Laporan sales yang efektif sangat penting dalam pengambilan keputusan bisnis, sebab laporan itu akan memberikan data konkret yang bisa digunakan untuk menilai kinerja penjualan dan membuat strategi yang lebih tepat.
Laporan sales akan membantu bisnis melacak performa tim penjualan, produk, atau layanan secara real-time. Hal ini tentunya bisa memudahkan manajer untuk melihat apakah target penjualan tercapai dan memahami pola atau tren penjualan. Dengan laporan sales, bisnis dapat mengenali produk yang laris atau underperforming, serta memahami pasar mana yang berpotensi untuk tumbuh atau memerlukan perhatian lebih.
Selain itu, laporan yang terstruktur dengan baik juga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih didasarkan pada fakta daripada asumsi. Hal ini akan mendukung pengembangan strategi jangka pendek dan jangka panjang yang lebih efektif.
Namun sayangnya, laporan sales terkadang tidak dibuat dengan tepat. Kira-kira, kesalahan apa saja yang harus dihindari saat membuat laporan sales?
Kesalahan dalam Laporan Sales Bisa Menghambat Pertumbuhan Bisnis
Kesalahan dalam laporan sales akan memberikan dampak negatif yang signifikan terhadap pertumbuhan bisnis. Sebab, keputusan yang diambil berdasarkan data yang salah bisa menyebabkan langkah-langkah yang kurang efektif. Berikut ini adalah penjelasan lebih rinci, bagaimana kesalahan dalam laporan sales dapat menghambat pertumbuhan bisnis:
1. Keputusan yang Salah
Data sales yang tidak akurat akan mengarahkan manajemen pada pengambilan keputusan yang tidak tepat. Sebagai contohnya, sebuah perusahaan retail besar mengalami masalah ketika data penjualan yang tidak akurat menunjukkan bahwa stok barang-barang tertentu tidak terjual dengan baik. Sehingga akibatnya, perusahaan memutuskan untuk menghentikan produksi dan distribusi barang tersebut. Namun ternyata, data tersebut salah karena terjadi kesalahan dalam input dan sinkronisasi sistem inventaris. Produk itu sebenarnya memiliki permintaan tinggi, dan keputusan manajemen justru telah menyebabkan hilangnya peluang penjualan besar dan pelanggan.
Laporan dari Bloomberg pada 2013 menyebutkan bahwa kesalahan data stok di perusahaan retail besar seperti Walmart bisa menyebabkan kerugian finansial hingga jutaan dolar setiap tahunnya.
2. Perencanaan yang Tidak Akurat
Kesalahan dalam laporan sales juga bisa memengaruhi proyeksi pendapatan dan kebutuhan persediaan. Hal ini akan menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok, yang berpotensi mengakibatkan hilangnya peluang penjualan atau penumpukan produk yang tidak laku.
3. Evaluasi Kinerja yang Salah
Jika data tidak akurat, maka penilaian terhadap kinerja tim sales atau individu bisa menjadi bias. Hal ini kemudian akan menyebabkan motivasi menurun, karyawan yang berkinerja baik tidak dihargai, atau karyawan yang kinerjanya rendah tidak diperbaiki.
4. Ketidakpastian dalam Strategi Pemasaran
Penting untuk dipahami bahwa strategi pemasaran yang baik sangat bergantung pada pemahaman yang jelas tentang perilaku pelanggan dan tren penjualan. Jadi, kesalahan dalam laporan sales akan mengaburkan wawasan ini, sehingga membuat perusahaan sulit menentukan prioritas pemasaran atau mengidentifikasi pasar potensial.
Baca juga: Tugas Sales: 5 Tantangan yang Dihadapi dan Tips Mengatasinya
5. Kesalahan Dalam Penghitungan Komisi
Kesalahan dalam laporan sales juga bisa berdampak langsung pada penghitungan komisi untuk tenaga sales. Hal ini akan menyebabkan ketidakpuasan di antara tenaga kerja jika mereka merasa tidak dibayar dengan benar, yang pada gilirannya bisa memengaruhi motivasi dan retensi mereka.
6. Menghambat Inovasi Produk
Data penjualan yang salah akan membuat bisnis gagal memahami permintaan pasar yang sebenarnya. Akibatnya, bisnis tidak bisa berinovasi atau mengembangkan produk baru sesuai dengan keinginan konsumen, sehingga kehilangan peluang kompetitif.
7. Reputasi Bisnis Terganggu
Kesalahan dalam data sales, terutama jika berulang, akan menciptakan kesan bahwa bisnis tidak memiliki kontrol internal yang baik. Dampaknya, hal ini akan mengurangi kepercayaan stakeholder, investor, atau bahkan pelanggan.
