Sebagai pebisnis, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa purchase order (PO) penting dalam proses pengadaan barang atau jasa? PO memang memiliki peran yang sangat penting dalam proses pengadaan barang dan jasa karena berbagai alasan.
PO berfungsi sebagai kontrak resmi antara pembeli dan penjual, yang mengikat kedua belah pihak untuk mematuhi syarat dan ketentuan yang telah disepakati. Selain itu, PO juga menyediakan bukti dokumentasi yang jelas dan terperinci tentang pesanan, termasuk juga spesifikasi barang/jasa, harga, kuantitas, hingga syarat pembayaran.
Supaya lebih jelas, Anda bisa memahami panduan lengkap terkait purchase order melalui ulasan di bawah ini.
Definisi dan Fungsi Purchase Order (PO)
Purchase order merupakan dokumen komersial yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, yang menyatakan jenis, kuantitas, dan harga produk atau layanan yang telah disetujui pembeli untuk dibeli. PO ini adalah kontrak resmi yang mengikat kedua belah pihak (pembeli dan penjual) untuk mematuhi syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen tersebut. PO juga mencakup informasi mengenai pengiriman, syarat pembayaran, serta rincian lainnya yang relevan dengan transaksi.
PO memiliki beberapa fungsi penting dalam proses pengadaan barang dan jasa, antara lain:
1. Dokumentasi dan Bukti Legal
PO berfungsi sebagai kontrak legal yang mengikat pembeli dan penjual, memastikan bahwa keduanya mematuhi syarat dan ketentuan yang telah disepakati. PO juga menyediakan bukti tertulis tentang pesanan yang dilakukan, yang bisa digunakan untuk referensi di masa depan atau untuk keperluan audit.
2. Pengendalian dan Manajemen Biaya
PO akan membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran dengan memastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan telah disetujui dan dianggarkan sebelumnya. Dengan adanya PO, perusahaan juga dapat mencegah pembelian yang tidak terencana atau tidak diperlukan, karena setiap pesanan harus melalui proses persetujuan.
3. Transparansi dan Akuntabilitas
PO akan menyediakan jejak audit yang jelas. Hal ini sangat penting untuk kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan serta untuk keperluan audit internal dan eksternal. Selain itu, PO menetapkan tanggung jawab yang jelas antara departemen pengadaan dan pemasok, meminimalkan risiko perselisihan terkait pesanan.
4. Manajemen Persediaan
PO akan membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengelola persediaan dengan menyediakan data yang akurat tentang barang atau jasa yang dipesan dan kapan diharapkan tiba. Dengan menggunakan PO, maka perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok, memastikan persediaan selalu tersedia sesuai kebutuhan.
5. Efisiensi Operasional
Banyak perusahaan yang menggunakan sistem manajemen PO yang terintegrasi dengan sistem ERP atau software pengadaan lainnya yang membantu mengotomatisasi dan mempercepat proses pengadaan. Dengan menggunakan PO elektronik, maka risiko kesalahan manual dalam pencatatan dan pengolahan pesanan dapat dikurangi.
6. Negosiasi dan Diskon
PO juga bisa digunakan sebagai dasar untuk negosiasi harga dan syarat lainnya dengan pemasok, terutama jika pembelian dilakukan dalam jumlah besar atau secara berulang. Dalam beberapa kasus, pemasok mungkin akan menawarkan diskon untuk pesanan yang dilakukan melalui PO, karena ini dapat memberikan kepastian mengenai pesanan dan pembayaran.
7. Pengelolaan Hubungan dengan Pemasok
Penggunaan PO akan menunjukkan profesionalisme dan membantu membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok karena memberikan kejelasan dan kepastian mengenai pesanan. Selain itu, PO juga dapat membantu dalam memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok berdasarkan kecepatan pengiriman, kualitas barang/jasa, dan kepatuhan terhadap syarat yang disepakati.
Baca juga: Inventory Control dalam Meningkatkan Efisiensi dan Profitabilitas
Komponen Penting dalam Purchase Order (PO)
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, purchase order adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dokumen ini harus mencakup informasi yang komprehensif dan jelas untuk memastikan kelancaran transaksi antara pembeli dan penjual. Berikut ini adalah komponen penting yang harus ada dalam PO:
- Informasi Pembeli dan Penjual: Termasuk nama perusahaan, alamat, dan kontak yang relevan.
