertentu.
2. Optimasi Ruang Penyimpanan Gudang
Inventory management juga akan membantu Anda mengoptimalkan ruang penyimpanan yang ada. Kategorisasi persediaan yang dimiliki dapat dilakukan sedemikian rupa, sehingga setiap ruang yang tersedia dapat digunakan tanpa ada yang terlewat.
Di waktu yang sama, kategorisasi dan optimasi penyimpanan ruang ini juga akan terkait dengan tujuan ketiga, yakni memastikan akurasi data persediaan.
3. Memastikan Data Stok Selalu Akurat
Penerapan pengelolaan persediaan juga bertujuan agar bisnis memiliki data stok yang akurat. Setiap mutasi barang akan dicatat dengan detail, sehingga tidak ada persediaan yang terlewat, hilang, atau tidak terdata di dalam sistem.
Data ini akan disimpan dalam sebuah ruang penyimpanan terpadu yang dapat diakses oleh divisi terkait, dalam rangka pemanfaatan untuk berbagai keperluan strategis bisnis.
4. Peningkatan Efisiensi Operasional
Dengan semua hal yang diperoleh dalam penerapan sistem inventory management yang ideal, maka efisiensi operasional akan tercapai. Setiap sumber daya yang dimiliki dapat dimaksimalkan untuk mencapai target, dan meningkatkan profitabilitas bisnis jangka panjang.
Operasional yang terkait dengan urusan persediaan juga akan mengacu pada data aktual yang dapat diakses setiap saat, sehingga tidak ada pengambilan keputusan yang dilakukan tanpa basis data akurat.
Beberapa Komponen Krusial dalam Inventory Management
Dalam penggunaan sistem inventory management, Anda kemudian sebaiknya memahami terdapat beberapa komponen penting yang harus diperhatikan supaya usaha yang Anda lakukan dalam mengelola persediaan benar-benar optimal.
Komponen yang dimaksud adalah penghitungan stok secara berkala, kategori produk dan penandaan SKU yang akurat, sistem pelacakan barang masuk dan keluar, serta analisis data dan peramalan permintaan pasar.
Penghitungan stok secara berkala perlu dilakukan untuk menjaga tingkat aktualitas data yang ada di dalam sistem. Pelaksanaan stock opname direncanakan dan dieksekusi dengan baik setiap rentang waktu tertentu, guna memastikan data yang ada di dalam sistem selalu benar.
Selain itu, melakukan kategorisasi produk dan penandaan SKU juga menjadi komponen penting agar stok yang dimiliki dapat dikelompokkan dengan baik. Hal ini memudahkan proses pengiriman pesanan dan mobilisasi stok ketika diperlukan.
Selanjutnya, Anda juga wajib memastikan sistem yang digunakan memiliki sistem pelacakan barang masuk dan keluar. Dengan demikian, progres pengiriman atau posisi barang dapat diketahui dengan pasti. Informasi ini sangat berharga untuk pelanggan yang ingin mengetahui progres pesanan yang mereka lakukan.
Komponen terakhir adalah analisis data sebagai pertimbangan sebelum mengambil keputusan penting. Analisis data juga diperlukan untuk melakukan peramalan permintaan di waktu yang akan datang, berbekal apa yang terjadi di masa lalu pada periode waktu yang sama.
Pemahaman pada komponen-komponen inventory management ini penting agar Anda benar-benar dapat memaksimalkan fitur yang disediakan oleh sistem yang akan digunakan.
Mengenali 4 Metode Inventory Management
Setiap jenis bisnis akan memiliki karakternya masing-masing, sehingga memerlukan metode pengelolaan persediaan yang tepat pula. Jika melihat secara luas, terdapat 4 metode yang umum digunakan dalam bisnis.
Sekilas penjelasan dan manfaat masing-masing metode ini adalah sebagai berikut.
- First In First Out atau FIFO adalah metode pengelolaan persediaan dengan mendahulukan penjualan pada barang yang masuk lebih dulu. Dengan begini, barang yang ada di dalam gudang selalu memiliki usia penyimpanan yang ideal. Bisnis ini cocok untuk ritel dan bisnis kuliner karena dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan keamanan persediaan, dan menjaga kualitas produk dengan menjualnya ketika masih segar.
- Last In First Out atau LIFO dapat dikatakan kebalikan dari FIFO, yang mengutamakan penjualan pada produk yang paling akhir masuk ke gudang. Manfaatnya sendiri ada pada penghematan pajak, menjaga kualitas produk, peningkatan efisiensi produksi, mengurangi risiko kerusakan barang di penyimpanan, dan mengoptimalkan manajemen keuangan.
- Just In Time atau JIT metode ini dilakukan dengan menyesuaikan pesanan dengan permintaan pelanggan. Jadi jumlah persediaan yang dimiliki benar-benar terbatas, dan demand dari pasar akan direspons dengan permintaan pengiriman langsung. Keuntungannya adalah pada biaya gudang yang lebih hemat dan efisien. Namun pada pasar yang sangat dinamis dan memerlukan respons cepat, metode ini akan menemui banyak tantangan.
