Dapat memasarkan produk dengan maksimal dan memperoleh permintaan besar dari pasar adalah sebuah pencapaian. Namun hal ini tidak akan berjalan optimal jika sistem pergudangan yang Anda miliki tidak memadai, sehingga berakibat pada keterlambatan pengiriman bahkan ketiadaan produk akibat satu dan lain hal.
Hal ini menempatkan sistem pergudangan yang baik dalam posisi yang sangat krusial dalam mendukung aktivitas pemasaran dan penjualan yang dilakukan oleh bisnis. Tidak hanya itu, apa yang terjadi di gudang juga berdampak langsung pada kegiatan produksi.
Ketika sistem yang digunakan buruk, maka konsekuensi akan muncul sebagai dampak nyata. Mulai dari inefisiensi proses pengelolaan persediaan, kerugian bisnis karena kegagalan penjualan, keterlambatan pengiriman, hingga bahkan penurunan kepuasan pelanggan.
Artikel ini kemudian dibuat dengan tujuan untuk membagikan insight mengenai pentingnya menggunakan sistem pergudangan yang tepat, serta membahas elemen-elemen penting sistem yang baik.
Anda juga akan mendapatkan rekomendasi sistem yang dapat diandalkan, yakni Borong Direct sebagai solusi atas sistem pergudangan modern yang dapat menyelesaikan berbagai masalah.
Baca juga: Simak 6 Strategi Green Logistics untuk Keberlanjutan Lingkungan
Elemen Penting dalam Sistem Pergudangan yang Baik
Urusan gudang tidak sekadar mengenai penataan dan penghitungan persediaan, namun juga pada sistem pengelolaan informasi terkait setiap persediaan yang dimiliki. Selain itu ada pula elemen manajemen SDM yang bertugas di gudang, agar semua dapat melakukan tugasnya dengan baik dan memberikan output sesuai target.
Terdapat 6 elemen penting dalam sebuah sistem pergudangan yang baik. Penjelasannya adalah sebagai berikut.
1. Tata Letak Gudang yang Efisien
Memanfaatkan ruang yang dimiliki secara maksimal akan membantu Anda menghemat biaya dan memudahkan proses pencarian barang. Upaya memaksimalkan ruang, meminimalisir jarak tempuh untuk meletakkan dan mengambil barang, serta adanya alur kerja yang logis membantu proses pengelolaan persediaan menjadi lebih cepat dan tepat.
Ada banyak metode penataan persediaan yang dapat dilakukan. Anda dapat menyusunnya berdasarkan frekuensi penjualan, ukuran, jenis, warna, merek, dan lain sebagainya.
2. Manajemen Inventaris yang Akurat
Elemen kedua adalah manajemen inventaris yang akurat. Pelacakan real-time menjadi krusial ketika bisnis memiliki tingkat distribusi yang tinggi, sehingga harus dipastikan ketersediaan stok, jumlah, dan posisi barang yang dimiliki di dalam gudang. Lebih jauh tentang metode yang dapat digunakan sebagai praktek manajemen inventaris dapat Anda baca pada artikel terkait, yang membahas mengenai metode FIFO, LIFO, dan FEFO.
Upaya pengelolaan ini juga akan didukung dengan penggunaan teknologi yang tepat seperti barcode, RFID, atau WMS, sehingga output maksimal berupa efisiensi pergudangan dapat tercapai.
Baca juga: Cara Buat List Stok Barang dengan FIFO & FEFO, Minim Kerugian!
3. Proses Penerimaan dan Pengiriman Barang yang Terorganisir
Selanjutnya adalah hal yang berkenaan dengan proses penerimaan dan pengiriman barang yang terorganisir. Proses ini wajib memiliki SOP yang jelas, sehingga semua transaksi dan mutasi barang dapat berlangsung di tingkat paling efektif sesuai dengan kondisi gudang dan sumber daya yang dimiliki.
Pastikan untuk melakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas, kemudian catat secara detail semua proses yang terjadi. Pada urusan pengiriman barang, lakukan pemilihan dengan cepat, pengemasan sesuai standar, dan pelabelan yang jelas sehingga setiap pesanan akan sampai ke pembeli tepat waktu.
4. Penggunaan Teknologi yang Tepat
Teknologi yang tepat seperti warehouse management system mampu memberikan otomatisasi pada banyak proses yang terjadi di gudang. Staf yang Anda miliki dapat memanfaatkan setiap fitur yang ada, sehingga hasil kerja yang diberikan semakin akurat, andal, dan minim kesalahan.
Dukungan penggunaan barcode, RFID, dan teknologi lain akan mempercepat proses pendataan dan penghitungan. Di waktu yang sama, kategorisasi produk juga akan semakin baik, sehingga optimasi ruang yang dimiliki dapat dilakukan.
