Manajemen stok barang yang efektif sangat penting bagi bisnis di Indonesia, baik bagi perusahaan kecil maupun besar. Stok yang dikelola secara baik tentunya akan berdampak langsung pada operasional, keuangan, serta kepuasan pelanggan.
Manajemen stok barang sendiri merupakan salah satu aspek penting dalam operasional bisnis yang berfokus pada pengendalian persediaan. Meskipun sangat krusial, ternyata masih ada beberapa tantangan utama yang sering dihadapi oleh bisnis saat mengelola stok. Tantangan-tantangan ini bisa memengaruhi efisiensi, biaya, dan kemampuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Mari simak penjelasan selengkapnya untuk mengetahui apa saja tantangan dan strategi mengatasinya.
Baca juga: 5 Kesalahan Umum Pengelolaan Safety Stock Perusahaan
Tantangan Utama dalam Manajemen Stok Barang
Berikut ini adalah sederet tantangan utama dalam manajemen stok barang yang wajib Anda ketahui:
1. Kelebihan Stok (Overstock) dan Kekurangan Stok (Stockout)
Overstock terjadi pada saat perusahaan memiliki stok berlebihan yang mengikat modal dan meningkatkan biaya penyimpanan. Hal ini bisa terjadi akibat kesalahan dalam memprediksi permintaan atau perubahan tren pasar yang tidak diantisipasi.
Sementara itu, stockout terjadi pada saat stok barang tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan, menyebabkan hilangnya penjualan, pelanggan kecewa, dan beralih ke pesaing. Tantangan ini sering kali muncul karena prediksi permintaan yang tidak akurat atau gangguan dalam rantai pasokan.
2. Prediksi Permintaan yang Tidak Akurat
Tantangan terbesar dalam manajemen stok yang berikutnya adalah memperkirakan permintaan konsumen secara akurat. Perusahaan yang tidak memiliki data historis yang cukup atau yang tidak menggunakan analitik canggih akan mengalami kesulitan dalam memprediksi permintaan. Hal ini bisa menyebabkan baik overstock maupun stockout.
Selain itu, fluktuasi permintaan yang tiba-tiba karena tren penjualan produk musiman, perubahan perilaku konsumen, atau kondisi ekonomi juga bisa menyebabkan ketidakakuratan dalam prediksi.
3. Biaya Penyimpanan yang Tinggi
Tantangan lainnya adalah terkait biaya penyimpanan. Penyimpanan stok barang, terutama dalam jumlah besar memerlukan biaya yang signifikan. Hal ini mencakup biaya sewa gudang, tenaga kerja, hingga biaya operasional lainnya seperti pendinginan untuk barang yang mudah rusak. Di negara seperti Indonesia dengan tantangan geografis dan logistik, biaya penyimpanan bisa jadi lebih tinggi di beberapa wilayah karena keterbatasan infrastruktur.
4. Masalah dalam Rantai Pasokan
Gangguan dalam rantai pasokan, seperti keterlambatan pengiriman dari pemasok, penundaan produksi, atau masalah transportasi, bisa menyebabkan kekurangan stok atau ketidaktepatan waktu pengiriman. Hal ini terutama berlaku di Indonesia, yang memiliki tantangan geografis dengan banyak pulau yang mempengaruhi distribusi. Selain itu, ketergantungan pada pemasok tunggal juga bisa menjadi masalah jika terjadi gangguan di pihak pemasok tersebut.
5. Penanganan Barang yang Tidak Efisien
Pengelolaan stok yang buruk, termasuk kesalahan dalam pencatatan masuk dan keluarnya barang, bisa menyebabkan ketidakakuratan inventaris. Sebagai contohnya, barang yang salah disimpan atau pencatatan stok yang tidak sesuai dengan kenyataan bisa membuat perusahaan kehilangan jejak terhadap barang-barang mereka. Kemudian, kesalahan dalam pemrosesan pesanan atau pengambilan barang yang tidak efisien juga bisa memperlambat operasional gudang dan menyebabkan kesalahan pengiriman.