- Economic Order Quantity atau EOQ adalah metode untuk membantu bisnis meminimalkan biaya. Cara kerjanya adalah dengan menentukan jumlah pesanan optimal, kemudian pastikan Anda tahu jumlah ketika harus melakukan pemesanan ulang, tentukan jumlah kebutuhan, dan terapkan rumus EOQ yang ada.
Penjelasan lebih lanjut mengenai masing-masing metode inventory management secara detail dapat Anda temukan pada artikel terkait, untuk pembahasan yang lebih komprehensif.
Baca juga: Metode FIFO, Metode LIFO, dan Metode Average, Mana Paling Cocok?
Teknologi Mendasar pada Sistem Pengelolaan Persediaan yang Wajib Ada
Di dalam sebuah sistem inventory management yang ideal akan memiliki empat teknologi pokok yang melaksanakan fungsinya. Teknologi ini kemudian dapat mendukung kinerja bisnis sehingga dapat memberikan manfaat yang disebutkan sebelumnya.
Keempat teknologi yang dimaksud antara lain adalah sebagai berikut:
- Basis cloud pada sistem yang digunakan, yang dapat mengurangi beban penyimpanan dan mengurangi risiko terjadinya masalah pada sistem.
- Otomatisasi dan real-time tracking yang akan membantu mempersingkat semua proses kerja rutin dan memberikan transparansi pada posisi barang saat dikirim atau selama di gudang.
- Integrasi dengan sistem kasir dan pembukuan yang akan sangat berperan dalam menjaga sinergitas kerja setiap sistem yang Anda gunakan.
- Perlindungan data persediaan dari ancaman pembobolan, kebocoran, atau kelalaian staf yang memicu hilangnya data berharga.
Kenapa Pengelolaan Persediaan Harus Dilakukan dengan Baik?
Pengelolaan persediaan wajib dilakukan dengan maksimal agar dapat menghindari dampak buruk atau risiko yang muncul terkait persediaan. Di waktu yang sama, hal ini juga dapat membawa keuntungan pada bisnis dalam berbagai aspek.
Inventory management yang buruk dapat membawa dampak negatif, seperti misalnya:
- Stok berlebih yang akan membebani biaya operasional.
- Kehabisan stok atau stok yang terlalu sedikit akan mengurangi kepuasan pelanggan.
- Akurasi data persediaan yang tidak akurat yang dapat membawa dampak berantai pada berbagai sektor bisnis.
Dampak negatif ini seharusnya tidak terjadi karena adanya fitur dari sistem pengelolaan persediaan yang ideal. Selain itu, Anda juga sebaiknya melakukan peningkatan efektivitas proses yang dijalankan, sehingga dapat memperoleh benefit maksimal.
4 Tips Meningkatkan Efektivitas Inventory Management
Bagian terakhir dari artikel ini kemudian akan memberikan sedikit tips untuk meningkatkan efektivitas inventory management yang dapat dilakukan pada bisnis Anda. Tips yang diberikan sifatnya mendasar, namun jika benar-benar dilakukan dengan konsisten dapat memberikan dampak signifikan.
- Pertama, tentukan reorder point yang tepat. Reorder point adalah titik jumlah persediaan yang menjadi acuan melakukan pemesanan ulang, sehingga jumlah persediaan yang dimiliki selalu tepat.
- Kedua, pantau data persediaan secara berkala. Lakukan hal ini agar jumlah persediaan, kelancaran mobilitas persediaan, dan pengelolaannya di gudang dapat terus dipantau.
- Ketiga, gunakan sistem otomatisasi. Sistem otomatisasi dapat membantu banyak pekerjaan rutin sehingga tidak lagi memerlukan banyak sumber daya untuk menjalankannya.
- Keempat, evaluasi supplier secara berkala sehingga kinerjanya tetap terjaga dan tidak mengalami penurunan yang merugikan.
Baca juga: 5 Fitur Inventory Management System, Optimalkan Bisnis!
Optimasi inventory management dengan sistem yang ideal dapat memberikan banyak manfaat sekaligus mengurangi berbagai risiko. Dengan demikian bisnis akan memperoleh benefit maksimal dari setiap proses yang dilakukan, sehingga profitabilitas yang diperoleh terus meningkat dari waktu ke waktu.
Maksimalkan Inventory Management Bersama Borong Indonesia
Banyak cara dapat dilakukan untuk memaksimalkan kinerja inventory management yang Anda miliki. Salah satunya adalah dengan dukungan dari Borong Direct. Produk dari Borong Indonesia ini dapat membantu Anda dengan memberikan banyak fitur berguna, antara lain:
- Order Management System yang dapat membantu memonitor persediaan stok, pemesanan, pengiriman, hingga pembayaran secara real-time.
- Operational System yang terintegrasi dengan memadukan logistik dan field sales agent app.
- Customer Relationship Management untuk melakukan pengaturan promosi khusus dan katalog produk sesuai dengan lokasi gudang dan cabang.
- Finance yang memberikan kemudahan mengatur term of payment dan credit payment.
Dengan fitur yang lengkap, upaya optimasi proses inventory management dapat dilakukan dengan maksimal. Hubungi tim kami sekarang, dan mari majukan bisnis ini bersama Borong Indonesia!