Untuk mendapatkan hasil yang benar-benar baik, integrasi sistem dengan platform lain juga harus dipastikan. Update terkait stok barang dapat dihubungkan dengan bagian keuangan, POS yang berada di gerai Anda, serta e-commerce di sektor online.
5. Keamanan dan Keselamatan Kerja
Adanya protokol keamanan di gudang guna mencegah kecelakaan kerja dan kehilangan barang menjadi elemen penting berikutnya. Hal ini dapat didukung dengan penempatan kamera pengawas, pembatasan akses, dan pelatihan pada staf yang bertugas guna melakukan langkah mitigasi pada risiko yang ada.
6. Manajemen Sumber Daya Manusia
Penggunaan teknologi yang tepat tidak akan berarti jika Anda tidak memiliki staf atau kualitas SDM yang seimbang. Untuk itu, pelatihan, motivasi, dan manajemen kinerja karyawan tetap diperlukan sebagai upaya sinergitas antara canggihnya teknologi yang digunakan dan kapabilitas karyawan sebagai pihak yang menggunakannya dalam rangka optimasi proses di dalam gudang.
Manfaat Menerapkan Sistem Pergudangan yang Baik
Ketika elemen-elemen penting di atas dapat dipahami dan dioptimalkan dengan baik, maka sedikitnya terdapat 5 manfaat yang dapat diperoleh bisnis. Kelimanya adalah peningkatan efisiensi operasional, pengurangan biaya inventaris, peningkatan akurasi dan pengurangan kesalahan, peningkatan kepuasan pelanggan, serta peningkatan keuntungan bisnis.
Efisiensi operasional akan meningkat karena Anda akan mengurangi waktu proses yang berjalan dan biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian produktivitas karyawan dan staf yang ada di gudang turut meningkat.
Biaya inventaris juga akan mengalami penurunan karena risiko akibat overstock dan stockout akan berkurang drastis. Kedua kondisi ini sama-sama dapat terjadi ketika sistem yang digunakan tidak berkualitas, sehingga dapat memicu kerugian karena barang rusak dan kedaluwarsa ketika terlalu lama disimpan.
Peningkatan akurasi dan pengurangan kesalahan dalam proses pengelolaan persediaan terjadi ketika semua transaksi berhasil dicatat dengan tepat menggunakan bantuan sistem dan perangkat yang optimal. Akurasi data inventaris dapat meningkat, sehingga pengambilan keputusan penting dapat dilakukan lebih baik.
Anda juga akan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan karena tidak ada pengiriman yang terlambat. Bahkan mungkin saja barang sampai lebih cepat dari estimasi yang diberikan karena Anda juga telah menerapkan optimasi pada pemilihan jalur. Di sisi lain layanan aftersales akan dapat ditingkatkan karena penanganan retur yang terjadi juga lebih efisien.
Peningkatan keuntungan bisnis. Ketika operasional yang dilakukan telah mencapai titik optimal dan pelanggan merasa puas, maka peningkatan keuntungan bisnis akan berangsur-angsur dirasakan. Tidak hanya berupa rupiah, namun Anda juga akan memiliki lebih banyak waktu untuk digunakan dan sumber daya untuk dialokasikan pada sektor strategis dalam upaya pengembangan bisnis.
Borong Direct: Solusi Sistem Pergudangan Modern untuk Bisnis Anda
Borong Indonesia menghadirkan produk Borong Direct untuk dukungan sistem pergudangan ideal yang Anda perlukan. Borong Direct adalah perangkat lunak berbasis platform untuk mengoptimalkan proses bisnis B2B.
Proses yang didukung kemudian mencakup banyak hal, mulai dari pengelolaan stok, pemesanan, pembayaran, hingga pelaporan. Dengan demikian bisnis Anda akan merasakan peningkatan kinerja secara signifikan dalam waktu singkat, ketika sistem ini diintegrasikan dengan operasional perusahaan.
Urusan sistem pergudangan praktis dapat memaksimalkan fitur pertama sehingga banyak proses rutin dapat dilaksanakan secara otomatis. Dengan demikian waktu dan sumber daya yang dimiliki dapat dioptimalkan pada sektor lainnya.
Baca juga: 6 Cara Efektif Menghindari Stok Kosong di Gudang
Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem pergudangan menjadi salah satu pilar untuk mendukung operasional bisnis di balik layar. Dengan adanya sistem pergudangan, urusan pemasaran dan penjualan produk dapat berjalan optimal tanpa ada hambatan internal di dalam perusahaan Anda.
Borong Indonesia kemudian hadir dengan menawarkan produk andal guna membantu Anda mendapatkan sistem pergudangan yang optimal, mudah dioperasikan, dan terintegrasi guna mendorong bisnis agar dapat mencapai hasil yang lebih optimal. Pelajari lebih lanjut tentang fitur dan manfaat Borong Direct dengan hubungi kami sekarang, dan kembangkan bisnis Anda bersama Borong Indonesia!