6. Masalah Barang yang Tidak Terjual (Dead Stock)
Barang-barang yang tidak terjual atau dead stock juga menjadi tantangan besar, terutama untuk bisnis yang bergerak di industri seperti fashion, teknologi, atau makanan yang memiliki siklus hidup produk yang pendek. Dead stock sendiri akan mengikat modal dan memakan tempat penyimpanan tanpa memberikan nilai bagi perusahaan. Selain itu, penjualan barang yang terlalu spesifik atau mengikuti tren sementara sering kali menyebabkan penumpukan stok yang sulit dijual di masa depan.
7. Perubahan Tren dan Preferensi Konsumen
Tren konsumen yang cepat berubah, terutama dalam industri seperti fashion, elektronik, atau makanan, juga dapat mempersulit manajemen stok. Bisnis harus cepat dalam merespon perubahan tren untuk menghindari dead stock dan meminimalkan risiko kehilangan peluang penjualan.
8. Shrinkage (Kehilangan Stok)
Shrinkage adalah kehilangan barang yang disebabkan oleh pencurian, kerusakan, atau kesalahan administrasi. Tentunya, hal ini bisa mengakibatkan selisih antara stok yang tercatat dengan yang ada secara fisik di gudang. Di lingkungan gudang yang besar atau dalam pengelolaan ritel, shrinkage bisa menjadi masalah besar hingga menyebabkan kerugian finansial signifikan.
9. Manajemen Multi-Lokasi
Bagi bisnis dengan beberapa lokasi gudang atau cabang, mengelola stok secara efisien di berbagai lokasi juga menjadi tantangan tersendiri. Koordinasi antar-gudang, sinkronisasi data, hingga pemantauan stok di berbagai tempat membutuhkan sistem yang terintegrasi dan manajemen yang efektif. Kesalahan dalam distribusi barang antar-lokasi akan menyebabkan ketidakseimbangan stok, dengan satu lokasi mengalami overstock dan yang lain mengalami kekurangan stok.
Strategi Efektif untuk Mengatasi Tantangan dalam Manajemen Stok
Mengelola stok barang dengan baik memang menjadi tantangan yang sering dihadapi oleh bisnis, terutama yang bergerak di bidang ritel, manufaktur, atau e-commerce. Tantangan ini bisa menyebabkan overstock atau stockout, yang keduanya berdampak buruk bagi operasional dan profitabilitas perusahaan. Maka untuk mengatasi tantangan manajemen stok barang, berikut ini adalah beberapa cara yang dapat diterapkan:
1. Menggunakan Sistem Manajemen Stok Otomatis
Software ERP atau Sistem Manajemen Inventori (Inventory Management System) bisa diimplementasikan untuk melacak stok barang secara real-time. Sistem ini memungkinkan perusahaan dapat memonitor persediaan secara efisien dan memprediksi kebutuhan dengan lebih baik. Selain itu, barcode atau RFID juga bisa digunakan untuk memudahkan pelacakan stok di gudang, sehingga proses pengecekan inventaris menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Forecasting yang Akurat
Data penjualan sebelumnya bisa digunakan untuk memprediksi permintaan di masa mendatang. Melakukan analisis historis yang tepat memungkinkan Anda bisa mengidentifikasi tren musiman atau perilaku konsumen yang berulang.
Selain melihat data historis, faktor-faktor eksternal seperti perubahan tren pasar, kondisi ekonomi, atau peluncuran produk baru yang dapat mempengaruhi permintaan barang juga wajib diperhatikan.
3. Terapkan Metode Just-In-Time (JIT)
Just-In-Time (JIT) merupakan sebuah strategi yang fokus pada memesan stok barang hanya ketika dibutuhkan, mengurangi kelebihan inventaris. Hal ini akan membantu menghemat biaya penyimpanan dan mencegah barang menganggur di gudang dalam waktu lama. Pastikan Anda memiliki hubungan yang baik dengan pemasok, supaya barang dapat dikirim tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.