- Nomor PO: Setiap PO harus memiliki nomor identifikasi yang unik untuk memudahkan pelacakan dan referensi di masa depan.
- Tanggal PO: Tanggal pada saat PO dibuat dan dikirimkan kepada penjual.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Deskripsi terperinci tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk spesifikasi teknis, model, merek, atau karakteristik lainnya yang relevan.
- Kuantitas: Jumlah unit barang atau volume jasa yang dipesan.
- Harga: Terdiri dari harga per unit barang atau jasa, total harga untuk seluruh kuantitas yang dipesan, dan jika ada diskon yang diterapkan, maka harus dicantumkan secara jelas.
- Syarat Pengiriman: Termasuk metode pengiriman, tanggal pengiriman, dan lokasi pengiriman.
- Syarat Pembayaran: Cara pembayaran yang disepakati, serta waktu pembayaran yang disetujui.
- Syarat dan Ketentuan: Syarat tambahan yang relevan dengan transaksi, misalnya kebijakan pengembalian, garansi, atau kondisi khusus lainnya.
- Tanda Tangan dan Persetujuan: Tanda tangan dari pihak yang berwenang di perusahaan pembeli yang menyetujui pesanan. Beberapa PO biasanya juga memerlukan tanda tangan dari penjual sebagai bukti penerimaan dan persetujuan pesanan.
- Referensi Dokumen Terkait: Referensi ke dokumen terkait lainnya, misalnya penawaran harga (quotation), kontrak, atau proposal yang menjadi dasar PO.
- Instruksi Khusus: Setiap instruksi tambahan yang perlu diikuti oleh penjual ataupun pihak logistik dalam memproses dan mengirimkan pesanan.
Baca juga: 9+ Strategi Supply Chain Management yang Efektif & Hemat Biaya
Cara Membuat Purchase Order (PO) yang Benar
Membuat PO yang benar sangat penting untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah langkah-langkah umum untuk membuat PO yang perlu Anda perhatikan:
- Pastikan Anda mencantumkan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari vendor yang akan menerima PO.
- Kemudian, berikan nomor PO unik dan tanggal pembuatan PO untuk referensi dan pelacakan.
- Jelaskan secara jelas barang atau jasa yang akan dibeli, termasuk spesifikasi yang dibutuhkan seperti jumlah, ukuran, warna, kualitas, dan segala persyaratan lainnya.
- Cantumkan harga per unit barang atau jasa, hingga jumlah total untuk setiap item yang dibeli. Selain itu, sertakan juga biaya pengiriman, pajak, dan biaya lain yang relevan jika diperlukan.
- Lalu, tentukan syarat pembayaran yang mencakup tanggal jatuh tempo, cara pembayaran, dan detail lainnya seperti metode pembayaran yang dapat diterima.
- Jangan lupa jelaskan metode pengiriman yang diinginkan, termasuk alamat pengiriman dan tanggal yang diharapkan untuk pengiriman barang.
- Apabila diperlukan, tambahkan klausul tambahan seperti ketentuan tentang retur barang, garansi, atau persyaratan khusus lainnya yang relevan.
- Pastikan PO telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, baik dari pihak pembeli maupun penjual, untuk mengesahkan kesepakatan.
- Sebelum mengirimkan PO, pastikan Anda memeriksanya dengan cermat dan mendapatkan persetujuan dari pihak yang bertanggung jawab di perusahaan.
- Terakhir, Anda harus menyimpan salinan PO dan catat nomor referensi serta catatan lain yang diperlukan untuk memudahkan pelacakan dan audit di masa mendatang.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, dijamin Anda dapat memastikan bahwa PO yang dibuat tidak hanya lengkap tetapi juga sesuai dengan kebutuhan dan prosedur perusahaan.
Baca juga: Distribusi Barang Bisnis e-Commerce: Tantangan dan Peluang
Saat ini, Anda mungkin memerlukan satu platform B2B yang terintegrasi untuk mendekatkan bisnis kepada pelanggan bagi segala industri dalam berbagai skala. Borong Direct bisa Anda andalkan, karena ini adalah platform yang bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari Marketplace, Online Store, Web POS, hingga Sistem Pengadaan.
Dengan Borong, bisnis Anda akan optimal dalam meraih untung maksimal. Jadwalkan demo sekarang!