8. Kesalahan Forecasting
Laporan sales yang tidak tepat juga akan menyebabkan perkiraan pendapatan yang meleset, sehingga mempengaruhi strategi keuangan, seperti pinjaman, ekspansi, atau investasi. Pada akhirnya, hal ini bisa membebani bisnis dalam jangka panjang.
Sebagai contohnya, WeWork yang merupakan sebuah perusahaan coworking space, menggunakan data keuangan dan proyeksi pendapatan yang tidak realistis untuk memicu ekspansi agresifnya. Laporan sales dan pendapatan yang tidak tepat menyebabkan manajemen percaya bahwa perusahaan mereka sudah siap untuk pertumbuhan yang besar.
Namun setelah menjalani IPO yang gagal, terungkap bahwa perkiraan pendapatan mereka meleset jauh dari kenyataan. Hal ini menyebabkan krisis likuiditas, penurunan valuasi, dan pembatalan banyak rencana ekspansi serta restrukturisasi besar-besaran.
Menurut laporan dari Wall Street Journal, perusahaan bisa mengalami penurunan valuasi dari $47 miliar menjadi sekitar $8 miliar dalam waktu yang singkat, dan harus menarik rencana IPO-nya, karena data penjualan yang diproyeksikan jauh dari kenyataan.
Baca juga: Strategi Membangun Unique Selling Point yang Kuat
5 Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Untuk menghindari masalah-masalah yang telah disebutkan di atas, sangat penting bagi bisnis untuk memastikan laporan sales dibuat dengan teliti, menggunakan data yang akurat, dan diolah dengan alat yang tepat.
Berikut ini ada beberapa kesalahan umum dalam pembuatan laporan yang harus diperhatikan:
- Data Tidak Lengkap atau Salah Input: Tidak memasukkan semua transaksi atau salah memasukkan data bisa menyebabkan perbedaan besar dalam pelaporan, baik dari segi total penjualan, produk yang terjual, maupun wilayah penjualan. Jadi, pastikan setiap transaksi tercatat dengan benar dan lengkap.
- Penggunaan Format Laporan yang Tidak Konsisten: Format yang tidak konsisten akan membingungkan pembaca laporan dan menyulitkan dalam melakukan analisis. Misalnya, penggunaan satuan yang berbeda (dollar vs. rupiah, unit vs. kilogram) tanpa konversi yang jelas bisa menyebabkan salah tafsir.
- Tidak Memperbarui Data Secara Real-Time: Data yang tidak diperbarui secara real-time bisa menjadi tidak relevan, khususnya pada bisnis yang bergerak cepat. Kemudian, pengambilan keputusan berdasarkan data lama atau tidak terbarukan bisa mengakibatkan strategi yang salah dan tertinggal dari kondisi pasar aktual.
- Kesalahan dalam Pengelompokan Data: Mengelompokkan data dengan cara yang salah, seperti mencampur data dari pasar yang berbeda, produk yang berbeda, atau waktu yang berbeda, bisa menghasilkan analisis yang menyesatkan. Jadi, pastikan untuk memisahkan data dengan benar agar analisis lebih fokus dan relevan.
- Kurangnya Visualisasi Data: Hanya menyajikan angka tanpa menggunakan grafik, diagram, atau visualisasi lainnya bisa membuat laporan sulit dibaca dan diinterpretasikan. Visualisasi sangat penting karena ini bisa membantu meringkas data dalam format yang lebih mudah dipahami dan membantu mengidentifikasi tren dengan cepat.
Baca juga: 5 Skills Field Sales yang Sukses Mengoptimalkan Penjualan
Selain kelima kesalahan umum yang sudah disebutkan di atas, kesalahan lain yang wajib dihindari adalah tidak menggabungkan data dari berbagai sumber yang relevan, seperti penjualan online dan offline, atau data dari berbagai departemen. Selalu ingat bahwa integrasi data yang tidak memadai dapat mengakibatkan laporan yang tidak komprehensif.
Supaya lebih mudah dalam membuat laporan sales, Anda bisa mengandalkan Borong Field Sales App (FSA). Aplikasi ini akan memudahkan Anda sebagai pemilik bisnis atau sales manager untuk memonitor kinerja salesman secara real-time selama kunjungan klien. Selain itu, Borong Field Sales App juga bisa mengoptimalkan kinerja tim sales secara real-time dan mendapatkan laporan analitik yang mendalam untuk pengambilan keputusan yang lebih akurat.
Hubungi tim Borong sekarang dan dapatkan demo gratis untuk mengetahui bagaimana Borong dapat membantu bisnis Anda bertumbuh dan sukses!
