Keuntungan pada bisnis memang secara praktis data datang dari penjualan yang dicatatkan. Namun tahukah Anda jika sebenarnya profit tidak semata datang dari pos ini saja? Manajemen stok menjadi kegiatan di balik layar yang juga turut memiliki andil besar dalam pencetakan laba perusahaan. Hal ini juga kemudian berkaitan erat dengan apa yang disebut sales forecast, yakni sebuah upaya untuk memprediksi penjualan yang ada di masa depan.
Lebih lanjut sales forecast juga dipahami sebagai sebuah proses yang dilakukan oleh perusahaan, guna memperkirakan pendapatan sales di masa yang akan datang untuk jangka waktu tertentu. Hasil dari perhitungan ini akan digunakan oleh sales manager untuk merencanakan pengeluaran dan menyesuaikan strategi penjualan.
Namun pemanfaatan data ini tidak hanya terbatas pada lingkup sales saja. Secara langsung, jumlah persediaan juga akan turut dipengaruhi oleh hasil perhitungan yang dilakukan. Dengan perhitungan yang akurat, gudang dapat mengelola persediaan dalam jumlah yang tepat, tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. Sederhana, tujuannya agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tepat waktu tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan karena stok berlebih.
Baca juga: Mengenal 4 Jenis Inventory Tracking Methods dan Tantangannya
Lebih Jauh tentang Relevansi Sales Forecast pada Manajemen Stok
Secara langsung forecasting yang dilakukan akan berdampak pada urusan penjualan. Namun demikian di balik layar, proses dan perhitungannya juga akan berpengaruh besar pada manajemen stok yang dimiliki perusahaan.
Dalam manajemen stok, sales forecast dilakukan untuk meramalkan permintaan produk di masa yang akan datang. Proses dan perhitungan forecast yang akurat akan menghindarkan perusahaan dari dua masalah utama manajemen stok, yakni stok berlebih dan kekurangan stok.
- Stok berlebih atau overstocking terjadi ketika persediaan yang dimiliki berlebihan. Kondisi ini memicu terjadinya peningkatan biaya penyimpanan, risiko kerusakan barang, hingga penurunan likuiditas perusahaan.
- Kekurangan stok atau stockout terjadi ketika persediaan yang dimiliki kurang dari kebutuhan pasar. Kondisi ini memicu terjadinya kehilangan angka penjualan, kekecewaan pelanggan, serta gangguan operasional.
Ketika dua hal ini terjadi maka perusahaan akan menderita sejumlah kerugian, baik secara finansial atau dari segi citra brand yang gagal menjaga kepuasan pelanggan. Anda tahu benar bahwa untuk ‘membayar’ kerugian tersebut usaha yang dilakukan akan sangat besar. Maka dari itu, dua kondisi tersebut harus dihindari, salah satunya dengan eksekusi sales forecast yang akurat.
Sales Forecast yang Akurat Meningkatkan Profitabilitas
Pada bagian sebelumnya dijelaskan bagaimana proses sales forecasting dapat membantu Anda terhindar dari overstocking dan outstock. Di sisi lain, proses ini juga dapat meningkatkan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.
Terdapat tiga hal utama yang dapat berdampak positif ketika perhitungannya dilakukan dengan akurat. Ketiganya adalah efisiensi biaya, peningkatan penjualan, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Efisiensi biaya muncul dari berkurangnya biaya persediaan dan meminimalisir pemborosan. Dengan jumlah stok yang berada di titik optimal, bisnis tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk urusan gudang, atau menanggung risiko stok yang rusak atau hilang.
- Peningkatan penjualan akan terjadi ketika prediksi permintaan yang dilakukan akurat. Bisnis dapat memastikan ketersediaan produk dalam jumlah yang tepat, sehingga memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini juga berlaku ketika terjadi lonjakan permintaan, sebab telah diprediksi sebelumnya.
- Pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik akan terjadi ketika informasi dari sales forecast benar-benar sesuai dengan apa yang terjadi. Anda dapat mengambil berbagai keputusan strategis dengan basis data yang solid, sehingga urusan perencanaan produksi, pengadaan barang, hingga optimasi pemasaran dapat dilakukan dengan optimal.
Metode Sales Forecast
Seperti kebanyakan metode yang digunakan dalam berbagai cabang ilmu dan disiplin, sales forecast juga memiliki dua opsi utama yang dapat digunakan. Pertama adalah metode kualitatif, dan yang kedua adalah metode kuantitatif.
Metode Kualitatif
Pada metode kualitatif, penghitungan atau prediksi akan didasarkan pada dua hal utama. Pertama adalah pada survei pasar, dan yang kedua dikenal dengan nama metode Delphi.
Survei pasar dilakukan dengan cara mencari masukan atau pendapat dari pelanggan yang berpengaruh pada rencana pembelian ketika periode pengamatan dilakukan. Survei ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari menyebar kuesioner, hingga melakukan wawancara baik secara langsung atau melalui media lain.
Metode kedua adalah metode Delphi. Metode ini mirip dengan penggunaan kuesionar, namun jawaban yang terkumpul akan disederhanakan terlebih dahulu sebelum diberikan pada ahli untuk diproses. Salah satu kelebihan utamanya adalah hasilnya yang akurat dan cenderung profesional. Sedangkan tantangannya adalah memerlukan waktu yang cukup lama karena harus membuat kuesioner hingga merangkum hasilnya.
Metode Kuantitatif
Pada metode kedua ini akan dibagi lagi menjadi empat cara yang berbeda. Pertama dikenal dengan nama analisis time series, kemudian metode rata-rata bergerak, metode pemulusan eksponensial, dan regresi linier.
