Digitalisasi tidak hanya terjadi pada bisnis startup atau model kekinian, namun juga pada transaksi paling mendasar seperti pengadaan barang dan jasa. Bisnis ini kemudian dikenal dengan istilah e-procurement, dan telah menjadi tulang punggung untuk banyak aktivitas di seluruh dunia.
Pengadaan barang dan jasa secara digital ini jelas mengandalkan teknologi sebagai medium utamanya. Berbagai kegiatan yang awalnya dilakukan secara manual dialihkan ke bentuk digital, sehingga proses yang berjalan menjadi lebih efisien dan efektif dari berbagai aspek.
Maka untuk mengetahui lebih dalam tentang definisi, manfaat, tantangan, dan serba-serbi e-procurement dalam konteks industri modern, simak penjelasan detailnya di artikel ini.
Baca juga: Sistem Procurement Tingkatkan Efisiensi Operasional Bisnis
Definisi e-Procurement
Definisi dasar dari e-procurement adalah sebuah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara elektronik. Prosesnya mencakup pengajuan permintaan, pemesanan, hingga pembelian barang dan jasa secara online. Rangkaian ini termasuk dalam proses transaksi bisnis ke bisnis atau dikenal dengan istilah B2B.
Sistem ini berbeda dengan model e-commerce yang cenderung terbuka dan dapat mengikutsertakan partisipasi banyak pihak. Pada e-procurement transaksi yang dilakukan menggunakan sistem tertutup dari pemasok, dan hanya tersedia bagi pengguna yang telah terdaftar di dalam sistem.
Pengadaan barang dan jasa secara digital digunakan untuk memfasilitasi interaksi antara pemasok atau supplier pilihan, dan pelanggan, melalui proses penawaran, pemesanan pembelian, dan faktur.
Perbedaan Mendasar Pengadaan Digital dan Manual
Perbedaan mendasar antara kedua terletak pada proses pengerjaan pengadaan barang dan jasa. Procurement biasa dikerjakan secara manual, dengan proses panjang yang melibatkan banyak berkas dan pertemuan secara langsung. Sementara e-procurement dilakukan secara elektronik mengandalkan aplikasi atau website yang tersedia. Pengadaan akan dilakukan secara online tanpa terbatas ruang dan waktu.
Beberapa poin lain yang menjadi pembeda utama kedua proses pengadaan ini adalah sebagai berikut:
- Kecepatan proses pengadaan, procurement biasa cenderung jauh lebih lambat dan kompleks.
- Pencarian vendor dan supplier, e-procurement menggunakan kontak dan identitas penyedia yang ada di dalam sistem.
- Pendaftaran penyedia, proses pendaftaran pada e-procurement disederhanakan secara online dan lebih praktis.
- Administrasi yang beralih ke proses online pada e-procurement, memanfaatkan data dan berkas digital.
- Pengiriman pemesanan yang jauh lebih mudah dipantai pada proses pengadaan digital dibandingkan pengadaan manual.
- Rapat untuk pengadaan barang dan jasa dilakukan secara online tanpa harus menuntut kehadiran secara fisik.
Jenis e-Procurement dalam Bisnis
Jika melihat fungsi dan cara kerjanya, setidaknya terdapat 4 jenis sistem pengadaan digital yang ada saat ini. Keempatnya adalah direct purchase, indirect purchasing, melalui proses lelang, dan khusus dalam konteks business to government atau B2G.
Direct purchase mengacu pada tipe pengadaan digital yang melibatkan pembelian bahan dan jasa yang digunakan secara langsung dalam proses produksi perusahaan.
Indirect purchasing mengacu pada pengadaan barang dan jasa yang tidak secara langsung terkait produksi (perlengkapan kantor atau layanan pemeliharaan).
Melalui proses lelang mengacu pada jenis pengadaan digital yang dilakukan lewat lelang otomatis yang menghubungkan pembeli dan penjual secara langsung.
Jenis khusus dalam B2G mengacu pada jenis pengadaan digital yang terkait dengan administrasi publik dan pemerintah yang memiliki aturan dan SOP tersendiri.