4. Menetapkan Safety Stock
Safety Stock adalah persediaan cadangan yang disimpan untuk mengantisipasi peningkatan permintaan yang tiba-tiba atau terjadi keterlambatan pengiriman dari pemasok. Dengan memiliki stok cadangan memungkinkan Anda untuk mencegah kekurangan stok yang dapat mengganggu kelancaran operasional bisnis. Namun, Anda juga perlu menentukan safety stock berdasarkan perhitungan risiko yang dihitung dari variabilitas permintaan dan waktu pemenuhan barang.
5. Segmentasi Stok Berdasarkan Kategori (ABC Analysis)
Kategorikan barang berdasarkan nilai dan frekuensi perputarannya dengan ABC Analysis, yaitu:
- Kategori A: Barang-barang yang bernilai tinggi dengan frekuensi perputaran yang cepat.
- Kategori B: Barang-barang yang bernilai sedang dengan frekuensi perputaran yang moderat.
- Kategori C: Barang-barang yang bernilai rendah atau barang yang jarang terjual.
Fokuskan manajemen yang lebih intensif pada kategori A dan B, sehingga Anda bisa mengalokasikan sumber daya secara lebih efisien.
6. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala
Lakukan pengecekan fisik inventaris secara berkala untuk memverifikasi bahwa data stok di sistem benar-benar sesuai dengan stok yang ada di gudang. Alih-alih melakukan audit besar setiap akhir tahun, coba lakukan pengecekan secara bertahap di beberapa kategori barang secara berkala. Hal ini dinilai lebih efisien dan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi masalah lebih cepat.
Baca juga: Quality Control Bermasalah? Cek 5 Kesalahan Umum & Solusinya
7. Mengelola Dead Stock (Stok yang Tidak Terjual)
Segera identifikasi barang yang tidak terjual atau bergerak lambat, lalu Anda bisa menjual barang tersebut dengan memberikan diskon, mengadakan promosi, atau memanfaatkannya sebagai bundling produk. Hindari membiarkan stok barang yang sudah usang atau kurang diminati menumpuk terlalu lama, karena bisa mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi dan potensi kerugian jika barang tersebut kedaluwarsa.
8. Optimalkan Penyimpanan Gudang
Tata letak gudang yang baik sangat penting untuk memudahkan pengambilan barang dan juga mencegah kesalahan. Anda perlu menempatkan barang-barang dengan perputaran cepat di tempat yang mudah diakses. Pastikan barang yang pertama kali masuk gudang adalah barang yang pertama kali keluar untuk mencegah terjadinya penumpukan stok lama.
9. Analisis dan Penyesuaian Berkelanjutan
Analisis perputaran stok, tingkat pemenuhan pesanan, serta biaya inventaris untuk mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan. Selain itu, pastikan Anda selalu siap menyesuaikan strategi manajemen stok sesuai perubahan tren pasar, permintaan konsumen, atau perubahan dalam rantai pasokan.
Baca juga: Kartu Stok Barang: Kunci Pengelolaan Stok yang Efisien
Hingga saat ini, nyatanya memang banyak bisnis masih menggunakan sistem manual atau spreadsheet untuk mengelola stok barang. Padahal ini rentan terhadap kesalahan manusia, membutuhkan waktu lama, dan sulit diakses secara real-time.
Solusi untuk mengatasi tantangan manajemen stok barang yang satu ini adalah mengadopsi teknologi otomatisasi yang lebih canggih seperti software manajemen inventaris, barcode, atau RFID untuk efisiensi operasional.
Ada rekomendasi terbaik untuk hal ini, yaitu Borong Direct yang merupakan sebuah software distributor dengan berbagai fitur terbaiknya untuk membantu menyederhanakan semua proses supply chain. Borong akan membantu bisnis Anda dalam mengelola stok barang dengan mudah, cepat, dan otomatis. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, segera hubungi tim Borong di sini!
