Di era serba digital seperti sekarang ini, pemanfaatan software dan aplikasi yang tepat akan sangat bermanfaat untuk bisnis. Software inventory misalnya, menjadi salah satu perangkat lunak yang akan membantu optimasi pengelolaan persediaan barang pada bisnis secara menyeluruh, bahkan ketika Anda memiliki banyak gudang di lokasi yang berbeda.
Anda yang telah berbisnis sejak lama akan mengetahui secara jelas bahwa pengelolaan persediaan secara manual bukanlah hal yang mudah. Maka dari itu, inovasi yang ada saat ini muncul dengan tujuan agar proses bisnis internal tersebut dapat ditingkatkan efisiensi kerjanya, sehingga menghemat sumber daya dan menghasilkan output yang lebih baik.
Meski bersifat solutif, tetapi masih ada beberapa tantangan penggunaan software inventory pada bisnis secara praktis. Maka mari memetakan tantangan yang ada, dan menemukan solusi agar adaptasi teknologi tersebut berjalan lancar dan membawa manfaat maksimal untuk bisnis Anda.
Baca juga: Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Bisnis dengan Software Company Terbaik
5 Tantangan Umum Penggunaan Software Inventory Management
Sumber: z99zoom via freepik.com
1. Akurasi Data
Penggunaan software semacam ini tentu ditujukan agar setiap proses pengelolaan berjalan lancar dan akurat. Namun justru tak jarang muncul masalah terkait akurasi data yang dapat diberikan. Hal ini dipicu oleh beberapa faktor mendasar.
Pertama, terkait dengan update perangkat lunak yang digunakan, tidak terintegrasinya berbagai sumber data yang ada, kemudian faktor manusia yang masih terlalu banyak dilibatkan dalam proses input data.
2. Legalitas Software yang Digunakan
Jelas atau tidaknya data yang digunakan tergantung dengan kemampuan karyawan dalam menggunakan software yang ada. Maka dari itu, tantangan kedua datang ketika karyawan belum memahami benar cara kerja dari software inventory yang diterapkan di perusahaan.
Muncul pula isu dari sisi legalitas software yang digunakan. Terkadang kurang cermatnya pemilihan vendor mengakibatkan Anda sulit melacak lisensi perangkat lunak yang terlanjur digunakan. Risiko lain akan muncul ketika ternyata software ini tidak legal, dan justru menghadirkan ancaman pada keamanan data perusahaan.
3. Keamanan Perangkat Lunak
Isu berikutnya terkait dengan keamanan perangkat lunak yang digunakan. Selalu ada risiko pada kerentanan keamanan karena software yang tidak dirawat dan di-update secara berkala, hingga adanya serangan siber dan kebocoran data.
Tantangan ini ada pada bagian system maintenance yang wajib memastikan bahwa update dari software dilakukan berkala, dan dikoordinasikan dengan vendor penyedia layanan software yang Anda gunakan ini.
4. Biaya Penggunaan
Tantangan terkait dengan biaya muncul jika Anda tidak cermat dalam memilih fitur atau software yang digunakan. Idealnya, software inventory akan memiliki biaya pokok dan biaya tambahan pada fitur yang ingin digunakan. Kecermatan dalam memilih fitur yang diperlukan menjadi penting agar biaya yang dikeluarkan tidak membengkak.
Ada pula biaya maintenance dan support yang tidak dapat dikatakan kecil sehingga harus direncanakan dengan baik. Penting untuk diperhatikan, sebab jika terjadi masalah terkait software dan tidak dapat diatasi akan menimbulkan kerugian perusahaan yang lebih besar.
5. Skalabilitas Software
Kelima adalah terkait dengan skalabilitas software yang digunakan. Secara ideal, Anda jelas memiliki visi tentang pertumbuhan bisnis di masa yang akan datang. Jika tidak dipilih dan dikelola dengan baik, perangkat lunak yang ditujukan untuk membantu mengelola persediaan justru dapat menjadi hambatan karena tidak dapat mengakomodir kebutuhan bisnis yang terus meningkat.