4 Manfaat Utama e-Procurement untuk Bisnis Anda
Karena mengubah proses manual menjadi digital, sistem pengadaan barang elektronik ini membawa 4 manfaat untuk bisnis Anda.
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Sebab secara praktis semua proses yang awalnya harus dilakukan secara langsung kini dapat diselesaikan secara elektronik. Hambatan ruang dan waktu dapat dieliminasi, dan semua proses dapat terus berjalan selama persetujuan telah diberikan pada berkas dan pengajuan yang dilakukan.
2. Transparansi dan Akuntabilitas
Setiap proses dan tahapan dapat ditinjau secara transparan oleh pihak yang memiliki kepentingan di dalamnya. Dengan demikian setiap pengadaan yang dilakukan menjadi lebih jelas tanpa ada hal yang sengaja ditutupi, dan dapat menjadi sumber kerugian dari bisnis yang Anda kelola.
3. Kemudahan dalam Manajemen Vendor dan Kontrak
Setiap transaksi yang pernah dilakukan dapat kembali dilihat pada riwayat sistem e-procurement yang Anda miliki. Anda dapat dengan mudah mengelola penyedia yang diperlukan dalam sistem terpadu, sehingga ketika diperlukan Anda tidak lagi perlu mencari vendor atau supplier yang memenuhi kualifikasi. Dari segi kontrak, setiap poin dapat ditinjau dengan jelas, dan persetujuan dapat diberikan secara langsung ketika kesepakatan dicapai.
4. Meningkatkan Daya Saing Bisnis
Dengan proses yang lebih cepat, akurat, dan menguntungkan, maka daya saing bisnis juga akan meningkat. Kemampuan bisnis dalam menyelesaikan proses pengadaaan barang yang lebih baik ini akan membantu peningkatan kinerja secara umum. Hasilnya, bisnis Anda dapat bersaing dan memenangkan pasar dibandingkan dengan kompetitor lainnya.
Arah Perkembangan Teknologi e-Procurement
Pada dasarnya, sistem ini memiliki basis teknologi elektronik dan digital yang kuat. Maka dari itu, pengembangan dari sistem e-procurement juga akan terus terjadi seiring dengan perkembangan konsep teknologi yang digunakan oleh manusia.
Mulai dari optimasi cloud computing, melibatkan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin, hingga memaksimalkan kapasitas distribusi data yang ditawarkan oleh teknologi 5G, semua akan terus terjadi selama teknologi berkembang dan kebutuhan pada sistem yang lebih baik muncul dari penggunanya.
Cermati Tantangan yang Harus Dihadapi dalam Penggunaannya
Seperti mata uang yang selalu memiliki dua sisi yang tidak dipisahkan, manfaat yang datang ini juga hadir bersama dengan tantangan penggunaannya. Secara singkat, terdapat 4 tantangan penggunaan sistem e-procurement dalam bisnis di masa sekarang ini. Keempatnya adalah sebagai berikut.
- Biaya implementasi yang cenderung tinggi.
- Kebutuhan infrastruktur dan teknologi yang memadai.
- Adanya risiko keamanan data dan serangan siber dari pihak lain.
- Adaptasi dan pelatihan bagi tim pengadaan yang memakan waktu.
Meski hadir dengan tantangan, namun faktanya implementasi sistem pengadaan elektronik ini tetap populer untuk berbagai jenis industri seperti manufaktur, ritel dan grosir, serta sektor pemerintahan dan layanan publik. Hal ini berarti apa yang menjadi tantangan dapat diatasi sebab manfaat yang diberikan dirasa lebih bernilai.
5. Contoh Implementasi Sistem e-Procurement
Inovasi dalam sistem e-procurement semakin membuktikan pentingnya transformasi digital di dunia bisnis. Salah satu contoh implementasi yang sukses adalah pada Petronas Digital Procurement Transformation yang dilakukan dengan Borong Direct.
Sebelumnya, Petronas Group bergantung pada sistem lelang manual di mana proses pengadaan suku cadang minyak dan gas memakan waktu berbulan-bulan untuk mendapatkan persetujuan. Hal ini menimbulkan berbagai tantangan seperti keterlambatan proyek, backlog operasional, dan pemborosan anggaran.