Analisis time series adalah sebuah metode yang digunakan dalam proses sales forecasting yang menghubungkan keterkaitan variabel dependen dan variabel independen. Kedua variabel ini kemudian dihubungkan dengan periode waktu tertentu yang ingin ditemukan, baik dalam bentuk mingguan, bulanan, atau tahunan.
Metode rata-rata bergerak merupakan metode yang menggunakan data permintaan baru untuk melakukan forecasting di masa yang akan datang dengan rumus yang pasti. Rumus yang digunakan sendiri adalah:
Rata-Rata Bergerak n Periode = (∑(permintaan dalam n-periode terdahulu))/n
Dengan rumus ini dapat ditemukan angka dan prediksi yang akurat tergantung dengan beberapa faktor terkait.
Metode pemulusan eksponensial dilakukan dengan rumus:
Ft = Ft-1 + α (At-1 – Ft-1)
Ft adalah nilai forecasting untuk periode waktu atau t, kemudian Ft-1 adalah nilai ramalan untuk satu periode waktu yang lalu atau t-1, dan At-1 adalah nilai aktual satu periode waktu yang lalu. Simbol α merupakan konstanta pemulusan atau smoothing constant.
Regresi linier merupakan metode atau teknik statistik yang dapat digunakan untuk sales forecast dengan cara mengubah data mentah menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti. Metode ini dapat digunakan untuk melihat adanya hubungan dua atau beberapa variabel dalam bentuk matematis. Rumus umumnya adalah:
Penjualan = Intersep + Koefisien Harga x Harga + Koefisien Pemasaran x Pemasaran
Intersep sendiri mengacu pada suku konstan yang mewakili penjualan dasar ketika semua variabel independen adalah nol. Kemudian koefisien adalah nilai yang diperoleh dari keluaran regresi baik dalam konteks harga atau penjualan.
Baca juga: Apa itu WMS dan Mengapa Penting untuk Efisiensi Bisnis Anda?
5 Tips Membuat Sales Forecast yang Akurat
Pemilihan metode yang tepat dan sesuai dengan bisnis Anda jelas menjadi kunci dari akurasi sales forecasting yang dilakukan. Di samping itu, beberapa tips di bagian ini juga dapat menjadi masukan yang berguna untuk membantu meningkatkan kualitas dari penghitungan tersebut.
1. Kumpulkan Data yang Relevan
Data-data relevan wajib dikumpulkan guna memperoleh gambaran yang jelas pada penjualan selama ini. Data tersebut diantaranya adalah data historis penjualan, data mengenai tren pasar, data ekonomi, data lead time dari supplier, dan data lain. Sebagai pelengkap, tambahkan pula berbagai data yang terkait dengan manajemen gudang dan persediaan.
2. Gunakan Metode yang Tepat
Dari beberapa metode yang diberikan di atas, lakukan analisis terlebih dahulu dan tentukan metode yang tepat untuk bisnis Anda. Metode sales forecast akan memegang peran besar dalam akurasi penghitungan yang dilakukan. Pemilihan metode ini disesuaikan dengan jenis bisnis, data yang tersedia, dan tingkat akurasi yang diinginkan.
3. Libatkan Tim Sales dan Gudang
Pelibatan divisi sales dan gudang menjadi penting agar Anda mendapatkan insight dan perspektif lebih baik. Dua divisi ini akan berkaitan langsung dengan hasil yang didapatkan, dan memegang data-data penting terkait penghitungan yang Anda lakukan. Kondisi pasar, pelanggan, dan rantai pasok serta persediaan akan secara langsung Anda dapatkan gambarannya dengan diskusi intens bersama dua divisi tersebut.
4. Lakukan Evaluasi dan Perbaikan
Setelah sales forecast dilakukan, bandingkan dengan hasil penjualan aktual yang terjadi dalam periode tersebut. Lakukan penyesuaian jika diperlukan, dan jangan lupa catat semua data penting yang mengalami perubahan dari data-data awal yang digunakan. Dalam beberapa periode, Anda akan memperoleh pola yang lebih jelas sehingga dapat meningkatkan forecasting yang dilakukan.
5. Maksimalkan Teknologi yang Ada
Teknologi modern telah tersedia untuk dimaksimalkan. Penghitungan data, pengumpulan data, hingga analisis data yang diperlukan dapat dibantu dengan teknologi kekinian. Anda dapat memanfaatkan software atau tools yang dapat membantu dalam proses sales forecast, di berbagai tahap proses ini terjadi.
Baca juga: Warehouse Logistik: Komponen, Proses, dan Teknologi yang Digunakan
Sekilas sales forecast memang menjadi bagian besar dari urusan penjualan. Namun demikian hal yang tidak boleh dikesampingkan adalah bahwa proses ini juga berdampak pada urusan manajemen persediaan. Efek berantai yang diberikan pada akurasi penghitungan sales forecast akan terasa positif jika hal ini dieksekusi dengan cermat.
Terkait dengan akurasi sales forecast, Anda memerlukan banyak sekali data pendukung yang akan memaksimalkan proses tersebut. Maka dari itu, keperluan atas sistem kompleks yang berkualitas menjadi hal besar. Borong Indonesia dalam konteks ini menawarkan salah satu produknya, Borong Direct. Sistem ini dapat memberikan Anda keleluasaan mengelola platform jual-beli B2B dengan klien yang Anda miliki, dan terhubung dengan software pengelolaan gudang. Setiap transaksi yang terjadi akan tercatat, dan data ini dapat menjadi data pendukung yang baik untuk forecasting yang dilakukan. Untuk menjawab rasa penasaran Anda, ajukan demo produk Borong Direct sekarang, dan rasakan manfaatnya untuk bisnis!