Diskusi yang rinci perlu dilakukan sehingga masalah seperti ini tidak muncul di kemudian hari, tepat ketika perusahaan sangat mengandalkan software yang telah membantu sejak lama.
Solusi dari Setiap Tantangan yang Muncul
Sumber: tirachardz via freepik.com
Kelima tantangan yang disajikan pada bagian pertama tadi sebenarnya memiliki solusi yang cukup jelas. Masing masing antara lain adalah otomatisasi, integrasi, kebijakan dan prosedur kerja yang jelas, optimalisasi, dan peningkatan fitur keamanan.
Untuk otomatisasi, pastikan Anda menggunakan perangkat lunak yang dapat mengerjakan banyak hal berulang secara otomatis. Dengan demikian Anda tinggal melakukan pemantauan pada software secara real-time dari meja Anda. Lakukan pula penerapan update terjadwal pada sistem dan stok inventaris yang ada.
Urusan integrasi akan menghubungkan sistem manajemen inventaris dengan sistem IT lain. Dengan demikian Anda dapat mengumpulkan data dari berbagai sumber dengan efektif dan akurat, sebab pengelolaan data dilakukan dalam sistem terpusat. Anda juga akan mendapatkan visibilitas dan akurasi data yang jauh lebih baik.
Kebijakan dan prosedur kerja yang jelas akan banyak membantu karyawan dalam memaksimalkan fitur yang tersedia untuk meningkatkan kinerja. Lakukan audit perangkat lunak secara rutin, dan pastikan berikan pelatihan pada karyawan tentang manajemen inventaris dan setiap fungsi software yang perlu digunakan.
Optimalisasi sistem, identifikasi dan hilangkan perangkat lunak yang tidak terpakai di dalam sistem Anda. Anda juga perlu melakukan negosiasi ulang pada kontrak lisensi yang disepakati bersama vendor, sehingga Anda memperoleh kontrak lebih jelas, detail, dan efisien dari segi bisnis maupun fungsinya.
Dari sisi keamanan, solusi yang diberikan atas tantangan di atas adalah dengan memastikan pada vendor terkait perlindungan sistem dan data. Vendor yang solid akan memberikan kepastian pada hal ini, sebab sadar benar jika keamanan data perusahaan adalah yang utama. Untuk hal rutin yang dapat dilakukan adalah update teratur, hingga memberikan batasan akses pada bagian internal dan eksternal terkait data yang dapat diakses.
Baca juga: Strategi Efektif Menjangkau dan Memenangkan Target Pasar Era Digital
Kesimpulan
Penggunaan software inventory memang ditujukan untuk memudahkan banyak proses pengelolaan persediaan yang dimiliki perusahaan. Namun jika dilakukan dengan sembarangan, Anda justru akan menemui lima tantangan yang disebutkan di atas. Maka penting untuk Anda memilih perangkat yang solid dan memiliki jaminan dukungan penuh dari penyedia layanan yang digunakan.
Poin solusi yang disampaikan pada bagian kedua tentu harus disesuaikan dengan prinsip kerja di perusahaan Anda, sehingga dapat memberikan output maksimal demi efisiensi operasional bisnis. Selain itu, selalu mempercayakan sistem yang digunakan di perusahaan pada vendor yang berkualitas akan menjadi salah satu kunci sukses optimasi teknologi di dalam perusahaan.
Borong Indonesia menawarkan solusi solid pada produk Borong Direct. Sistem ini akan membantu perusahaan Anda untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan operasional, termasuk di bidang manajemen persediaan.
Dengan tersedianya fitur software inventory management perusahaan akan dapat memiliki akses penuh pada data persediaan barang di gudang yang Anda miliki. Praktis, kini Anda dapat mengajukan demo Borong Direct di tautan berikut ini!