Namun, dengan Borong Procurement Hub, Petronas mampu mengubah cara mereka melakukan pengadaan dengan solusi yang jauh lebih efisien. Melalui Internal Marketplace dari Borong Direct, proses pencarian, perbandingan, dan pemesanan barang dari supplier Petronas kini dapat dilakukan dalam hitungan menit.
Selain itu, Automated Documentation memungkinkan otomatisasi dokumen transaksi seperti POS, faktur, dan kuitansi, yang mengurangi waktu proses dan kesalahan manusia. Sistem ini juga menghadirkan Streamlined Approval Process, di mana alur persetujuan menjadi cepat dan sederhana serta terintegrasi penuh dengan sistem persetujuan yang sudah ada di Petronas, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan perusahaan.
Hasilnya? Petronas berhasil menghemat hingga 30% dari total biaya pengadaan grup, dengan rata-rata waktu yang dibutuhkan hanya 5 menit untuk menyelesaikan seluruh siklus pengadaan (mulai dari pencarian, perbandingan, persetujuan, hingga pemesanan).
Lebih dari 1,030 supplier bersertifikat Petronas kini aktif dalam menggunakan platform ini, meningkatkan efisiensi operasional dan memperkuat hubungan dengan pemasok. Borong Procurement Hub bukan hanya mempercepat proses pengadaan, tetapi juga memberikan pengelolaan anggaran yang lebih baik, sambil tetap menjaga standar kepatuhan perusahaan.
Baca juga: Jenis-Jenis Distributor dan Cara Memilih yang Tepat
Tips Memilih Sistem e-Procurement yang Tepat
Agar tidak salah dalam memilih sistem yang akan digunakan, terdapat sedikit tips yang dapat Anda jadikan acuan dalam pemilihan sistem pengadaan barang dan jasa secara online ini.
- Pertama, pastikan memiliki fitur lengkap sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
- Kedua, pastikan kemampuan integrasi sistem yang dimiliki benar-benar mumpuni sehingga dapat segera bekerja dengan optimal.
- Ketiga, produk memiliki aftersales services yang prima dan siap membantu kapan saja.
- Keempat, user experience yang intuitif dan mudah digunakan.
- Kelima, menunjang skalabilitas bisnis pada tahap kecil, menengah, dan besar seiring perkembangan.
- Keenam, memiliki sertifikasi ISO yang jelas.
Dengan kriteria yang cukup jelas ini, Anda dapat menentukan sistem pengadaan barang dan jasa elektronik sesuai dengan kebutuhan bisnis yang dimiliki kini dan nanti.
Baca juga: Memulai Franchise Kopi: Panduan untuk Calon Pengusaha
Borong Direct: Solusi Praktis e-Procurement Anda
Kehadiran sistem e-procurement dalam industri jelas membawa dampak yang besar, bersamaan dengan manfaat dan tantangan yang dihadirkan olehnya. Dengan memahami hal ini, Anda dapat mengambil sikap yang tepat dalam memilih produk yang sesuai, sehingga membawa efek positif yang diharapkan dari adaptasi sistem baru tersebut.
Sistem Borong Direct yang terdapat dalam Borong Procurement Hub kami miliki dapat menjadi solusi kebutuhan e-procurement bisnis Anda. Dengan operasional yang mudah, biaya implementasi yang sepadan dengan manfaat yang diberikan, serta fitur lengkap, menjadikan Borong Direct opsi tepat untuk menunjang kinerja bisnis.
Pada sektor pengadaan barang dan jasa secara online, berbagai kebutuhan seperti pengelolaan stok, pemesanan, pembayaran, hingga pelaporan, dapat Anda kelola dengan lebih mudah. Tidak hanya itu, Anda juga dapat menyimpan data vendor dan supplier yang pernah bekerja sama untuk membangun hubungan profesional yang produktif dan berkelanjutan.
Fitur utama yang mendukung kesuksesan sistem ini adalah Order Management System (OMS). Dengan OMS, segala transaksi, pemesanan, dan pengelolaan pesanan dapat dilakukan secara real-time, efisien, dan tanpa hambatan. Dengan demikian, bisnis akan dapat bekerja lebih efisien menggunakan perangkat yang tepat guna.
